Charte du Comité de vérification et d'évaluation

Le 29 aout 2024

1. Introduction

Le présent document décrit l’objectif, les responsabilités, la composition et les politiques de fonctionnement du Comité de vérification et d’évaluation (CVÉ) du Commissariat à l’information du Canada. Le présent document tient compte des révisions de juin 2023 de la Politique sur l’audit interne et de la Directive sur l’audit interne ainsi que de la Politique sur les résultats et de la Directive sur les résultats du gouvernement du Canada. Le présent document entre en vigueur dès son approbation.

En tant qu'agent du Parlement, le Commissariat est exempté de certaines sections de la Politique d'audit interne. Par conséquent, la commissaire est seul responsable pour :

Surveiller et assurer la conformité à la présente politique au sein du Commissariat
Mettre sur pied et de maintenir un comité d’audit
Nommer les membres du comité

Bien que le Commissariat soit autorisé à déroger à certaines sections de la Politique d'audit interne, le Commissariat fait tous les efforts raisonnables pour se conformer aux exigences de cette politique.

2. Objet

Le CVÉ veille principalement à ce que la commissaire reçoive des conseils, une orientation et des recommandations objectifs concernant le caractère adéquat des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, ainsi que le recours à l’évaluation au sein du Commissariat pour soutenir les pratiques de gestion, la prise de décision et le rendement des programmes.

Pour offrir ce soutien, le CVÉ surveille les principaux aspects du cadre de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat. Ainsi, le CVÉ se penchera sur des questions stratégiques de haut niveau ainsi que sur des questions opérationnelles continues qui caractérisent les grands domaines de la vérification et de l’évaluation.

Il s’agit d’un élément important qui permet de soutenir l’objectivité de l’activité de vérification interne (VI) au sein du Commissariat et la neutralité de la fonction d’évaluation, en plus de veiller à ce que les résultats des vérifications internes et des évaluations soient intégrés aux processus opérationnels de planification et d’établissement des priorités du Commissariat.

À titre de ressource stratégique de la commissaire, le CVÉ fournit aussi les conseils et recommandations que peut demander celle-ci en ce qui concerne de nouvelles priorités particulières, des préoccupations, certains risques, des occasions ou la reddition de comptes.

3. Responsabilités

Les responsabilités du CVÉ sont déterminées de façon spécifique et sont conformes à la Politique sur l’audit interne et à la Politique sur l’évaluation du Commissariat, en plus de refléter les directives du Conseil du Trésor sur les comités de vérification ministériels et sur la fonction d’évaluation au gouvernement du Canada.

Le CVÉ assume neuf (9) champs de responsabilités clés. Les voici :

Responsabilités
1. Valeurs et éthique	Examiner, en portant une attention appropriée aux risques et en adoptant un cycle adéquat, les dispositions prises par la direction pour promouvoir les valeurs de la fonction publique et les mettre en pratique ainsi que pour assurer le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes relativement au comportement éthique.
2. Gestion des risques	Examiner, en portant une attention appropriée aux risques et en adoptant un cycle adéquat, le profil des risques de l’organisation et les dispositions prises par le Commissariat en matière de gestion des risques.
3. Cadres de contrôle de la gestion	Examiner, en portant une attention appropriée aux risques et en adoptant un cycle adéquat, les mécanismes de contrôle interne du Commissariat, y compris le caractère adéquat des vérifications menées par la direction.
4. Fonction de vérification interne	Examiner et recommander, en portant une attention appropriée aux risques et en adoptant un cycle adéquat, la Politique sur l’audit interne. Examiner et recommander le plan de VI, y compris l’évaluation des risques. Recevoir et recommander pour approbation les rapports de VI et assurer le suivi des plans d’action de la direction. Se tenir au courant de toutes les missions et tâches de vérification, y compris celles qui n’entraînent pas l’établissement d’un rapport
5. Fonction d’évaluation	Revoir la Politique sur les résultats et la façon dont elle s’applique à l’évaluation au Commissariat, puis prodiguer des conseils quant à son approbation. Revoir et recommander le plan d’évaluation, qui comprend l’évaluation des risques/des priorités. Recevoir les rapports d’évaluation et en recommander l’approbation, en plus d’effectuer le suivi des plans d’action de la direction. Examiner les rapports réguliers sur la mise en œuvre des plans d’action de la direction. Se tenir au courant de toutes les activités d’évaluation et de mesure du rendement, y compris celles qui ne feront pas partie d’un rapport. Revoir l’utilisation de l’évaluation pour soutenir la stratégie de mesure du rendement du Commissariat.
6. Suivi des plans d’action de la direction	Veiller à ce que des dispositions adéquates soient prises pour assurer le suivi des plans d’action de la direction, des recommandations du Bureau du vérificateur général (BVG), etc. Recevoir les mises à jour de la direction en ce qui concerne les mesures prises. Recevoir un rapport du dirigeant principal de la vérification (DPV) sur l’état et l’efficacité des mesures de suivi prises par la direction.
7. États financiers et rapports sur les comptes publics	Passer en revue les rapports de vérification du BVG sur les états financiers du Commissariat; recommander leur acceptation à la commissaire.
8. Reddition de comptes	Passer en revue Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques (PVEAR), le Plan ministériel (PM), le Rapport ministériel sur les résultats (RMR) et tout autre rapport sur la reddition de comptes afin de prodiguer des conseils à la commissaire et de repérer les erreurs ou omissions importantes qui pourraient être portées à son attention.
9. Fournisseur externe de services d’assurance	Évaluer de façon objective les éléments probants et les données afin de fournir une opinion ou des conclusions indépendantes sur les activités du Commissariat, les résultats, les risques, l’intendance et la gouvernance.

