2023 Plan d’action de la direction – Évaluation des contrôles internes se rapportant aux salaires et aux avantages sociaux

1. Phase d’activités précédant la paye

Interventions de paye liées à une mesure de dotation

1.A Observations

La première étape que doit entreprendre la personne responsable de l’approbation en vertu de l’article 34 (habituellement le gestionnaire du centre de responsabilité) consiste à documenter les interventions de paye liées à une mesure de dotation. Les formulaires examinés, lesquels étayaient les interventions de paye, étaient les suivants : le formulaire Demande d’intervention en ressources humaines, la lettre d’offre, le formulaire d’arrivée, le formulaire Demande de congé et rapport d’absence, et le formulaire Entente d’affectation ou de détachement.

Dans l’ensemble, nous avons constaté que les formulaires nécessaires pour étayer les interventions de paye sont utilisés correctement dans les pratiques courantes des Ressources humaines (RH), comme l’embauche d’employés, la promotion à un nouveau poste, l’affectation à un poste occupé par intérim et le transfert de personnel dans le cadre d’une entente de détachement avec un autre ministère ou organisme.

Nous avons toutefois remarqué que des opérations inhabituelles, telles que le paiement de congés accumulés au moment où un employé prend sa retraite et le retour d’un congé parental, ne sont pas étayées par un document officiel démontrant l’approbation de la personne ayant le pouvoir délégué. Le recours à un document officiel des RH permettra de veiller à ce que toutes les interventions de paye aient été attestées par la personne ayant le pouvoir délégué approprié.

Recommandation n^o 1

Il est recommandé que les Ressources humaines et la Rémunération veillent à ce que toutes les interventions de paye soient étayées par un document attesté par la personne ayant le pouvoir délégué approprié.

1.B Observations

Le Commissariat a mis au point une liste de vérification des contrôles internes pour documenter les interventions de paye liées à une mesure de dotation. Cette liste de vérification prévoit une attestation à différents niveaux par les personnes ayant des pouvoirs délégués, où chaque personne concernée confirme l’achèvement d’étapes précises de la phase d’activités précédant la paye.

La liste de vérification mise en œuvre à l’appui des interventions de paye liées à une mesure de dotation est exhaustive et permet de relever les contrôles en place pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité des données liées à la paye dans les systèmes. Nous avons toutefois remarqué que cette liste de vérification n’est pas utilisée pour appuyer certains types d’interventions de paye. Par exemple, en ce moment, il n’existe aucune liste de vérification pour corroborer des activités telles que les retours de congé de maternité, l’embauche et la réembauche d’employés occasionnels et la gestion des détachements de ressources d’autres ministères et organismes. Le recours à la liste de vérification pour tous les types d’opérations liées à la paye favorisera l’intégrité de l’information et la pertinence du processus d’approbation.

Recommandation n^o 2

Il est recommandé que les Ressources humaines veillent à ce que toutes les interventions de paye soient étayées par une liste de vérification des contrôles internes afin de favoriser l’intégrité de l’information et la pertinence du processus d’approbation.

2. Phase d’activités de la paye

Rapprochement de la paye et des feuilles de temps

2.A Observations

Nous avons examiné les feuilles de temps des employés occasionnels et le rapprochement des heures réelles travaillées et des heures payées pendant les périodes de paye visées. Bien que nous ayons constaté que les paiements versés aux employés étaient exacts et complets, nous avons remarqué que le processus est lourd et que la validation des feuilles de temps dans le cadre du processus de paye n’est pas documentée à l’aide d’une liste de vérification des contrôles internes, ce qui constituerait une piste de vérification appropriée pour le processus d’approbation.

Nous avons été informés que Phénix offre aux employés occasionnels la possibilité de soumettre leurs feuilles de temps directement dans le système par voie électronique. Si les feuilles de temps étaient conservées dans Phénix, les données résultantes dans le système pourraient être utilisées par les RH pour valider le nombre d’heures du contrat, par le gestionnaire pour approuver les heures en vertu de l’article 34 et par les Finances pour approbation en vertu de l’article 33. Ainsi, le processus serait plus efficace, et le risque d’erreurs serait atténué puisque les interventions manuelles seraient réduites au minimum.

Recommandation n^o 3

Il est recommandé que les RH mettent en application les feuilles de temps électroniques dans Phénix afin de renforcer l’efficacité du processus de paye se rapportant aux employés occasionnels et de réduire le risque d’erreurs. En attendant la mise en application des feuilles de temps électroniques, il est également recommandé que l’agent de rémunération remplisse une liste de vérification des contrôles internes chaque fois qu’il reçoit des feuilles de temps afin de disposer d’une piste de vérification appropriée attestant que le travail a été effectué.

