2015-2016 6. Services organisationnels

Les Services organisationnels du Commissariat à l'information du Canada assurent un leadership stratégique et institutionnel en matière de planification, de reddition de comptes, de gestion des ressources humaines, de gestion financière, de services de sécurité et de services administratifs, de vérification interne et d'évaluation, ainsi que de gestion de l'information et de technologie.

Au Commissariat, les Services organisationnels sont essentiels au soutien de la prestation de programme. En 2015-2016, la commissaire et son équipe des Services organisationnels ont continué de veiller à mener des activités efficaces et à offrir un service exemplaire aux Canadiens.

Le recrutement et la promotion de candidats talentueux

La commissaire ne cesse de mettre en œuvre des initiatives afin de recruter et de promouvoir des candidats talentueux au sein du Commissariat à l'information, et 2015-2016 ne fait pas exception. Grâce à la mise en place de ses initiatives, la commissaire s'assure d'attirer au Commissariat des recrues offrant un rendement supérieur, de former des dirigeants au sein de l'organisme et d'offrir aux employés des occasions de mettre en pratique leurs compétences particulières.

Ces mesures sont motivées en partie par l'évolution démographique du personnel du Commissariat et les attentes différentes des employés plus jeunes, de la génération du millénaire, au sein du milieu de travail.

Doter le Commissariat d'un effectif pleinement engagé et dûment formé qui est en mesure d'atteindre l'excellence en matière d'enquête est l'un des avantages de recruter et de promouvoir des employés talentueux.

Gestion du rendement des enquêteurs

La mise en œuvre du modèle de gestion du rendement destiné aux enquêteurs s’est poursuivie en 2015-2016; ce modèle est axé sur un dialogue ouvert où les enquêteurs peuvent déterminer de façon proactive leurs besoins en matière de formation et d'outils de travail. Ce cadre met l'accent sur un échange continu de commentaires visant atteindre des objectifs définis. Des processus officiels de gestion du rendement sont également mis en place, comportant des objectifs de travail déterminés au préalable et prévoyant des évaluations régulières. Les plans de formation sont aussi établis dans le cadre du processus officiel de gestion du rendement.

Nouveau guide d'orientation

Le Commissariat a embauché de nouveaux enquêteurs au début de 2016. Ce nouveau groupe d'enquêteurs a bénéficié d'un nouveau guide d'orientation, achevé en décembre 2015. Ce guide vise à intégrer les nouveaux employés à la culture organisationnelle du Commissariat à l'information.

Ce nouveau guide d'orientation présente un aperçu complet de la structure du Commissariat, de ses priorités organisationnelles et de son code de valeurs et d'éthique. Il fournit également des renseignements relatifs au perfectionnement professionnel des employés, aux ressources humaines de même que de l'information pratique d'ordre administratif et logistique.

Détermination des besoins de formation

Comme décrit à page 30, à la section intitulée « Accent sur la formation et les procédures destinées aux enquêteurs », plusieurs nouvelles séances de formation pour les enquêteurs ont été mises en place en 2015-2016. Ces séances s'ajoutent aux besoins de formation que les enquêteurs sont encouragés à déterminer eux-mêmes dans le cadre de la stratégie de gestion du rendement du Commissariat relative aux enquêteurs voir ci-dessus)« Gestion du rendement des enquêteurs ».)

Bien que les nouvelles initiatives en matière de formation en 2015-2016 visent les enquêteurs, des employés d'autres groupes au sein du Commissariat ont été invités à participer à ces séances de formation. Des occasions de perfectionnement professionnel ont également été offertes aux employés des Services juridiques, des Services organisationnels et des Affaires publiques afin de satisfaire aux exigences relatives à leurs titres professionnels ou, par l'entremise d'une entente conclue avec l'École de la fonction publique du Canada, où ils ont dû assister à des séances de formation obligatoire en matière de gestion et de compétence fonctionnelle.

Services partagés

Tirer parti des services partagés avec d'autres organismes constitue un outil important pour la commissaire. Cela permet au Commissariat de compter sur une expertise qu'il ne possède pas à l'interne, tout en lui permettant de réduire le risque et de gérer efficacement ses ressources limitées.

Quand le Commissariat conclut des ententes de services partagés, ces dernières sont élaborées, lorsque c’est possible, avec d'autres agents du Parlement, dont les besoins sont souvent semblables.

En 2015-2016, plusieurs projets en cours au Commissariat ont tiré parti des services partagés. Figurent parmi ces projets : la mise en œuvre d'un nouveau système financier partagé avec le Commissariat à la protection de la vie privée, lequel est hébergé par le Tribunal canadien des droits de la personne; un nouveau Système d'information sur les ressources humaines (Mes RHGC); l'adoption d'un système de modernisation de la paie (Phénix), qui est administré par Services publics et Approvisionnement Canada  (SPAC), et les services de rémunération et de classement offerts par SPAC.

Le Commissariat a également conclu un certain nombre d'ententes de services partagés avec ses colocataires. Ces ententes incluent des services partagés relatifs à la sécurité, à la salle de courrier et à la bibliothèque.

Outre les services partagés, le Commissariat a également partagé son expertise organisationnelle avec d'autres organismes. Par exemple, en 2014-2015, le Commissariat a complété la mise en place d’un nouveau système de gestion des cas. Après sa mise en place, plusieurs organismes au sein du gouvernement fédéral et des commissariats provinciaux ont visité le Commissariat à l'information du Canada pour assister à une démonstration du nouveau système et en savoir plus sur son efficacité, sa sécurité et la rentabilité qu'il peut offrir.

