2012-2013 Comité de vérification et d’évaluation rapport annuel

Commissariat à l’information du Canada

1. But

Les membres externes du Comité de vérification du Commissariat à l’information (le CI) ont préparé le présent rapport à l’intention de la commissaire afin de faire le sommaire du travail réalisé par le Comité entre avril 2012 et mars 2013.

Le présent rapport permet aussi aux membres externes du Comité de présenter leurs réflexions sur les éléments à améliorer en s’appuyant sur les évaluations et les discussions du Comité au cours de l’année.

2. Rôle et membres du Comité

Le Comité de vérification ne relève pas de la direction du CI; son rôle consiste à offrir des conseils à la commissaire à l’information. Les membres du Comité donnent des conseils objectifs et formulent des recommandations concernant l’adéquation, la qualité et les résultats des activités d’assurance liées aux cadres et aux processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du CI.

Le Comité compte trois membres, dont deux qui ne font pas partie du gouvernement fédéral. Les membres externes, John McCrea et la présidente Dyane Adam, ont été nommés en octobre 2008. Ils possèdent un savoir étendu et une vaste expérience, surtout en ce qui concerne la gestion des bureaux des Agents du Parlement. L’an dernier, c’est M. McCrea qui exerçait cette tâche en tant que membre externe. Il a été remplacé par M. Bernard Bougie, qui s’est joint au Comité en février 2013. La commissaire à l’information Suzanne Legault est le troisième membre du Comité.

La dirigeante principale des finances et directrice générale des Services organisationnels du CI et un cadre supérieur du Bureau du vérificateur général ont assisté à toutes les réunions de l’année.

(La Charte du Comité de vérification, qui établit les responsabilités et le fonctionnement du Comité, et la Directive sur les comités ministériels de vérification donnent plus de renseignements à ce sujet.)

3. Réunions

Entre le 1er avril 2012 et le 31 mars 2013, le Comité de vérification ne s’est réuni qu’à deux reprises, alors qu’il est censé le faire quatre fois par année. Cela s’explique par le fait qu’il y a eu beaucoup de changements au cours de 2012-2013, notamment :

• un changement dans la composition des membres du Comité de vérification;
• un changement de vérificateurs internes qui a forcé le rajustement du Plan de vérification interne. Le Comité n’était pas satisfait du travail des vérificateurs internes, et il a décidé de mettre fin au contrat avec eux. Un autre cabinet de vérificateurs a été embauché.

Les comptes rendus approuvés de chacune de ces réunions se trouvent sur le site Web du Commissariat – Comité de vérification.

4. Sommaire des activités

Les prochaines sections présentent le sommaire des activités, qui entrent dans huit catégories. Il faut toutefois remarquer que les secteurs de responsabilité sont liés entre eux de bien des façons. Les membres du Comité en tiennent toujours compte lorsqu’ils font des évaluations ou donnent des conseils.

4.1 Valeurs et éthique

Le Comité examine toutes les dispositions prises par la direction du CI pour incarner et promouvoir les valeurs de la fonction publique et garantir le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique.

Durant la réunion de mai 2012, le Comité a reçu de l’information sur les activités du CI qui concordent avec les résultats du sondage, y compris les ateliers obligatoires visant à garantir un milieu de travail sans harcèlement, auxquels ont assisté les employés en février et mars 2012.

4.2 Gestion du risque

Les évaluations et les stratégies d’atténuation du risque constituent un sujet de préoccupation constant du Comité.

Le Comité a rencontré des représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) afin de discuter des risques de fraude et d’erreur au CI en prévision de la vérification des états financiers annuels de l’organisation. Cela est fait est conformité avec la pratique courante du BVG.

La commissaire adjointe par intérim, Règlement des plaintes et respect de la Loi (RPRL), a présenté le profil de risque lié à l’efficacité et à la qualité du règlement des plaintes au CI. Le risque majeur ciblé est la capacité à toujours garantir des enquêtes efficaces et un règlement de qualité des plaintes. Les membres du Comité étaient satisfaits des résultats de l’an dernier et des améliorations apportées à la Direction du RPRL.

Le directeur, Gestion de l’information et technologie de l’information (GI/TI), a donné un aperçu de la gestion du risque dans le cadre des activités de gestion de l’information. Le principal risque consiste à s’assurer que l’organisme se conforme avec les différentes politiques, lignes directrices et directives changeantes du SCT, tout en veillant à ce que l’équipe de GI réponde aux besoins de la clientèle du CI. Le directeur, GI/TI, a abordé aussi avec les membres du comité de vérification (CV) la réinstallation du CI et les défis connexes. Le CI aura pour objectif de réduire son empreinte et d’utiliser les nouvelles technologies pour s’affranchir des dispositifs, tout en gardant à l’esprit qu’il traite des renseignements protégés.

4.3 Cadre de contrôle de la gestion

Les activités et les discussions concernant le cadre de contrôle de la gestion, qui est lié à tous les autres secteurs de responsabilité, étaient fréquentes et continues.

À la suite des récents changements apportés aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et du processus de modification prévu pour l’exercice 2013-2014, une mise à jour sur la Structure de la gestion, des ressources et des résultats a été faite à l’intention du Comité.

4.4 Fonction de vérification interne

Une mise à jour a été fournie au Comité relativement aux modifications apportées à la Politique sur la vérification interne du SCT et aux directives connexes.

