13 juin 2024

Le 13 juin 2024

De 9 h 30 à 12 h

Rencontre virtuelle

Membres :

Janine Sherman, membre externe (présidente)

André Grondines, membre externe

Caroline Maynard, Commissaire à l’information

Secrétaire du Comité :

Michael Walsh, conseiller en gestion financière

Participants habituels :

France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)

Comité de la haute direction :

Allison Knight pour Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance

Natacha Bernier, sous-commissaire intérimaire, Services juridiques et Affaires publiques

Invités :

James Ellard, directeur principal, Affaires publiques

Catherine Lapalme, directrice principale, Bureau du vérificateur général du Canada

Sébastien Lafond, directeur principal, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, et adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)

Dominic St-Jean, gestionnaire, Opérations et infrastructure de TI

Alain Rocan, Samson

Résumé de la réunion

Approbation du compte rendu des décisions de la réunion du 22 février 2024

Présentation des mises à jour apportées à la charte du Comité de vérification et d’évaluation

Présentation du rapport annuel 2023-2024 du Comité de vérification et d’évaluation

Présentation du rapport annuel 2023-2024 de la dirigeante principale de la vérification

Présentation du plan d’action de Samson pour l’évaluation de la cybersécurité et du plan d’action de la direction

Le point sur les Services corporatifs, les Enquêtes, les Services juridiques et les Affaires publiques

1. Accueil et mot d’ouverture

Caroline souhaite la bienvenue aux participants et la présidente ouvre officiellement la réunion. 

2. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion précédente

La présidente signale une correction à apporter au compte rendu de la réunion du 22 février.

Mesures de suivi

  • Une correction doit être apportée au compte rendu de la réunion du 22 février, avant que celui-ci soit publié sur le site Web du Commissariat.
  • La date de réunion dans le calendrier des activités à venir devra également être modifiée en fonction du changement à cette réunion.

3. Le point sur la charte du Comité de vérification et d’évaluation

Sébastien fait le point sur la charte du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat. La charte tient maintenant compte du fait que, en tant qu’agent du Parlement, le Commissariat est exempté de certaines sections de la Politique sur l’audit interne du SCT, mais qu’il s’efforce, dans la mesure du possible, de se conformer à toutes les exigences. Il y a une brève discussion pour préciser les responsabilités du Comité, qui sont de faire des recommandations et de donner de l’orientation au Commissariat.

Mesure de suivi :

  • La charte mise à jour sera publiée sur le site Web du Commissariat.

4. Le point sur le plan de vérification axé sur les risques

Sébastien présente un changement prévu au Plan de vérification axé sur les risques de 2025-2026. Le Commissariat prévoyait d’embaucher une firme pour procéder à une vérification interne en temps réel du plan d’action de la gestion des incidents de cybersécurité. Selon les résultats de l’évaluation de la maturité de la cybersécurité discutée ci-dessous, le Commissariat propose plutôt de tirer parti du travail déjà accompli par Samson et l’équipe de TI du Commissariat. Le Commissariat continuera d’avoir recours à un consultant en TI pour améliorer la documentation relative aux procédures de cybersécurité et communiquera avec le Bureau du Conseil privé afin de mener un exercice sur table relatif à la cybersécurité, y compris un compte rendu après action qui sera communiqué par la suite, qui permettra aussi au Commissariat d’atteindre l’objectif original.

Mesure de suivi :

  • Le Plan sera mis à jour pour tenir compte de la nouvelle approche.

5. Rapport annuel 2023-2024 du Comité de vérification et d’évaluation

La présidente résume son premier rapport à titre de présidente du Comité. Elle déclare que ce rapport reflète le soutien continu que le Comité reçoit de la direction et poursuit sur la lancée du travail accompli par le président précédent et les membres actuels du Comité.

Mesure de suivi :

  • Publier le rapport sur le site Web du Commissariat.

6. Le point sur le rapport annuel de la dirigeante principale de la vérification

France présente son rapport annuel à titre de DPV. Elle souligne également que la page du Comité de vérification et d’évaluation sur le site Web du Commissariat fait l’objet d’une révision afin de vérifier que toute l’information est à jour. Un changement est suggéré concernant le choix de mot dans la version française du rapport, qui sera effectué avant sa publication sur le site Web.

Mesure de suivi :

  • Une correction doit être apportée à la version française du rapport et celui-ci doit être publié sur site Web du Commissariat (pour remplacer « garantir » par « assurer »). 

7. Plan d’action de Samson pour l’autoévaluation de la maturité de la cybersécurité

Samson et Associés présente son plan d’action pour l’évaluation de la maturité de la cybersécurité.

Mesure de suivi :

  • Le point sera fait sur le plan d’action de la direction à des réunions ultérieures.

8. Le point sur les Services corporatifs

France informe le Comité que la présentation porte sur la situation financière 2024-2025 du Commissariat. À la prochaine réunion, elle présentera les priorités des Services corporatifs pour 2024-2025. Sébastien résume la situation financière 2024-2025 et le manque à gagner prévu en raison de la méthode utilisée pour calculer le financement des nouvelles conventions collectives. Le Comité discute des mesures déjà prises pour demander un financement supplémentaire et du plan d’action prévu. Sébastien présente l’évaluation 2023-2024 du système de contrôle interne de la gestion financière de la CCDP. L’un des membres externes du Comité a une question concernant une faiblesse au niveau d’un contrôle clé.

Mesure de suivi :

  • Sébastien fera le suivi auprès de la CCDP pour obtenir plus d’information sur la faiblesse au niveau d’un contrôle clé et l’incidence sur le Commissariat.

9. Le point sur les Enquêtes

Allison fait le point sur les Enquêtes et met l’accent sur les réalisations de 2023-2024. Elle informe le Comité que le Commissariat a fermé plus de dossiers qu’il n’en a reçu en 2023-2024, que l’arriéré diminue et que la plupart des dossiers les plus vieux ont été fermés. Les Enquêtes surveillent également les raisons pour lesquelles les plaintes sont considérées comme irrecevables afin d’aider les parties plaignantes dans l’avenir. Les priorités des Enquêtes pour 2024-2025 seront présentées à la prochaine réunion. Enfin, elle fait le point sur la consultation auprès des parties plaignantes. Le rapport final et le plan d’action de la direction seront présentés à la prochaine réunion, mais les principales conclusions concernent l’amélioration de la communication entre le Commissariat et les parties plaignantes.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise.

10. Le point sur les Services juridiques

Natacha informe les membres qu’il y a eu une augmentation annuelle de 200 % des litiges en raison des nouveaux pouvoirs accordés à la Commissaire en 2019. L’équipe des Services juridiques a réorienté son travail vers le soutien aux litiges plutôt que vers le programme des enquêtes.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise.

11. Le point sur les Affaires publiques

James informe les membres qu’il y a eu une augmentation du nombre de comparutions de la Commissaire devant des comités parlementaires et de présences dans les médias. Il souligne également le fait que la Commissaire plaide en faveur d’un meilleur modèle de financement pour les agents du Parlement.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise.

Séance à huis clos

La séance a lieu.

Prochaine réunion

La prochaine réunion est prévue le 18 septembre 2024.

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