Sensibilisation aux questions de sécurité et cybersécurité

En 2015-2016, le Commissariat a prêté une attention renouvelée à la sensibilisation aux questions de sécurité. En novembre 2015, le Centre de perfectionnement des agents de sécurité ministériels du Bureau du Conseil privé a donné une séance de formation en matière de sensibilisation aux questions de sécurité aux employés du Commissariat. Pour souligner la Semaine annuelle de sensibilisation en matière de sécurité (du 8 au 12 février 2016), les équipes de sécurité de tous les locataires de l'immeuble se sont rassemblées et ont offert des présentations, des exercices de sécurité et des démonstrations aux postes de travail. Enfin, en mars 2016, l'équipe de sécurité du Commissariat a mis en place un centre de ressources pour la sensibilisation à la cybersécurité sur le site intranet du Commissariat.

Vérification de la sécurité de l'infrastructure des technologies de l’information 

Une vérification de la sécurité de l'infrastructure des technologies de l’information a été initiée en 2015-2016, et son achèvement est prévu en 2016. Le but de cette vérification consiste à évaluer le niveau de sécurité de la technologie de l’information du Commissariat.

Le besoin de cette vérification a été déterminé dans le Plan intégré de vérification et d’évaluation axé sur les risques - 2014-2018 du Commissariat dans le cadre de la fonction de vérification interne du Commissariat. L'objectif de la fonction de vérification interne du Commissariat consiste à évaluer et améliorer l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

Vérification et évaluation

Les membres du Comité de vérification et d'évaluation du Commissariat se rencontrent quatre fois par année afin de discuter de sujets tels que les finances, la charge de travail, les poursuites devant les tribunaux et les ressources humaines du Commissariat. Le Comité de vérification et d'évaluation fournit à la commissaire des conseils indépendants et objectifs, des orientations et des recommandations sur le caractère adéquat des processus de contrôle et de reddition de comptes, de même que sur l'utilisation de l'évaluation, au sein du Commissariat afin d'appuyer les pratiques de gestion, la prise de décision et le rendement du programme.

En 2015-2016, le Comité de vérification et d'évaluation a suivi de près la situation financière du Commissariat. Les membres du Comité ont également eu des discussions concernant les efforts ciblés de gestion afin de favoriser un milieu de travail exceptionnel au sein du Commissariat. La formation des enquêteurs a également fait l'objet de longues discussions avec les membres du Comité.

Plan de mise en œuvre du gouvernement ouvert du Commissariat à l'information

En 2015-2016, la commissaire a élaboré le Plan de mise en œuvre du gouvernement ouvert du Commissariat à l'information (PMOGO). Le Plan décrit les activités et les produits livrables que le Commissariat mettra en place afin de satisfaire aux exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert. Cette Directive instaure une position ouverte par défaut à l'échelle du gouvernement du Canada et requiert que les institutions maximisent la publication de données et d'information, dans le but d'opérer un changement fondamental dans la culture du gouvernement.

Afin d'optimiser son impact, le Plan de mise en œuvre du gouvernement ouvert du Commissariat à l'information a été élaboré de manière intégrée, en tenant compte des commentaires de divers intervenants dans l'ensemble du Commissariat, y compris la gestion de l'information, la technologie de l’information, l'accès à l'information et protection des renseignements personnels et les communications. Le groupe de travail chargé de l'organisation des activités liées au Plan sera coprésidé par des représentants de la gestion de l'information et de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels.

La création du Plan offrait une occasion au Commissariat de s'inspirer de ses initiatives existantes en matière de gouvernement ouvert, tout en concevant des méthodes et des activités nouvelles et novatrices dont la communauté de l’accès à l’information et la population canadienne pourront tirer parti.

Nouvelle autorisation de disposer de documents délivrée par Bibliothèque et Archives Canada

En novembre 2015, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a informé la commissaire qu'elle avait délivré une nouvelle autorisation de disposer de documents pour le Commissariat, de même que pour les commissaires au lobbying, aux langues officielles et à l’intégrité du secteur public.  Cette autorisation de disposer de document, remplace toutes les autorisations de disposer de documents propres à certaines institutions et toutes les autorisations pluri-institutionnelles de disposer de documents existantes, lesquelles étaient en place au Commissariat à ce moment, sous réserve de certaines exceptions.

La nouvelle autorisation de disposer de documents définit les documents à valeur archivistique ou les activités qui produisent des documents d'archives et elle comporte des exigences en matière de validation.

La commissaire respecte ses obligations en vertu de cette nouvelle autorisation de disposer de documents.

Représentation au sein du Comité directeur du Groupe des chefs des organismes fédéraux

En 2015-2016, la commissaire est devenue représentante des agents du Parlement au sein du Comité directeur du Groupe des chefs des organismes fédéraux.

Ce comité a pour but de défendre les enjeux des petits ministères et organismes auprès des organismes centraux et d'autres organes de la fonction publique fédérale. Les membres du comité directeur se rencontrent tous les mois de septembre à juin afin d'échanger des idées, d'exprimer leurs préoccupations et de concevoir des stratégies visant à défendre les petits ministères et organismes et à exercer une influence en leur nom en matière d'élaboration et d'application de politiques, de normes et de pratiques gouvernementales.

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Pour de plus amples renseignements sur les activités de la commissaire en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en 2015-2016, vous pouvez consulter ses rapports annuels au Parlement sur ces sujets, disponible sur le site Web du Commissariat

L’annexe B contient le rapport annuel du commissaire à l’information ad hoc, qui enquête sur les plaintes portant sur le traitement des demandes d’accès à l'information par le Commissariat à l’information.