Plainte : Ressources naturelles Canada (RNCan) a bénéficié d’une prorogation de 300 jours pour consulter le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD) au sujet de notes d’information demandées.

Enquête : RNCan n’a envoyé que sept pages au MAECD pour examen. De plus, RNCan a fixé la prorogation à 300 jours même s’il n’avait pas encore communiqué avec le MAECD pour obtenir une date de retour approximative. RNCan a dit avoir agi ainsi parce que, d’après son expérience, le MAECD n’a pas toujours respecté les délais promis.

Résultat : Les consultations se sont finalement terminées en 51 jours. RNCan a répondu à la demande plusieurs mois avant la date d’échéance prolongée.

Prise de position de la commissaire à l’information:

• Les institutions doivent tenir compte du nombre de pages de documents répondant aux demandes et du nombre de pages envoyées aux fins de consultation lorsqu’elles déterminent la durée des prorogations suivant l’alinéa 9(1)b).
• Dans la présente affaire, la prorogation de 300 jours dépassait largement ce qui était nécessaire pour consulter le MAECD relativement à sept pages de documents et pour terminer le traitement de la demande.
• Cette prorogation était contraire à l’exigence du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada selon laquelle les prorogations doivent être aussi courtes que possible. De même, la prorogation allait à l’encontre de l’obligation des institutions de fournir en temps opportun des renseignements, comme le prévoit le paragraphe 4(2.1).