2023 Plan d’action de la direction, Recommandations du vérificateur ou de la vérificatrice - Évaluation du programme d'enquêtes, phase I, Rapport final

Le Commissariat à l’information du Canada a élaboré le présent plan d’action de la direction après avoir reçu le rapport d’évaluation final de Samson sur la fonction de Greffe du Commissariat. Au cours de l’évaluation, Samson a fait quelques observations clés sur des questions précises, et le Commissariat s’est engagé à prendre les mesures nécessaires pour traiter chacune d’entre elles.

Plan d’action de la direction – Recommandations du vérificateur ou de la vérificatrice
Observations du vérificateur ou de la vérificatrice	Engagements du Commissariat	Mesures à prendre	Responsable	Date cible	Progrès	Suivi / mise à jour
1. L’amélioration des outils électroniques du Greffe (c.-à-d. Intrac) augmenterait son efficacité.	1.1 Mettre à jour les outils électroniques du Greffe et automatiser les fonctions lorsque cela est possible.	1.1.1 Déterminer les besoins de l’organisation et évaluer la faisabilité (technique et opérationnelle) des options possibles. 1.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au Comité de la haute direction (CHD). 1.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés.	Secteur des services corporatifs	En cours 1^er décembre 2021 T1 2022-2023	Terminé	À la suite d’une importante mise à jour du système Intrac en mai 2022, d’une refonte complète du module Enquêtes et de 41 autres améliorations apportées à de multiples modules et fonctions automatisées, CRM Dynamics utilise désormais un processus basé sur les tâches, qui se caractérise par une plus grande efficacité et une plus grande automatisation. De multiples améliorations apportées aux processus d'approbation automatisés des avis, des rapports, des formulaires et des modèles ont accru l'efficacité globale. Même si la mesure à prendre a été menée à bien, le Commissariat maintient son engagement à poursuivre les progrès dans ce domaine.
2. Le fait de fournir davantage d’information sur les motifs de plainte dans l’avis d’enquête du Commissariat pourrait permettre aux institutions de répondre plus rapidement et plus précisément aux demandes de documents.	2.1 Faire preuve d’une plus grande clarté dans les communications aux institutions, tout en maintenant la souplesse des processus d’enquête du Commissariat.	2.1.1 Déterminer les possibilités et les difficultés liées à des communications plus ciblées de la part du Greffe. 2.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD. 2.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés.	Secteur des enquêtes	En cours 1^er décembre 2022 Date révisée T4 2022-2023	Terminé	Le nouvel avis d'enquête, lequel fournit des détails supplémentaires aux institutions sur les plaintes, a été mis en œuvre le 1^er avril 2023, ainsi que la version à jour de la demande initiale de documents que le Greffe envoie aux institutions au début de l'enquête.
3. Les délais de réponse aux demandes de documents sont trop courts, et les prorogations sont devenues la norme.	3.1 Prévoir des délais raisonnables pour que les institutions fournissent des documents au Greffe.	3.1.1 Examiner les délais et les taux de conformité des délais se rapportant à la remise de documents par les institutions. 3.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD. 3.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés.	Secteur des enquêtes	En cours 1^er décembre 2022 T4 2022-2023	Terminé	Le délai imparti aux institutions pour fournir des documents en réponse à la version à jour de la demande initiale de documents a été ajusté.
4. L’utilisation des mêmes documents à l’égard de plusieurs plaintes connexes pourrait réduire les redondances.	4.1 Explorer les possibilités d’utiliser les mêmes documents à l’égard de plusieurs plaintes.	4.1.1 Déterminer la faisabilité (opérationnelle et juridique) de l’utilisation des mêmes documents à l’égard de plusieurs plaintes connexes. 4.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD. 4.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés.	Secteur des enquêtes et Services juridiques	T4 2021-2022 T1 2022-2023 T2 2022-2023	N’est plus pertinent	Nous avons examiné la question et avons conclu que cet engagement n'est plus pertinent. Lorsque des documents sont à nouveau demandés aux institutions, c'est pour obtenir une copie à jour. En général, nous ne demandons les mêmes documents plus d’une fois.
5. Des rapports d’étape mensuels aideraient les institutions à coordonner en continu les activités dans leurs propres services.	5.1 Accroître la transparence en fournissant des rapports d’étape mensuels à toutes les institutions.			T4 2021-2022
		5.1.1 Élaborer un plan pour communiquer les rapports d’étape mensuels d’Intrac aux institutions. 5.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD. 5.1.3 Mettre en œuvre la solution approuvée.	Secteur des enquêtes	T1 2022-2023 T2 2022-2023	Terminé	Les directeurs ont convenu que des rapports d’étape seraient gérés et générés par chaque équipe pour les institutions faisant partie de leurs portefeuilles respectifs. Ces rapports sont fournis de façon régulière, selon les besoins de chaque institution.