Les responsabilités du CVÉ sont :

1. Prestation de conseils et de recommandations à la commissaire :

Politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur les résultats et l’audit interne.
Plan de vérification et d’évaluation axé sur le risque du Commissariat.
Rapports sur les missions de vérification interne et les évaluations, ainsi que sur les plans d’action de la direction élaborés pour donner suite aux recommandations énoncées dans ces rapports.

2. Surveillance active des principaux éléments des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, au moyen des tâches suivantes :

Assurer le suivi du caractère adéquat et de la rapidité des mesures prises relativement aux plans d’action de la direction.
Assurer le suivi du rendement de l’activité de VI du Commissariat et de sa fonction d’évaluation, y compris le rendement du DPV.
Examiner des questions soulevées par le BVG, d’autres organismes de vérification ou parlementaires et le SCT en ce qui concerne la vérification et l’évaluation.
Examiner les plans et les rapports pertinents du BVG, des organismes centraux et des comités permanents compétents de la Chambre des communes et du Sénat et prodiguer des conseils à propos des réponses et des plans d’action du Commissariat, s’il y a lieu.
Examiner les états financiers du Commissariat et les lettres de gestion connexes.
Examiner le Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques (PVEAR), le Plan ministériel (PM), le RMR et d’autres importants rapports sur la reddition de comptes, en fonction du cadre de travail approuvé par le Comité de la haute direction du Commissariat.
Établir l’ordre du jour de la prochaine réunion de ses membres.

3. Évaluer son propre rendement et aviser la commissaire de ce qu’il considère comme des observations et recommandations clés, par la préparation d’un rapport annuel portant sur :

Ses activités;
Son évaluation des mesures de contrôle interne du Commissariat;
Les préoccupations relatives aux cadres et aux processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques;
Une évaluation de l’activité de VI;
Une évaluation de la fonction d’évaluation;
Les recommandations concernant les processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes.

4. Autorité

Le CVÉ a l’autorité de :

De demander l’information et la documentation dont il a besoin pour assumer ses responsabilités;
De tenir des réunions à huis clos pour transmettre des renseignements à la commissaire, à la dirigeante principale des finances (DPF), au représentant du BVG et à tout autre fonctionnaire que le CVÉ peut désigner.

La commissaire a la responsabilité de nommer tous les membres, y compris les membres externes, du CVÉ.

En ce qui concerne les membres du CVÉ, la commissaire a le droit d’établir ce qui suit :

Les conditions relatives à la période d’affectation;
La qualification professionnelle, afin d’assurer la continuité des opérations et de garantir l’expérience et les compétences collectives appropriées.

Dans les cas de divergences d’opinions importantes et inconciliables entre les membres externes du CVÉ et la commissaire, les membres externes ont le droit de faire état de leur désaccord au CVÉ, qui en fera rapport au Bureau du contrôleur général, au besoin.

