Plainte : Un demandeur a allégué que le délai de prorogation de 2 400 jours que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a demandé pour traiter plusieurs demandes chevauchantes d’accès à l’information concernant le régime de pension de retraite de la fonction publique fédérale n’était pas raisonnable.

Enquête : Le Commissariat a appris que tous les documents n’étaient pas électroniques et qu’ils étaient stockés à plusieurs endroits. De plus, le SCT a dû consulter six institutions au sujet des documents, et seul un petit nombre d’employés à l’interne possédait l’expertise nécessaire pour répertorier et examiner ces documents. Le SCT a affecté autant de ressources qu’il le pouvait à ces demandes au sein de son unité des pensions, sans perturber indûment les activités, et il a fortement sollicité l’aide des cadres supérieurs pour examiner les documents. Le bureau d’accès à l’information a élaboré un plan pour répondre aux demandes, consacrant une quantité importante de ressources au traitement des documents.

Résultat : En fin de compte, la commissaire a été convaincue que le SCT a fourni suffisamment d’informations pour justifier la durée des prorogations, qu’il a pris toutes les mesures nécessaires pour pouvoir répondre à la demande dans les nouveaux délais et qu’il a démontré sa détermination à traiter ces demandes. Le SCT a envoyé des réponses provisoires au fur et à mesure que les renseignements étaient prêts à être divulgués.

Position de la commissaire à l’information:

• La Loi sur l’accès à l’information établit le temps de traitement pour les demandes à 30 jours, mais reconnaît que le traitement de certaines demandes dans ce délai peut être impossible.
• Les institutions peuvent proroger le délai de réponse pour une période raisonnable dans ces situations, mais elles doivent fournir des renseignements détaillés sur leurs plans en vue d’envoyer la réponse finale à la demande dans le délai prorogé.