Politique : mesures d’adaptation dans la prestation de services par le Commissariat à l’information

Objectif

La présente politique régit le travail du Commissariat à l’information visant à créer et à maintenir un environnement inclusif et sans obstacle en matière de prestation de services pour les personnes qui ont des besoins liés à l’un des motifs de distinction illicite prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Énoncé de politique

Le Commissariat adhère aux principes des droits de la personne énoncés dans la Loi canadienne sur l’accessibilité et la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Le Commissariat reconnaît qu’il a l’obligation de s’assurer que les personnes qui ont des besoins liés à l’un des motifs de distinction illicite prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne obtiennent les mesures d’adaptation dont elles ont besoin pour participer pleinement aux processus de prestation de services du Commissariat.

Le Commissariat doit offrir des mesures d’adaptation aux personnes qui ont des besoins liés à l’un des motifs de distinction illicite prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne, dans la mesure où cela n’impose pas de contrainte excessive et suivant les principes d’équité procédurale et de justice naturelle.

Application

La présente politique s’applique aux processus suivants :

• le dépôt et le traitement de plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ainsi que les enquêtes sur ces plaintes;
• les demandes de renseignements au sujet du dépôt et du traitement de plaintes ainsi que des enquêtes sur ces plaintes;
• la réception et le traitement de demandes d’autorisation présentées par les institutions à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande d’accès en vertu de l’article 6.1;
• les demandes de renseignements au sujet de demandes d’autorisation présentées à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande d’accès en vertu de l’article 6.1.

Définitions

Déficience : Incapacité, notamment physique, intellectuelle, cognitive, mentale ou sensorielle, trouble d’apprentissage ou de la communication ou limitation fonctionnelle, de nature permanente, temporaire ou épisodique, manifeste ou non. (disability)

Obstacle : tout élément — notamment celui qui est de nature physique ou architecturale, qui est relatif à l’information, aux communications, aux comportements ou à la technologie ou qui est le résultat d’une politique ou d’une pratique — qui nuit à la participation pleine et égale aux processus du Commissariat pour la prestation de services des personnes ayant des déficiences notamment physiques, intellectuelles, cognitives, mentales ou sensorielles, des troubles d’apprentissage ou de la communication ou des limitations fonctionnelles. (barrier)

Mesure d’adaptation : mesure que prend le Commissariat pour éliminer les désavantages subis en raison d’un obstacle qui a ou qui peut avoir un effet préjudiciable sur les personnes qui ont des besoins liés à l’un des motifs de distinction illicite prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne. (accommodation)

Contrainte excessive : limite prévue par la Loi canadienne sur les droits de la personne au-delà de laquelle le Commissariat n’a pas l’obligation de prendre une mesure d’adaptation. Cette limite est propre à chaque situation, qui doit être évaluée au cas par cas. Il y a contrainte excessive lorsqu’il n’y a plus de mesure d’adaptation raisonnable possible et qu’il ne reste que des mesures déraisonnables ou irréalistes. Il a contrainte excessive lorsqu’une mesure d’adaptation serait beaucoup trop coûteuse ou créerait un risque pour la sécurité ou la santé. (undue hardship)

Obligation de prendre des mesures d’adaptation

Afin de respecter l’obligation qui lui incombe de prendre des mesures d’adaptation, dans le cadre des processus susmentionnés, le Commissariat doit prendre les mesures nécessaires afin d’éliminer les obstacles qui ont ou qui pourraient avoir un effet préjudiciable sur les personnes qui ont des besoins liés à l’un des motifs de distinction illicite prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne :

• la race
• l’origine nationale ou ethnique
• la couleur
• la religion
• l’âge
• le sexe (incluant la grossesse)
• l’orientation sexuelle
• l’identité ou l’expression de genre
• l’état matrimonial
• la situation de famille
• les caractéristiques génétiques
• la déficience
• l’état de personne graciée.

Exemples de mesures d’adaptation

• utiliser une police de caractères plus grande que la normale dans les lettres et autres documents;
• préparer des documents dans un format précis;
• communiquer par courrier, par téléphone, par courriel ou par appel vidéo, selon les besoins;
• faire preuve de souplesse dans la détermination du moment et de la durée des interactions en personne, au téléphone et autres.

Demande de mesures d’adaptation

Les personnes ayant des besoins liés à l’un des motifs de distinction illicite prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne qui nécessitent des mesures d’adaptation peuvent en faire la demande en tout temps, en suivant la procédure ci-dessous. Le plus tôt une personne fait part de ses besoins, le plus tôt le Commissariat peut prendre des mesures à l’égard de ceux-ci.

Les personnes qui demandent des mesures d’adaptation doivent décrire la nature et la portée de leurs limitations fonctionnelles ou des obstacles auxquels elles font face, afin que le Commissariat puisse comprendre comment ceux-ci les empêchent de participer pleinement à ses processus. Il n’est pas nécessaire de fournir de l’information sur l’état de santé.

Les personnes peuvent également suggérer le type de mesure d’adaptation que le Commissariat pourrait prendre et décrire des mesures d’adaptation qu’elles utilisent ou ont déjà utilisées.

Dans certains cas, le Commissariat peut exiger des documents (p. ex. un billet du médecin) afin de mieux comprendre les limitations de la personne et de prendre les mesures d’adaptation qui conviennent.

Examen de la demande de mesures d’adaptation

En se fondant sur l’information fournie par la personne, le Commissariat décide si la demande est justifiée. Ensuite, de concert avec la personne, le Commissariat décide quelle mesure d’adaptation convient pour lui permettre de participer pleinement aux processus susmentionnés.

Le Commissariat considère les mesures d’adaptation suggérées par les personnes, mais peut en choisir une autre.

Protection des renseignements personnels et confidentialité

Le Commissariat protège les renseignements personnels et la confidentialité des renseignements relatifs aux mesures d’adaptation. Le Commissariat utilise ces renseignements seulement afin de prendre des mesures d’adaptation.

Procédure

1. Avis

Les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation doivent en aviser le Commissariat en utilisant l’une des méthodes suivantes, selon les circonstances :

2. Demande de mesures d’adaptation

Les personnes doivent présenter leur demande de mesures d’adaptation, y compris tous les renseignements requis énoncés à la section Demande de mesures d’adaptation, en suivant le tableau ci-dessus.

3. Examen de la demande par le Commissariat

Le Commissariat examine les demandes de mesures d’adaptation aussitôt que possible après les avoir reçues. Dans le cas de mesures d’adaptation plus complexes, il pourrait également être nécessaire de consulter des tiers.

4. Mise en œuvre

Le Commissariat met en œuvre les mesures d’adaptation choisies de concert avec la personne.

5. Avis lorsque les besoins changent

Les personnes doivent en aviser le Commissariat immédiatement lorsque leurs besoins changent en cours de processus afin que celui-ci puisse mettre en œuvre les mesures d’adaptation nécessaires le plus rapidement possible.