20 septembre 2023
Compte rendu de la réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)
Le 20 septembre 2023
De 9 h 30 à 12 h
Rencontre en personne
Membres :
Janine Sherman, membre externe (présidente)
André Grondines, membre externe
Caroline Maynard, Commissaire à l’information
Secrétaire du Comité :
Bojana Terzic, chef d’équipe, Planification stratégique, Politiques et Évaluation de programme et audit
Participants habituels :
France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)
Comité de la haute direction :
Rachel Laurin pour Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
James Ellard pour Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
Invités :
Catherine Lapalme, directrice principale, Bureau du vérificateur général du Canada
Sébastien Lafond, directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, et adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)
Résumé de la réunion
Approbation du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la réunion du 7 juin 2023.
Approbation des mises à jour apportées au calendrier des activités à venir.
Présentation et approbation des états financiers du Commissariat.
Présentation du rapport du BVG sur le rapport de vérification annuel (RCV) et la lettre de représentation de la direction
Présentation du PVEAR et du cadre de gestion du risque du Commissariat
Présentation du Rapport sur les résultats ministériels (RRM) et du Cadre ministériel des résultats (CMR) (indicateurs clés) du Commissariat
Présentation des points saillants des initiatives et activités à venir
1. Accueil et mot d’ouverture
La présidente et la Commissaire souhaitent la bienvenue aux participants.
La Commissaire fait le point sur la réponse du gouvernement (rapport du Comité ETHI et demande de rencontre avec différents intervenants) et indique que le Commissariat attend toujours le rapport final, notant au passage que l’accès à l’information ne semble pas être une priorité dans les nouvelles lettres de mandat. La Commissaire donne des détails sur les rencontres qui ont eu lieu et celles à venir avec les responsables des ministères et organismes.
2. Approbation du calendrier des activités à venir
Le calendrier des activités à venir a été approuvé par échange de correspondance.
3. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 8 février 2023
Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 8 février 2023 après lui avoir apporté une correction mineure.
Les mesures de suivi sont examinées et approuvées.
Mesure de suivi :
- Publication du compte rendu de la réunion du 8 février 2023 sur le site Web du Commissariat.
4. Suivi du plan d’action de la direction – Présentation par F. Labine
Deux plans d’action de la direction ont été proposés en guise de conclusion, car tous les points en suspens sont maintenant terminés.
- Phase 1 – Évaluation du programme du Commissariat (Greffe)
- Phase II – Évaluation du programme du Commissariat (Enquêtes)
- Ressources humaines – Dossier de dotation de la CFP et exercice de contrôle (l’élaboration de lignes directrices/d’outils pour évaluer le niveau de sécurité/le profil linguistique requis pour un poste est toujours en cours).
- Évaluation des contrôles internes relatifs aux salaires et aux avantages sociaux des employés (principalement la mise en œuvre d’un nouveau système électronique de gestion des congés, même si MesRHGC et Phénix demeurent actifs).
Mesure de suivi :
- Publication des mises à jour finales des deux plans d’action.
5. États financiers – Présentation par S. Lafond
Le directeur principal, Finances, présente les états financiers de fin d’exercice 2022-2023 et les annexes, soulignant le fait que, en raison de la taille et du mandat du Commissariat, 85 % des dépenses sont liées au salaire.
La situation des trop-payés (salaire, ~40 dossiers) est aussi présentée, de même que le plan d’action. Le tout sera géré en collaboration avec SPAC.
Il fait part des points saillants des annexes des états financiers. Le directeur principal explique le rôle de la CCDP dans la gestion financière du Commissariat et explique les processus effectués par la CCDP ainsi que les contrôles en place. La CCDP fournit au Commissariat (et au Comité de vérification) le niveau d’assurance relatif aux contrôles clés. Le personnel du Commissariat a effectué des vérifications supplémentaires, principalement de la composante salaire (trop-payé), et les résultats de ce contrôle sont communiqués aux membres.
La présidente se renseigne au sujet de la dépense liée aux logiciels qui figure dans les états financiers et le directeur principal lui fournit une explication, à savoir que l’élaboration du système de gestion des cas (appelé Intrac), qui était auparavant inscrite sous les travaux en cours, a été inscrite à l’actif (elle est passée à l’étape de la production) durant la période de référence.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n’est requise.
6. Rapport de vérification des états financiers du BVG et plan d’action de la direction
La directrice principale, BVG, présente les points saillants du rapport de vérification des états financiers et du plan d’action de la direction, et explique l’approche adoptée en matière de risque et la gestion de celui-ci. Elle fait des observations sur la gestion du risque relative à Phénix ainsi que sur les essais et le contrôle relatifs aux dépenses salariales, et présente les activités prévues pour la prochaine année. Globalement, la vérification s’est bien passée et le BVG émettra une opinion non modifiée.
