Transparence et
ouverture des opérations
Afin d’aider les institutions à respecter leurs obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et les plaignants à comprendre notre rôle et notre travail, la commissaire s’est fixé comme priorité de prendre des mesures pour assurer la transparence et l’ouverture de nos opérations au quotidien.
AMÉLIORATION
DE NOTRE SITE WEB
Notre site Web est un outil de communication essentiel. À ce titre, il fournit de l’information importante aux institutions et aux plaignants, entre autres, au sujet de ce que nous faisons et de la manière dont nous le faisons. Pour qu’il reste un outil utile pour tous ceux qui souhaitent en savoir plus sur la commissaire, le Commissariat à l’information et nos travaux, nous avons procédé à une refonte et à une réorganisation importantes de notre site Web en 2018-2019. Le nouveau site sera lancé en 2019-2020.
Sur le nouveau site, nous fournirons aux institutions davantage d’information sur la façon dont nous abordons les enquêtes et interprétons la Loi, et cette information sera plus claire. Pour ce faire, nous nous appuierons sur le contenu de la section Documents d’orientation de la commissaire à l’information que nous avons ajoutée à notre site Web en octobre 2018. Cette section présente de l’information sur nos processus d’enquête mis à jour, des documents d’orientation sur nos attentes envers les institutions lorsqu’elles travaillent avec nous pour régler des plaintes, et l’interprétation que fait la commissaire des articles de la Loi appliqués régulièrement, y compris des éléments clés de cas ayant été mentionnés dans nos rapports annuels au cours des dix dernières années. Ensemble, ces outils aideront les institutions à mieux respecter leurs obligations en vertu de la Loi.
En outre, le site Web facilite le processus de plainte. Depuis le lancement du formulaire de plainte en ligne, en décembre 2017, nous avons reçu un nombre croissant de plaintes de cette façon. Dans le cadre de nos démarches pour améliorer le site Web, nous avons conçu et testé des façons d’améliorer le formulaire et de le rendre plus facile à utiliser, en réponse aux commentaires des utilisateurs. En 2019-2020, nous prévoyons ajouter de nouvelles fonctionnalités qui amélioreront l’utilité et la convivialité du formulaire.
Nous avons ajouté au site des infographies qui expliquent étape par étape la procédure d’enquête pour les différents types de plaintes que nous recevons. D’autres infographies seront ajoutées en 2019-202. Nous avons aussi dressé une liste simplifiée des termes décrivant les résultats de nos enquêtes (les catégories de classement). Celles-ci profiteront autant aux institutions qu’aux plaignants, car elles indiqueront clairement comment les plaintes seront réglées.
Afin de nous préparer aux changements
dans notre travail qu’entraînerait
l’adoption des modifications à la Loi
actuellement à l’étude au Parlement,
nous avons déjà prévu que notre site Web
contiendra les ordonnances que la
commissaire publiera pour régler les
plaintes. Nous y publierons également
des résumés des conclusions d’enquêtes
importantes ou jurisprudentielles, de
même que d’autres documents
d’orientation pour les institutions
concernant la mise en œuvre des
nouvelles dispositions de la Loi. Nous
envisageons également de publier nos
rapports de conclusions sur d’autres
plateformes.
La Loi sur l’accès à l’information donne aux demandeurs le droit d’accéder aux documents « relevant » d’une institution fédérale. Bien que la loi ne définisse pas l’expression « relevant de », les tribunaux ont affirmé que ce terme devrait être interprété de manière large.
Par exemple, Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), 2011 CSC 25, paragraphe 48, souligne qu’un pouvoir partiel, temporaire ou de facto sur document est suffisant pour déterminer que le document relève d’une institution aux fins de la Loi.
Les tribunaux ont examiné un vaste éventail de
facteurs pour déterminer si des documents
relèvent d’une institution. Par conséquent, nous
examinons la question au cas par cas, en tenant
compte de facteurs tels que l’essentiel du
contenu des documents, les circonstances dans
lesquelles ils ont été établis et la relation
juridique entre l’institution et les détenteurs
de documents, qui sont établis dans l’affaire
susmentionnée, et d’autres facteurs tirés de la
jurisprudence.
FOURNIR DES INTERPRÉTATIONS CLAIRES :
DOCUMENTS RELEVANT D’UNE INSTITUTION
Dans le cadre de nos efforts pour accroître la transparence, nous examinons les problèmes qui surviennent régulièrement au cours des enquêtes, et nous élaborons et communiquons des approches cohérentes et claires à leur égard, y compris notre interprétation de la Loi. Un de ces problèmes est de déterminer si des documents relèvent d’une institution ou non.
Il est important de déterminer de qui
relèvent les documents, car les
documents qui ne relèvent pas d’une
institution ne sont pas assujettis à la
Loi. Par exemple, dans les enquêtes que
nous avons terminées en 2018-2019, nous
avons constaté que les documents
concernant l’implication de personnes
auprès d’associations bénévoles et
professionnelles ne relevaient pas de
l’institution et n’étaient par
conséquent pas assujettis à la Loi, même
si les documents se trouvaient dans les
bureaux de l’institution. Nous en sommes
arrivés à cette conclusion pour
différentes raisons, notamment :
- Les documents n’étaient pas liés au mandat, aux obligations, aux fonctions ou aux opérations de l’institution.
- Les documents n’ont pas été créés dans le cadre des fonctions ou des tâches des personnes en tant qu’employés de l’institution.
- L’institution n’était pas légalement tenue de créer ou de conserver les documents.
Nous
publierons de nouveaux documents
d’information sur la façon dont nous enquêtons
sur les plaintes touchant à la question
de savoir si des documents relèvent
d’une institution sur notre site Web en
2019-2020.
Souligner le besoin de transparence
auprès
des intervenants
Durant l’année, la commissaire a régulièrement souligné l’importance de la transparence lors de présentations à des groupes comme l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, l’Association du Barreau canadien et la conférence sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de l’Université de l’Alberta.
De même, elle a répondu à des questions sur ses priorités et la façon dont elle aborde son travail de la part de fonctionnaires fédéraux (lors d’un groupe d’experts organisé par l’École de la fonction publique du Canada) et de journalistes (événement « FOI Friday » organisé par l’Association canadienne des journalistes lors de la Semaine du droit à l’information, en septembre 2018).
À la Conférence internationale des commissaires à l’information, qui s’est tenue en Afrique du Sud en mars 2019 (page en anglais seulement), la commissaire a eu pour la première fois l’occasion d’échanger avec ses homologues d’autres pays.
Elle a fait partie de deux groupes d’experts, l’un sur l’accès à l’information en tant qu’outil d’amélioration de la responsabilité et de la transparence, et l’autre sur la mise en place d’organismes de contrôle de l’accès à l’information indépendants, crédibles et efficaces.
La commissaire a joué un rôle de premier plan au cours de la conférence en fournissant des conseils sur la mise en œuvre de la législation sur l’accès à l’information aux collègues dont les pays disposent de systèmes d’accès moins bien établis et en faisant part de pratiques exemplaires.
La commissaire a aussi pris part à la planification du Sommet mondial du Partenariat pour un gouvernement ouvert qui se tiendra à Ottawa en mai 2019. Elle a accepté de modérer un groupe d’experts de différents pays qui discuteront d’un enjeu important, soit la déclassification de l’information gouvernementale.
Date de modification : 2019-06-19