À la réunion de mai 2012, les rapports annuels de 2010-2011 et de 2011-2012 du Comité de vérification ont été approuvés par les membres du Comité de vérification. À la réunion d’août 2012, l’ébauche du rapport de la dirigeante principale de la vérification, qui couvre la période de 2008 à 2012, a été distribuée. Les membres du Comité de vérification étaient satisfaits de l’approche utilisée.

Le Comité continuera de surveiller le travail de la fonction de vérification interne, ce qui fait partie de ses responsabilités.

4.5 Soutien aux vérifications effectuées par le BVG ou d’autres organismes

On a présenté les résultats de la vérification annuelle de 2011 du BVG aux membres du CV. La directrice principale du BVG félicite l’équipe financière du CI à l’information pour sa collaboration, qui a permis de réaliser une vérification sans heurts. Elle souligne également l’amélioration remarquable de la qualité des états financiers.

Le directeur, GI/TI, a présenté au Comité une analyse de la vérification horizontale de la tenue des documents électroniques dans les petits ministères et organismes, ainsi qu’une évaluation de la gestion de l’information (GI) au CI. Le CI a accompli un travail considérable depuis 2008, et il progresse vers une pleine conformité à la Directive sur la tenue des documents (TD) avant la date d’échéance de 2014. Les membres du CV ont demandé s’ils pouvaient faire le suivi des progrès accomplis aux différentes étapes du projet.

4.6 Suivi des plans d’action de la direction

À chaque réunion, les membres recevaient le compte rendu de la réunion précédente et une mise à jour sur les mesures de suivi qui en découlaient.

4.7 États financiers et rapports des comptes publics

Les membres du Comité ont examiné les états financiers du CI pour l’année ayant pris fin le 31 mars 2012, et ils ont recommandé leur approbation. Les états financiers ont été préparés conformément au nouveau modèle selon la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor révisée. Le Bureau du vérificateur général (BVG) a présenté un rapport de vérification comprenant une opinion non modifiée, car il n’a trouvé aucune lacune grave relativement aux contrôles internes, et il n’est pas nécessaire d’apporter des modifications importantes. Les membres du Comité ont remarqué que cette conclusion témoigne de l’amélioration considérable de la gestion financière au CI au cours des dernières années.

Le Comité a formulé des commentaires sur les rapports financiers trimestriels préparés par le CI pour le trimestre se terminant le 30 juin 2012. Les membres du Comité ont été avisés que des instructions étaient attendues du Bureau du contrôleur général concernant la présentation des éléments liés aux réductions budgétaires. Les membres étaient satisfaits du rapport tel qu’il a été présenté.

4.8 Rapportsconcernant les risques et la responsabilité

Au cours de diverses réunions, le Comité a discuté de plusieurs rapports et outils de responsabilisation, dont les suivants :

• Rapport ministériel sur le rendement de 2011−2012;
• Plan stratégique 2010-2014.

5. Évaluation globale de la gestion du risque, du contrôle et de la responsabilisation

Selon les examens et les discussions qu’il a menés tout au long de 2012-2013, le Comité est raisonnablement convaincu que les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du CI fonctionnent généralement bien.

Le Comité apprécie la diligence raisonnable dont le CI a fait preuve en ce qui concerne l’élaboration de processus et de pratiques solides, et il se réjouit du fait que la direction cherche sans cesse des améliorations.

6. Efficacité du Comité

Les membres externes sont satisfaits de l’évolution constante du Comité et de la maturité de son rôle consultatif. Le Comité est devenu une partie intégrante du régime de gouvernance du CI. Malgré les contraintes découlant de priorités concurrentes et les multiples tâches qui sont confiées aux employés, comme c’est souvent le cas dans les petites organisations, les cadres supérieurs et les analystes fonctionnels ont fait preuve d’un engagement et d’une détermination inestimables afin d’aider le Comité à remplir son mandat.

7. Planification à long terme

Le Comité devrait se rencontrer quatre fois en 2013-2014. Il souhaite continuer de fournir des conseils qui sont harmonisés avec les principes de base du secteur public, tiennent compte de l’indépendance des hauts fonctionnaires du Parlement et apportent des perspectives novatrices et créatrices. En outre, il veillera à ce que le processus de renouvellement de ses membres se fasse en douceur.

Annexe A : Calendrier 2012-2013 des activités du Comité de vérification

	8 mai 2012	8 août 2012
1. Questions organisationnelles
Charte du Comité de vérification
Calendrier annuel des activités à venir
Rapport annuel du Comité de vérification	A
2. Responsabilités clés
Valeurs et éthique	R
Gestion des risques, cadre de contrôle, suivi	R	R
Rapport d’actes répréhensibles	Tel qu’il est indiqué dans les rapports
États financiers et comptes publics		R
Plan de vérification des états financiers du BVG
Rapport de vérification du BVG sur les états financiers et plan d’action de la direction		R
Autres rapports de vérification du BVG ou d’organismes centraux (y compris vérifications horizontales du BCG), autoévaluations et plans d’action du CI	À mesure que les vérifications sont planifiées (I) et que les plans d’action sont élaborés (R)
Charte de vérification interne
Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques	R
Rapport de vérification interne, plan d’action de la direction, suivis	I
Rapport sur les plans et les priorités
Rapport ministériel sur le rendement		R
Rapport annuel de la dirigeante principale de la vérification	A
Réunions à huis clos	I	I
3. Contexte opérationnel, planification et mise en œuvre
Plan stratégique	I
Plan opérationnel intégré	I
4. Autres questions
Activités parlementaires – calendrier annuel	I	I

Légende

• A – Approbation/Mesures requises
• R – Révision/Approbation recommandée
• I – Information/Discussion