2023 Plan d’action de la direction, Recommandations de l’évaluateur - Évaluation du programme d'enquêtes, phase II
Le Commissariat à l’information du Canada tient à remercier Samson et associés (« l’évaluateur ») pour l’évaluation indépendante qui a été menée sur le Programme des enquêtes. L’évaluation portait sur l’efficacité des processus suivis par le Programme des enquêtes en vue d’obtenir les résultats visés, du point de vue des institutions et des enquêteurs principaux. L’évaluation visait le processus, du moment où un dossier est attribué à un enquêteur jusqu’à la fin de l’enquête. L’évaluation reposait sur les résultats d’entrevues avec le personnel du Programme et avec des institutions avec lesquelles travaille le Commissariat. L’évaluation ne comprenait pas d’entrevues avec des parties plaignantes. On prévoit des travaux supplémentaires dans le cadre desquels des parties plaignantes seront consultées pour connaître leur point de vue sur l’efficacité du Programme.
Dans l’ensemble, les clients internes et externes semblent être très satisfaits du Programme des enquêtes. L’évaluateur a fait quelques observations qui serviront à renforcer la fonction d’enquête du Commissariat et à accroître l’efficacité.
Dans ce contexte, un plan de travail a été créé pour indiquer comment le Commissariat entend tirer parti de ces possibilités. Le présent plan d’action de la direction fournit des engagements, des échéances et des livrables clairs pour répondre à chaque recommandation.
| Recommandation de l’évaluateur | Engagements du Commissariat | Mesure à prendre | Responsable | Date cible | Progrès |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Le Programme des enquêtes devrait élaborer et communiquer de l’information pour expliquer ses processus aux institutions et autres parties prenantes. | 4. Élaborer de l’information à jour au sujet des processus d’enquête et faire en sorte qu’elle soit facile d’accès sur le site Web. 5. Communiquer l’information plus efficacement aux institutions. | - S’appuyer sur l’approche actuelle axée sur les portefeuilles pour cibler les lacunes et possibilités en matière de communication par public (parties plaignantes, institutions et autres parties prenantes). - Adapter les outils existants lorsque c’est possible (libellé standard, processus, documents d’orientation internes). - Accorder la priorité à l’élaboration de nouveaux outils de communication. - Déterminer le meilleur moyen de communication (site Web, réseaux sociaux, rapport spécial ou autre). - Présenter les conclusions et les recommandations à la Commissaire. - Rédiger de nouveaux produits de communication en fonction des priorités. | Enquêtes et Gouvernance | En cours Printemps 2023 Été 2023 | Terminé - La Commissaire a donné la priorité à la mise à jour du contenu du site Web du Commissariat. Les ajouts et mises à jour suivants ont été effectués. Remaniement : - FAQ - Instructions en lien avec le formulaire de plainte - Formulaire de plainte (version PDF et en ligne) Mises à jour : - Délai de dépôt d’une plainte - Documents et renseignements pertinents dans le cadre des enquêtes - Types de plaintes et ce que le Greffe du Commissariat fait - Avis d'enquête envoyés aux institutions - Demande initiale de documents envoyée aux institutions - Page de documents d'orientation de la Commissaire à l'information Ajouts : - Quand et comment les institutions doivent répondre aux demandes d'accès - Page de libellés standards - Présenter des observations au cours d’une d'enquête - Processus de traitement des plaintes et d’enquête au Commissariat à l’information - Exception à la divulgation : avis, comptes rendus, positions et projets |
| 2. Le Programme des enquêtes devrait formaliser les approches qui entraînent des contacts fréquents entre son personnel et les institutions. | 6. Faire preuve d’une plus grande clarté dans les communications aux institutions, tout en maintenant la souplesse des processus d’enquête du Commissariat. | - Établir un plan pour que les cadres des portefeuilles communiquent, au moins chaque trimestre, avec toutes les institutions à l’égard desquelles il y plus de 20 plaintes dans l’inventaire.
- Présenter les conclusions et les recommandations à la Commissaire. - Mettre en œuvre le plan approuvé. | Enquêtes et Gouvernance | Printemps 2023 Été 2023 | Terminé - Le directeur principal ou la directrice principale rencontre les institutions une fois par mois. Les gestionnaires et les enquêteurs se réunissent de manière ponctuelle. - Les rapports sur les plaintes en cours et les plaintes dont le dossier a été fermé sont fournis avant les réunions. - Les discussions et les communications de suivi avec les institutions comprennent des liens vers de nouveaux documents d’orientation, des comptes rendus publiés et d'autres informations pertinentes. |