Plainte : Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a demandé une prorogation de 180 jours pour consulter une autre institution au sujet de documents demandés. À la date d’échéance prorogée, le SCT a informé le demandeur qu’il n’avait pas reçu de réponse à sa demande de consultation et qu’il fermait le dossier.

Enquête : Le SCT a informé le demandeur qu’il fournirait tout document pouvant être communiqué à la fin de la consultation, lorsque cela pourrait se produire. Toutefois, le SCT n’avait mis aucune procédure en place pour surveiller les progrès de la consultation et s’assurer de son achèvement après la fermeture du dossier.

Résultat : Compte tenu de l’enquête de la commissaire à l’information, le SCT a fait un suivi auprès de l’institution qu’il avait consultée. Une fois la consultation terminée, le SCT a envoyé la réponse finale au demandeur.

Prise de position de la commissaire à l’information:

• La Loi sur l’accès à l’information ne permet pas aux institutions de fermer les demandes avant d’avoir reçu les réponses aux consultations.
• La fermeture d’une demande dans l’attente de consultations en cours ne constitue pas une réponse à une demande suivant l’article 7 ou l’article 10. Ces dispositions définissent les délais appropriés et les renseignements à inclure dans une réponse.
• Dans la présente affaire, en tant qu’institution ayant reçu la demande, le SCT avait la responsabilité de répondre à la demande avec exactitude et en temps opportun et de prendre toutes les décisions nécessaires pour veiller à ce qu’il respecte ses obligations qui lui sont imposées par la Loi.