7. Présentation du RRM et du CMR – Présentation par B. Terzic
La chef d’équipe présente les points saillants du RRM, qui a déjà été présenté par échange de correspondance, et explique que le CMR sera mis à jour au cours des prochains mois afin de mieux tenir compte du travail du Commissariat d’une manière qui soit utile à la population canadienne et aux parlementaires et qui représente le mieux possible les réalisations et l’efficacité du Commissariat.
Le membre externe se renseigne au sujet des recoupements entre les indicateurs, comme les finances, le nombre de plaintes reçues et le niveau de productivité (plaintes réglées), et suggère que cela pourrait être présenté sur un horizon de 3-4 ans, aux fins de planification.
La Commissaire est d’accord avec l’observation et explique comment cette approche sera utilisée dans la prochaine demande budgétaire ainsi que comment elle est déjà utilisée dans le rapport annuel.
Mesure de suivi :
- Les mises à jour du CMR seront communiquées à la présidente et au membre externe lorsqu’il y aura une version finale.
8. Présentation du PVEAR et du cadre de gestion du risque
La DPF et DPV a présenté le Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) et le cadre de gestion du risque du Commissariat par échange de correspondance, et elle discute des prochaines activités de vérification proposées.
La présidente demande quand auront lieu les vérifications de la TI et la DPF donne des explications sur les recoupements entre les différents éléments du plan de vérification.
9. Présentation de la DPV
La DPF et DPV fait le point sur la vérification.
Mesure de suivi :
- La DPV amorcera l’auto-évaluation du CVE dans la nouvelle année.
10. Services corporatifs
La DPF et DPV fait le point sur les activités récentes du secteur, y compris les activités de RH à l’appui du programme.
11. Le point sur les Enquêtes
La sous-commissaire intérimaire fait le point sur les changements à venir dans le secteur en vue de stabiliser l’équipe de direction et de préparer l’arrivée des enquêteurs nouvellement embauchés.
Le plan du secteur est harmonisé au Plan stratégique du Commissariat et il s’appuie sur les principes directeurs qui sont en place depuis quelques années. Ceux-ci ont été récemment mis à jour afin de tenir compte de la nouvelle capacité opérationnelle d’assurer le suivi des dossiers tout au long du processus, ce qui permet de bien comprendre l’efficacité à chaque étape du processus.
Elle discute également des publications récentes qui aident les institutions et les parties plaignantes à comprendre les décisions et à mieux se positionner.
Elle fait aussi un survol de l’inventaire, de sa composition et de son évolution, de même que des stratégies de la direction pour le réduire au maximum.
Enfin, elle fait le point sur l’évaluation du programme des Enquêtes et parle des consultations à venir avec les parties plaignantes, qui seront effectuées par un fournisseur de service externe indépendant afin d’assurer l’objectivité des résultats.
La présidente se renseigne au sujet des types de plaintes que le Commissariat reçoit. La Commissaire fournit des explications et des observations sur les plaintes qui peuvent être déposées auprès du Commissariat, ainsi que sur les tendances récentes, comme IRCC, qui met essentiellement en lumière les éléments manquants dans l’infrastructure, par exemple des portails où l’information est facilement accessible.
12. Le point sur les Services juridiques
Rien à signaler.
La Commissaire profite de l’occasion pour fournir des détails sur le pouvoir de rendre des ordonnances et le fait que les Services juridiques devront dorénavant représenter le Commissariat devant les tribunaux plus fréquemment.
13. Le point sur les Affaires publiques
Le directeur principal fait le point sur les événements récents, à savoir les travaux et le rapport final du Comité ETHI, et souligne les éléments relatifs au mécanisme de financement indépendant.
Il souligne les événements à venir comme la Semaine du droit à l’information, l’ACAP, la conférence des Philippines, la conférence des enquêteurs, etc., et parle de la couverture médiatique accrue de l’accès à l’information ces derniers temps.
Enfin, il présente quelques points saillants du travail des Communications, des services de traduction et de l’unité d’AIPRP.
La présidente se renseigne sur ATIP Express et le système de gestion de contenu Web, et le directeur principal donne des explications.
Séance à huis clos
La Commissaire, la présidente et les deux membres externes tiennent une courte discussion à huis clos.
Prochaine réunion
La prochaine réunion est prévue le 23 novembre 2023.