Examen pendant le cycle et approbation en vertu de l’article 33

2.B Observations

Le Commissariat a mis au point des outils efficaces à l’aide d’Excel pour examiner les paiements effectués pendant le cycle et assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le versement en temps opportun des paiements aux employés. Les feuilles de calcul Excel sont mises à jour au besoin et corroborent les paiements versés aux employés. Pour confirmer les paiements effectués pendant le cycle en vertu de l’article 33, les feuilles de calcul contiennent une saisie d’écran des données extraites de l’onglet « Confirmation de la paye en cycle » du système de paye.

Le travail effectué par les Finances pour appuyer le versement des paiements aux employés est bien documenté dans les feuilles de calcul préparées pour chaque période de paye. Cependant, il n’y a actuellement aucune indication quant à la personne qui effectue le travail et approuve le versement des paiements, car les saisies d’écran qui figurent sur les feuilles de calcul ne fournissent pas cette information. La mise en œuvre d’une liste de vérification précise des contrôles internes à l’appui du processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués pendant le cycle fournirait de tels renseignements et constituerait une piste de vérification appropriée pour les contrôles actuels.

Recommandation n^o 4

Il est recommandé aux Finances de mettre au point une liste de vérification des contrôles internes afin d’appuyer le processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués pendant le cycle.

Examen hors cycle et approbation en vertu de l’article 33

2.C Observations

Le Commissariat a mis au point des outils efficaces à l’aide d’Excel pour examiner les paiements effectués hors cycle et assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le versement en temps opportun des paiements aux employés. Les feuilles de calcul Excel sont mises à jour au besoin et corroborent les paiements versés aux employés. Pour confirmer les paiements effectués hors cycle en vertu de l’article 33, les feuilles de calcul contiennent une saisie d’écran des données extraites du système de paye.

Le travail effectué par les Finances pour appuyer le versement des paiements aux employés est bien documenté dans les feuilles de calcul préparées pour chaque période de paye. Cependant, il n’y a actuellement aucune indication quant à la personne qui effectue le travail et approuve le versement des paiements, car les saisies d’écran qui figurent sur les feuilles de calcul ne fournissent pas cette information. La mise en œuvre d’une liste de vérification précise des contrôles internes à l’appui du processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués hors cycle fournirait de tels renseignements et constituerait une piste de vérification appropriée pour les contrôles actuels.

Cela s’applique principalement aux paiements obligatoires après la retraite (indemnité de départ). Les RH s'assureront les documents et l'autorisation appropriés sont reçus avant de procéder au paiement, afin que l’intervention soit approuvée en vertu de l’article 34 par le gestionnaire avant le paiement.

Durant la période d’évaluation, nous étions toujours en période de transition en ce qui concerne le formulaire de nouveaux contrôles internes pour les interventions de paye. Il y avait quelques dossiers pour lesquels il n’y avait pas de fiche de contrôle. Ce n’est maintenant plus le cas.

La Direction des RH, plus particulièrement l’équipe des conseillers en rémunération, a mis à jour ses procédures/processus en conséquence pour favoriser l’utilisation de la liste de vérification.

La Direction des RH a ajusté son registre de dotation pour tenir compte de la confirmation que la liste de vérification des contrôles internes est remplie pour chaque transaction de dotation.

Les RH continueront de travailler sur les améliorations liées aux recommandations n^os 1 et 2. Elles ont déjà obtenu la collaboration de la TI et des Finances pour automatiser des processus clés de paye et de dotation.

Pour ce qui est des feuilles de temps électroniques qui se trouvent dans Phénix, le Commissariat a déjà essayé de les utiliser. Cependant, l’expérience n’a pas été fructueuse, car elle a donné lieu à plusieurs erreurs (p. ex. trop-payés, absence de paye, etc.) et à des retards dans le traitement des dossiers. Cela a entraîné une charge de travail supplémentaire, car il a fallu corriger les erreurs, et le cycle d’approbation était plus difficile à gérer. Les RH et les Finances ont ensuite décidé que l’entrée manuelle des feuilles de temps était plus efficace pour l’organisation en 2021-2022.

Entre-temps, en ce qui concerne la possibilité d’utiliser le processus électronique de Phénix pour les employés occasionnels et les étudiants, il est recommandé d’attester la réception de chaque feuille de temps en format PDF reçue par les RH et de remplir la fiche de contrôle interne en place. Si aucune intervention n’est nécessaire pour ajuster la paye de l’employé, il a été décidé de simplement l’indiquer sur le formulaire et de le transmettre aux Finances. Cela démontre que toutes les feuilles ont été reçues pour chaque période de paye et qu’elles ont été consultées par les principaux intervenants, en plus de laisser une trace en ce sens. Actuellement, seules les feuilles de temps nécessitant un ajustement dans Phénix ont un formulaire de contrôle.

L’Unité de l’AIPRP utilise les feuilles de temps électroniques dans le cadre d’un projet pilote en 2021-2022.

Les Finances ont combiné les recommandations n^os 4 et 5, car il s’agit essentiellement de la même chose, la différence étant que l’une est pour les paiements pendant le cycle et l’autre pour les paiements hors cycle, mais les processus et procédures se fondent sur le cycle de paye, ce qui couvre à la fois les paiements pendant le cycle et hors cycle.

