2023 Plan d’action de la direction, Recommandations du vérificateur ou de la vérificatrice - Évaluation en dotation (Exercice de surveillance des dossiers de dotation)
Le Commissariat à l’information du Canada a élaboré le plan d’action suivant d’après les pistes d'amélioration proposées dans la section Aller de l’avant du rapport*.
* À la lumière des recommandations qui étaient majoritairement de nature administrative, la Direction des ressources humaines (RH) a conclu que plusieurs bonnes pratiques étaient déjà en place au Commissariat.
Dans une perspective d’amélioration continue, la Direction des RH du Commissariat s’engage à maintenir ses bonnes pratiques, mais aussi à donner suite aux recommandations formulées dans le présent rapport. Plus précisément, en mettant en place les mesures suivantes :
- Mettre à jour certains de ses outils tels que les formulaires et documents essentiels requis pour les différentes mesures de dotation, y compris les listes de contrôle des dossiers;
- Offrir une séance d'information aux membres de son équipe, constituée de personnel administratif ainsi que de conseillers et conseillères en ressources humaines, afin de les sensibiliser aux différentes exigences administratives soulevées dans le présent rapport;
- Ajuster l'ensemble de ses politiques en ressources humaines afin d’en assurer la cohérence et d’en faciliter l’interprétation.
Ces mesures, qui devraient être mises en place au cours de la prochaine année, permettront à la Direction des RH de mieux outiller les membres de son équipe de manière à mieux accompagner les gestionnaires dans le cadre de leurs responsabilités en matière de ressources humaines et à veiller au respect des politiques et lois s’y rattachant.
| Observations du vérificateur ou de la vérificatrice | Réponse du Commissariat | Engagements du Commissariat (mesures à prendre) | Responsable | Date cible | Progrès |
|---|---|---|---|---|---|
1. Conformément au paragraphe 2 de la Politique de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), le Commissariat doit respecter toutes les exigences pour gérer les droits de priorité de manière appropriée, tel qu’il est énoncé dans la Directive sur l’administration des priorités de la CFP. 2. Conformément au paragraphe 15 de la Politique de nomination de la CFP, le Commissariat doit s’assurer que les personnes nommées possèdent toutes les qualifications essentielles établies pour le poste à doter. 3. Conformément à l’article 48 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le Commissariat doit s’assurer que le processus de notification est employé de façon appropriée dans le cadre des processus de nomination internes seulement lorsqu’une nomination est faite ou proposée. 4. Le Commissariat doit veiller à ce que l’assermentation ou l’affirmation solennelle soit faite de façon appropriée, au besoin, conformément à l’article 54 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. | La Direction des RH s'engage à prendre en considération toutes les recommandations formulées dans le cadre de l’exercice de surveillance des dossiers de dotation. De plus, le Commissariat rendra compte de ses progrès au Comité de la haute direction (CHD) et par le biais de l’agenda d’innovations, en plus du rapport officiel au Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat. Nous nous engageons à modifier nos activités dès maintenant, en ajustant nos processus et en restructurant nos politiques, et ce, tout en maintenant un service de qualité et en visant l'efficience, l'efficacité et l'innovation. | 1 Rencontrer le représentant de la CFP afin d’obtenir une rétroaction sur l’évaluation cyclique du Commissariat. 2 Offrir une séance d’information / de formation aux membres de l’équipe des RH afin de leur communiquer les diverses exigences administratives soulevées par l’exercice de surveillance des dossiers de dotation. 3 Tenir une séance de planification stratégique avec les membres de l’équipe des RH afin de déterminer les objectifs et priorités de notre groupe, tout en répondant aux recommandations formulées dans le cadre de cette évaluation. 4 Mettre en place un groupe de travail (TI/Finances) afin d’élaborer des processus et de développer des outils innovateurs qui permettront de réduire le fardeau administratif (p. ex. Demande électronique en RH et contrôles internes en ligne). * 5 Mettre à jour certains outils en matière de RH (p. ex. listes de contrôle des dossiers). 6 Mettre à jour l’ensemble des politiques en matière des RH du Commissariat (p. ex. Délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines, Plan des RH, Zone de sélection, Guide sur le choix du processus de nomination et la formulation de la décision de sélection) 7 Travailler en collaboration avec le consultant en classification afin de développer des lignes directrices et des outils qui faciliteront l’évaluation du niveau de sécurité et du profil linguistique requis pour un poste. | Direction des ressources humaines, Opérations et politiques corporatives | Mars 2023 T4 2023-2024 | 1.1 Terminé 1.2 Terminé 1.3 Terminé 1.4 Terminé Liste des priorités à élaborer et en cours de mise en œuvre. 5.0 Terminé 6.0 L'instrument de délégation est terminé. 7.0 En cours |
Réponse pour les constatations factuelles (nature administrative) : Incohérences et perception potentielle liées aux exigences de profil linguistiques et/ou de sécurité précisées dans des documents comme la description de travail, la demande d’autorisation en matière de priorité, l’affiche et/ou la lettre d’offre. | En ce qui concerne le dossier de dotation du poste de chef d’équipe, Planification stratégique (EC-06), la condition d'emploi liée au niveau de sécurité a été modifiée entre le moment où le poste a été affiché et la nomination de la personne concernée. Cela a pu donner l'impression que le niveau de sécurité avait été modifié pour correspondre au profil d'une personne en particulier. Toutefois, la direction confirme que ce changement a été effectué dans le but de refléter les besoins opérationnels du poste. Étant donné qu’il s’agissait d’un poste nouvellement créé au sein de l'organisation en vue de répondre à de nouveaux besoins opérationnels, il était plus difficile d'évaluer avec exactitude les exigences requises en matière de sécurité. Pour ce qui du dossier de dotation du poste de conseiller financier (FI-03), une erreur administrative s’est glissée sur la lettre d’offre au moment de procéder à la nomination de l’employé. Malgré qu’une demande de changement du niveau de sécurité du poste (de secret à fiabilité) ait été effectuée avant le lancement du processus, la nomination a été effectuée en utilisant l’ancien niveau de sécurité (secret). Ce constat n’enlève rien au fait qu'une erreur administrative ait été produite. Toutefois, cette dernière n'a eu aucune répercussion sur la sécurité de l’organisation, puisque la personne avait une cote de sécurité plus élevée que celle qui était réellement demandée. Afin d'éviter de telles situations dans le futur, la Direction des RH s’engage à ajuster ses processus. Pour ce faire, elle prévoit développer, en collaboration avec les groupes de la TI et des Finances, une demande électronique en RH (Intrac) qui comprendrait une section sur la classification. Cette dernière permettrait aux gestionnaires de revoir la description de travail, les exigences en matière de sécurité et le profil linguistique, et de confirmer la justesse de ces exigences avant même de procéder à une action de dotation. De plus, la Direction des RH ajoutera des mesures de contrôle internes à celles déjà existantes. Elle demandera à ses conseillers des opérations de s'assurer de la cohérence des différents documents/renseignements inclus dans les dossiers de dotation. Cela permettra une meilleure révision des dossiers et limitera le nombre d'erreur administrative. | ||||