Plainte : Le ministère de la Défense nationale a dit à un demandeur qu’il n’avait pas de copies de rapports précis sur la démocratie et les droits humains en Afghanistan, mais par la suite, il s’est avéré que ces rapports existaient bel et bien.

Enquête : Le Commissariat à l’information du Canada a appris que certains responsables de l’accès à l’information de la Défense nationale avaient une compréhension limitée des systèmes de diffusion de l’information et des banques d’information, et que cette situation avait eu une incidence négative sur leur capacité de chercher les rapports. Il était également devenu évident que si les responsables de l’accès à l’information s’étaient simplement adressés au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international — d’où provenaient les rapports— ils auraient été en mesure de trouver les documents pertinents.

Résultat : La commissaire à l’information a recommandé officiellement qu’une formation soit offerte aux employés sur l’obligation de prêter assistance et que les responsables de l’accès à l’information se familiarisent avec les divers systèmes d’information de l’institution et se tiennent au courant des changements qui y sont apportés. Compte tenu du temps qui s’était écoulé, il n’existait plus aucun des documents pertinents; toutefois, le demandeur a reçu le nom et les coordonnées des représentants de la Défense nationale responsables de la politique sur l’Afghanistan.

Prise de position de la commissaire à l’information:

• Les responsables de l’accès à l’information doivent s’assurer qu’ils connaissent bien les systèmes de diffusion de l’information et les banques d’information de leur institution.
• Ils doivent également poser les bonnes questions lorsqu’ils cherchent à obtenir des documents des secteurs de programmes.