5. Membres

5.1 Membres externes

Le CVÉ du Commissariat inclura deux (2) membres externes.

Les membres du CVÉ doivent être choisis de sorte que leurs aptitudes, leurs connaissances et leur expérience collectives permettent au CVÉ d’assumer ses fonctions avec compétence et efficience. Il est souhaitable que l'un des membres externes possède une expérience en gestion financière, en gouvernance et en opérations gouvernementales.

Les membres externes du CVÉ doivent :

Être indépendants des opérations gouvernementales;
Être exclus de tout conflit d’intérêts réel ou perçu (il faut discuter de tout conflit avec la présidente du CVÉ);
Être disposés et aptes à obtenir l’attestation de sécurité appropriée;
Remplir le mandat établi par la commissaire;
Être disposés à recevoir une orientation officielle concernant les responsabilités et les objectifs du CVÉ et les activités du Commissariat;
Être disposés à ce que leur salaire et leurs dépenses (y compris les déplacements et l’hébergement) soient divulgués de façon proactive de la manière prescrite par le contrôleur général du Canada;
Refléter la diversité du Canada sur le plan des genres, des langues officielles, des peuples autochtones du Canada, des groupes de minorités et de la représentation régionale.

Un membre externe ne peut siéger pendant plus de deux mandats. La durée d’un mandat est de quatre ans. Cependant, pour assurer une certaine continuité au sein du CVÉ, la commissaire peut étaler l’engagement des membres.

5.2 Présidence

Le président du CVÉ est l’un des membres externes.

5.3 Participants requis

Les deux (2) membres externes du Comité (les remplacements ne sont pas permis) dont l’un est le président
La commissaire (les remplacements ne sont pas permis)
La DPF (participante n’ayant pas de droit de vote)
La DPV
Le représentant du BVG (participant n’ayant pas de droit de vote)

5.4 Conseillers

En plus des participants requis, on peut demander aux fonctionnaires suivants d’assister aux réunions au besoin :

L’adjoint à la DPF
Le (les) sous-commissaire(s)
D’autres personnes désignées par la commissaire

5.5 Observateurs

En plus des membres réguliers du CVÉ, des spécialistes fonctionnels (p. ex. des Ressources humaines ou d’autres secteurs) peuvent être invités à assister à une réunion du CVÉ pour discuter de points précis à l’ordre du jour pouvant exiger leur expertise. Un représentant du BVG est toujours invité aux réunions.

5.6 Secrétariat

Le DPV ou son représentant agira à titre de secrétaire du CVÉ.

Les sommaires des réunions seront présentés au CVÉ à la rencontre subséquente pour approbation à moins d’avis contraire du CVÉ.

6. Réunions

6.1 Fréquence des réunions

Les membres du CVÉ se rencontrent habituellement quatre (4) fois par année (en personne ou par téléconférence). En outre, ils peuvent être consultés par la commissaire au besoin afin de fournir une rétroaction écrite ou verbale à propos de divers éléments qui font partie du mandat du CVÉ.

6.2 Calendrier des réunions

La date des réunions sera fixée au moins six mois à l’avance. Un calendrier préétabli des réunions aide aussi les membres externes à respecter les exigences relatives aux réunions du Comité. Le calendrier des réunions n’est modifié qu’à titre exceptionnel.

Entre les réunions habituelles, les membres pourront obtenir l’approbation du CVÉ en échangeant des notes de service sur support papier et/ou courriels lorsqu’une situation exige une attention immédiate et qu’une réunion en personne n’est pas possible.

6.3 Quorum

Le quorum est constitué lorsque la commissaire et un membre externe sont présents.

6.4 Examen du mandat du CVÉ

Le rôle, les responsabilités et les activités du CVÉ sont documentés dans la présente charte du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat, et approuvés par les membres du CVÉ. Le document sera révisé annuellement.

J’ai examiné le mandat précisé dans la Charte du Comité de vérification et d’évaluation et je l’ai approuvé :

Caroline Maynard
Commissaire à l’information du Canada

Janine Sherman
Président, Comité de vérification et d’évaluation

André Grondines
Membre externe

Mai 2024