Services aux Autochtones Canada (Re), 2025 CI 1

Date : 2025-01-13
Numéro de dossier du Commissariat : 5823-03025
Numéro de la demande d’accès : A-2023-00192

Sommaire

La partie plaignante allègue que Services aux Autochtones Canada (SAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise à obtenir ce qui suit :

Tous les documents du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien / d’Affaires autochtones et du Nord Canada / de Services aux Autochtones Canada datant de 1960 à 1990, y compris, mais sans s’y limiter, la correspondance par courriel et par lettre, les recherches, les études, les notes de service, les ébauches, les présentations et les procès-verbaux, etc., concernant les guides sur les logements, les critères relatifs à l’emplacement, les taux d’occupation ou la capacité de conception de logements dans les réserves, les collectivités rurales ou les communautés autochtones.

L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

L’enquête a permis de conclure que les bureaux de première responsabilité n’ont pas récupéré tous les documents pertinents lorsqu’ils ont été chargés de le faire. SAC n’a pas été en mesure de démontrer qu’il avait effectué une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès. Le Commissariat à l’information a demandé à SAC d’effectuer une recherche supplémentaire pour tous les documents pertinents. La première recherche supplémentaire n’a produit aucun résultat. Cependant, le Commissariat a demandé à SAC d’effectuer une autre recherche. Celle-ci a permis de repérer 800 pages supplémentaires de documents pertinents.

La Commissaire à l’information a ordonné à SAC de faire une communication provisoire dans les 36 jours ouvrables suivant la date du compte rendu et de fournir une réponse finale à la demande d’accès au plus tard 60 jours ouvrables suivant la date du compte rendu.

SAC a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite aux ordonnances.

La plainte est fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que Services aux Autochtones Canada (SAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise à obtenir ce qui suit :

[2] Tous les documents du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien / d’Affaires autochtones et du Nord Canada / de Services aux Autochtones Canada datant de 1960 à 1990, y compris, mais sans s’y limiter, la correspondance par courriel et par lettre, les recherches, les études, les notes de service, les ébauches, les présentations et les procès-verbaux, etc., concernant les guides sur les logements, les critères relatifs à l’emplacement, les taux d’occupation ou la capacité de conception de logements dans les réserves, les collectivités rurales ou les communautés autochtones.

[3] L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

[4] SAC est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[5] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[6] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[7] SAC a demandé à la Direction générale des opérations régionales de lui fournir les documents demandés. Dans sa réponse, la Direction générale a informé le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) qu’elle ne détenait pas de documents sur les logements dans les réserves, en lien avec le programme, pour la période demandée (de 1960 à 1990). Elle a proposé que la demande soit redirigée vers l’équipe responsable de la gestion des archives de SAC (Recherches archivistiques – RCN).

[8] Dans sa réponse à la demande d’accès, SAC a mentionné à la partie plaignante qu’aucun document pertinent n’existait. De plus, il a proposé que la demande soit redirigée vers l’équipe responsable de la gestion des archives de SAC (Recherches archivistiques – RCN) et a fourni l’adresse de courriel à la partie plaignante.

[9] Dans ses observations au Commissariat à l’information, la partie plaignante a mentionné ce qui suit :

Les termes de recherche ont été sélectionnés à partir du titre et du contenu de documents publics, dont le guide sur les logements dans les réserves « Housing space accommodation guide for reserve communities » (1979), ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien.
Les termes de recherche mentionnés dans la demande ont été sélectionnés à partir du titre et du contenu de documents publics, dont le guide sur les logements dans les réserves « Housing space accommodation guide for reserve communities » (1979), ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien. Désigné comme étant une quatrième ébauche, le document affiche le timbre « Approved for tabling at branch managers’ meeting » [approuvé pour présentation à la réunion des gestionnaires de la Direction générale] et des signatures en guise d’approbation. Ces indications ont amené la partie plaignante à croire qu’il y aurait des ébauches précédentes, des procès-verbaux, des communications concernant les ébauches ou d’autres documents connexes.

