Plainte : Le ministère de la Défense nationale a déclaré à un demandeur qu’il avait cherché le rapport demandé, mais qu’il n’avait trouvé aucun document s’y rapportant. Dans la même réponse, l’institution a également noté que le rapport en question était encore en cours de rédaction.

Enquête : Le Commissariat a conclu que la réponse, qui reposait sur les recommandations du Cabinet du Juge-avocat général, était inappropriée, car, comme la réponse l’indiquait elle-même, un document existait déjà. De plus, le fait que le document était à l’état de brouillon au moment de la demande ne l’excluait pas de la Loi.

Résultat : L’enquête du Commissariat et une enquête parallèle du Service national des enquêtes des Forces canadiennes pour inconduite professionnelle dans le traitement de la demande originale ont mené à plusieurs changements dans la structure, la dotation, la formation et la surveillance de la fonction d’accès à l’information au ministère de la Défense nationale. La commissaire a recommandé à l’institution de procéder à un examen annuel de la fonction d’accès à l’information, d’offrir de la formation et de l’orientation particulières sur l’obligation de prêter assistance et les dispositions de la Loi ayant trait aux infractions, de mentionner l’accès à l’information lors des réunions de la haute direction et d’ajouter l’exigence de respecter la Loi dans les ententes de rendement de certains cadres clés, ce qui inclut fournir des réponses rapides, exactes et complètes lorsque des documents leur sont demandés.

Position de la commissaire à l’information:

• Les responsables des programmes sont tenus de fournir des réponses rapides, exactes et complètes aux demandes de renseignements du bureau d’accès à l’information. De leur côté, les responsables de l’accès à l’information doivent être autorisés à contester les secteurs de programme lorsqu’ils répondent aux demandes.
• L’ajout d’exigences de conformité dans les ententes de rendement des cadres supérieurs est un moyen efficace de s’assurer que les institutions respectent leurs obligations en vertu de la Loi.