Les Finances se sont penchées sur la question, et, malheureusement, il n’y a pas de rapport vraiment utile dans Phénix, mais un fichier PDF a été créé pour résumer ce qui a été fait dans Excel/Phénix afin d’examiner et d’approuver les paiements.

Lien vers un exemple :

\\Apps57\Finance\Finance\Salaries\2021-2022\S.33 Pay Approval\PP-18\S.33 PayReview - PP-0018.pdf

Voir la recommandation n^o 4.

Les Finances ont créé un PDF pour montrer que l’analyse a été effectuée et examinée. Lien vers un exemple :

\\Apps57\Finance\Finance\Salaries\2021-2022\Bi-Weekly Pay Analysis\Bi-weekly PayAnalysis Review.pdf

Les Finances ont créé un PDF pour montrer que le codage a été examiné et inscrit dans le système financier GX.

Lien vers un exemple :

\\Apps57\Finance\Finance\Salaries\2021-2022\Pay processed in GX.pdf

1.1 Les RH et la Rémunération veillent à ce que les interventions de paye soient appuyées par un document attesté par la personne ayant le pouvoir délégué approprié. Elles rappelleront également à tout le personnel des RH l’importance de cet aspect.

1.2 Les RH veillent à ce que toutes les interventions de paye soient appuyées par une liste de vérification des contrôles internes pour assurer l’intégrité de l’information et la pertinence des processus d’approbation. Un système de suivi a été mis en place à cette fin.

1.3 Les RH veilleront à ce qu’un processus de surveillance soit mis en place et effectué régulièrement.

1.4 Les RH veilleront aussi à ce qu’on tienne compte de ces exigences lors de la révision et de la mise à jour de l’Instrument de délégation des pouvoirs en ressources humaines.

1.5 Les RH vont entreprendre le développement d’une demande électronique de RH/paye, de formulaires connexes et d’une liste de vérification des contrôles internes, auxquels tous les employés auraient accès au moyen du système interne Intrac (application de gestion de cas).

2.1 Jusqu’à ce que les feuilles de temps soient mises en œuvre, il est également recommandé que l’agent de rémunération remplisse une liste de vérification des contrôles internes chaque fois qu’il reçoit une feuille de temps afin d’établir une piste de vérification montrant que le travail a été effectué. Entre-temps, la Direction des RH a modifié sa procédure interne en remplissant une liste de vérification des contrôles internes pour chaque feuille de temps qui pourrait faire l’objet de modifications (recommandation n^o 3).

2.2 Les RH mettront en œuvre l’utilisation de feuilles de temps électroniques prises en charge par Phénix pour améliorer l’efficacité du processus de paye lié aux employés occasionnels et réduire le risque d’erreurs durant l’exercice 2022-2023. Le Commissariat devra aussi élaborer une procédure ou un processus approprié(e) et faire de la sensibilisation et donner de la formation à l’interne à ses gestionnaires et employés qui pourraient être touchés par

ce changement (recommandation n^o 3).

2.3 Il est recommandé que les Finances élaborent une liste de vérification des contrôles internes à l’appui du processus d’approbation en vertu de l’article 33 relatif aux paiements pendant le cycle, en collaboration avec les RH (recommandation n^o 4).

Il est recommandé que les Finances élaborent une liste de vérification des contrôles internes à l’appui du processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements hors cycle, en collaboration avec les RH (recommandation n^o 5).

3.1 Les Finances élaboreront une liste de vérification des contrôles internes pour appuyer le rapprochement de la paye toutes les deux semaines, en collaboration avec les RH (recommandation n^o 6)

Les Finances élaboreront une liste de vérification des contrôles internes pour appuyer le travail effectué pour confirmer le codage et l’inscription dans le système financier (recommandation n^o 7).

Ressources humaines

Ressources humaines

Ressources humaines

Ressources humaines (avec la TI et les Finances)

Ressources humaines

Ressources humaines

Finances (Ressources humaines)

Finances (Ressources humaines)

Finances (Ressources humaines)

Finances (Ressources humaines)

Finances

Janvier 2021

Mars 2023

Juin 2023 (délégation RH)

T3 2024-2025

Janvier 2022

T4 2023-2024

Janvier 2022

Janvier 2022

Juillet/août 2021

Juillet/août 2021

Juillet/août 2021

1.1 Terminé

1.2 Terminé

1.3 Terminé

Le processus est en place, et la surveillance est désormais une activité continue.

1.4 Terminé

1.5 En cours

le formulaire de paye électronique sera complété en 2024-2025

2.1 Terminé

2.2 En cours

le nouveau processus d'heures supplémentaires entre en vigueur le 1^er avril (séance d'information en mars)

2.3 Terminé

Le processus est en place, et la surveillance est désormais une activité continue.

Terminé

3.1 Terminé

3.2 Terminé

Terminé