Plainte : Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI) a prétendu que le seul moyen d’obtenir une liste des locataires de la Résidence des visiteurs officiels du gouvernement du Canada sur une durée de deux ans serait de créer un document regroupant diverses sources d’information, mais qu’il n’existait pas de système permettant d’exécuter cette tâche.

Enquête : Le Commissariat a fait remarquer que, si diverses sources permettaient de trouver les renseignements demandés et si ces sources pouvaient produire des documents lisibles à la machine, le Ministère était tenu de produire ces renseignements en vertu du paragraphe 4(3).

Résultat : Le MAECI a recueilli les renseignements requis et les a fournis au demandeur.

Prise de position de la commissaire à l’information:

•  Les renseignements qu’un demandeur souhaite obtenir n’existent pas nécessairement dans un seul document, mais ils peuvent être accessibles par d’autres sources relevant de l’institution.
•  Il incombe aux institutions, en vertu de la Loi et en vertu de l’obligation de prêter assistance, de prendre les mesures nécessaires pour donner accès à ces renseignements.