Plainte : La Gendarmerie royale du Canada (GRC) a dit ne pas avoir de document généré en réponse à un incident, dont les notes provenant des carnets de quatre agents désignés nominativement.

Enquête : Le Commissariat à l’information du Canada a appris que les responsables de l’accès à l’information n’avaient pas demandé aux quatre agents de remettre leurs carnets de notes. Il est pratique courante pour les agents de la GRC de garder ces carnets à leur domicile et de les conserver lorsqu’ils sont pleins ou lorsque l’agent part à la retraite. Cela va à l’encontre d’un énoncé dans le manuel opérationnel qui précise que les carnets appartiennent à la GRC et qu’ils sont soumis à la loi. La GRC a ultérieurement trouvé un des agents, qui n’avait pas de document pertinent. Plus tard, elle a consulté un second agent à la GRC qui s’y trouvait sous un autre nom. Lorsque cette dernière a refusé de s’enquérir des adresses des deux autres agents, qui étaient retraités, le Commissariat a entrepris ses propres recherches.

Résultat : Dans le cadre d’une recherche approfondie, d’autres documents tirés des carnets des agents ont été communiqués.

Prise de position de la commissaire à l’information:

• Pour être qualifiée d’« approfondie », une recherche doit porter sur toutes les personnes et tous les bureaux appartenant à l’institution pouvant détenir des documents applicables à la demande.
• De plus, les institutions ne peuvent pas affirmer qu’il n’existe pas de document sans récupérer et examiner tous les documents qu’elles savent existent et qui peuvent faire partie de la portée de la demande.