[10] Le Commissariat n’était pas convaincu qu’une recherche raisonnable avait été effectuée pour trouver les documents demandés. En plus des questions de la partie plaignante concernant la réponse de SAC, selon laquelle ce dernier n’avait pas trouvé de documents, le Commissariat a demandé au Bureau de l’AIPRP de SAC pourquoi il incomberait à la partie plaignante de communiquer avec l’équipe responsable de la gestion des archives de SAC alors que la responsabilité de demander à cette équipe de trouver les documents pertinents relève plutôt des agents de l’AIPRP.

[11] SAC a reconnu qu’il y avait eu un malentendu entre le Bureau de l’AIPRP et la partie plaignante. De plus, il a indiqué que l’équipe des Recherches archivistiques – RCN avait désormais été chargée de récupérer les documents et qu’il avait fait appel à la Direction générale des opérations régionales une fois de plus. En réponse, SAC a mentionné que la recherche supplémentaire n’avait produit aucun résultat.

[12] Bien que le Commissariat ait reconnu que les bureaux de première responsabilité appropriés avaient finalement été chargés de récupérer les documents demandés, des questions subsistaient quant à la raison pour laquelle l’équipe responsable des archives de SAC ne les détenait pas. Le Commissariat a aussi transmis à SAC les observations susmentionnées de la partie plaignante.

[13] En réponse, SAC a indiqué que l’équipe responsable des archives avait été questionnée une fois de plus relativement à l’existence possible de documents. Cette fois, quelque 24 000 pages de documents susceptibles de répondre à la demande ont été trouvées. Reconnaissant que la portée de la demande était vaste et que d’autres retards étaient possibles compte tenu du nombre élevé de documents à traiter, la partie plaignante a accepté de collaborer avec les agents de SAC afin de réduire la portée de la demande.

[14] Grâce à la collaboration de la partie plaignante et à son consentement, la portée de la demande a été réduite de façon à exclure la correspondance par courriel et par lettre de même que les données de financement et/ou statistiques. La partie plaignante a précisé qu’elle souhaite seulement obtenir les versions finales. Dans l’éventualité où il n’y aurait pas de version finale, elle souhaite obtenir la version la plus récente.

[15] Le fait d’avoir réduit les paramètres de la demande a permis de récupérer 800 pages de documents. Les agents de SAC ont informé le Commissariat que des consultations avec une autre institution fédérale et un tiers sont nécessaires. Les réponses aux consultations sont attendues au plus tard le 16 décembre 2024. En ce qui concerne les documents qui ne sont pas soumis au processus de consultation, une communication provisoire est en cours de préparation et elle sera transmise sous peu à la personne qui a fait la demande.

[16] Compte tenu de ce qui précède, je conclus que SAC n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents pertinents au moment où il a traité la demande pour la première fois.

Résultat

[17] La plainte est fondée.

Ordonnances

J’ordonne à la ministre des Services aux Autochtones ce qui suit :

Finir de récupérer tous les documents pertinents dans le cadre de la demande;
Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite des recherches supplémentaires;
En ce qui concerne tous les documents qui ne sont pas soumis au processus de consultation, faire une communication provisoire à la personne qui a fait la demande d’accès au plus tard 36 jours ouvrables suivant la date du compte rendu;
Fournir une réponse finale à la demande d’accès au plus tard 60 jours ouvrables suivant la date du compte rendu;
Communiquer à la partie plaignante les documents pertinents dans le cadre de la demande, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou de plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquées.

Rapport et avis de l’institution

Le 27 novembre 2024, j’ai transmis à la ministre mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.

Le 23 décembre 2024, la ministre m’a avisée qu’elle donnerait suite à mes ordonnances. Elle m’a informée que des réponses sont attendues dans le cadre du processus de consultation et qu’une réponse provisoire a été fournie à la partie plaignante. Une réponse finale lui sera fournie au plus tard 60 jours ouvrables suivant la date du compte rendu.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prend effet le 36^e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.