Résolution des ombudsmans et des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée fédéraux, provinciaux et territoriaux

Ottawa, du 28 au 29 octobre 2014

Contexte

Les technologies représentent de formidables possibilités et défis relativement aux droits à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels au Canada et partout dans le monde.

En fait, l’information numérique est devenue la pierre angulaire des gouvernements. Elle est le fondement de la prise de décision, de l’élaboration des politiques et de la prestation des services aux citoyens. L’information numérique est un pilier du gouvernement ouvert et de la participation citoyenne à la démocratie. Les membres du public s’attendent à des gouvernements de plus en plus ouverts, attentifs et efficaces.

Parallèlement, les communications officielles sont de plus en plus effectuées au moyen de technologies qui n’existaient pas au moment où la plupart des lois relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels ont été adoptées; les organisations génèrent des quantités d’information sans précédent qui doivent être structurées, stockées, consultées et protégées, à la fois pour en faciliter l’accès légitime et pour empêcher les communications non autorisées. De plus, les technologies changent la nature des documents gouvernementaux et remettent en question les pratiques traditionnelles de gestion de l’information.

En outre, bien que la technologie engendre des avantages indéniables pour les gouvernements et la société en général, l’information numérique est maintenant plus vulnérable que les documents papier ne l’ont jamais été.

En ce qui a trait aux droits à la protection des renseignements personnels, on note que la biométrie, les accessoires intelligents, l’infonuagique et d’autres avancées technologiques ont accru le risque de collecte et de conservation excessives des renseignements personnels, de mise en commun inappropriée de renseignements personnels, d’appariement des données et d’atteinte à la protection des données.

Pour ce qui est des droits à l’accès à l’information, il est beaucoup plus complexe de récupérer de l’information stockée à l’extérieur des réseaux officiels, comme dans des fichiers personnels, sur des appareils sans fil, dans l’infonuagique ou dans des comptes de courriel personnel. En même temps, la culture orale du gouvernement et l’absence de toute obligation formelle de documenter de manière appropriée les décisions limitent inévitablement l’accessibilité des documents aux fins d’accès à l’information.

Voilà autant d’éléments qui illustrent le rôle crucial de lois, de politiques et de pratiques de gestion de l’information moderne et responsable afin de protéger les droits à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, deux éléments essentiels de notre démocratie.

Attendu que

Nous vivons un changement culturel et technologique sans précédent où la vie et les communications se déroulent de plus en plus dans le monde numérique.

L’évolution rapide des technologies dépasse la capacité de gérer de manière appropriée les documents numériques et papier et de les protéger contre la perte et les accès non autorisés.

Les pratiques et les cadres stratégiques actuels du gouvernement se révèlent bien souvent mal adaptés, à l’utilisation des nouvelles technologies, ce qui crée de nouveaux risques au chapitre des droits à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

La protection et l’exercice des droits à l’accès à l’information reposent sur la capacité des organisations de créer, organiser, gérer, protéger et préserver les documents de manière efficace.

 Seules des infrastructures et des pratiques de gestion de l’information fiables, robustes et efficaces permettront aux gouvernements de saisir les possibilités qu’offre le numérique et de modifier fondamentalement la façon dont ils servent le public d’une manière plus efficace en termes de coûts, transparente, attentive et responsable.

Il est crucial que nos gouvernements fassent preuve d’un leadership audacieux pour veiller à la pertinence continue de l’accès à l’information gouvernementale dans une société numérique, tout en s’assurant que les renseignements personnels sont protégés avec vigilance.

Par conséquent

Les commissaires et les ombudsmans à l’information et à la protection de la vie privée du Canada exhortent leur gouvernement respectif à examiner et à moderniser leur cadre de gestion de l’information en prenant les mesures suivantes :

1. Intégrer les droits à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels dans la conception des programmes et des systèmes publics.
2. Créer une obligation législative, pour les fonctionnaires gouvernementaux, de documenter les questions relatives aux délibérations, mesures et décisions importantes.
3. Mettre en place des moyens administratifs et technologiques pour :
   • prévenir la perte ou la destruction de l’information;
   • garantir que les documents numériques sont stockés de manière adéquate dans des dépôts désignés et conservés pendant les périodes prescrites afin qu’ils puissent être facilement consultés au besoin;
   • atténuer le risque d’atteintes à
   • la vie privée, lesquelles deviennent de plus en plus fréquentes et sévères;
   • s’assurer que les gouvernements recueillent et communiquent uniquement les renseignements personnels strictement nécessaires pour réaliser les objectifs des programmes ou des activités donnés.
4. Établir des mécanismes de responsabilisation clairs pour la gestion de l’information à toutes les étapes du cycle de vie de l’information numérique (collecte, création, utilisation, communication, conservation et destruction) afin de satisfaire aux obligations relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, y compris en exerçant une surveillance adéquate et en imposant des sanctions appropriées en cas de non-conformité.
5. Former tous les fonctionnaires gouvernementaux qui interviennent dans la gestion de l’information à toutes étapes de son cycle de vie, afin de s’assurer qu’ils connaissent leurs rôles et responsabilités, y compris leur obligation de protéger les droits à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, et qu’ils continuent à satisfaire à ces obligations dans le contexte des nouvelles technologies.
6. Communiquer proactivement l’information numérique sur les activités gouvernementales de manière continue, conformément aux principes du gouvernement ouvert.

Les commissaires et les ombudsmans à l’information et à la protection de la vie privée au Canada s’engagent à continuer de:

1. Mener des discussions avec leur gouvernement, la législature et le Parlement sur les enjeux décrits ci-dessus et en assurer le suivi;
2. Formuler des recommandations destinées à leur gouvernement, à la législature et au Parlement selon leur domaine d'expertise.