7 juin 2023
Compte rendu de la réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)
Le 7 juin 2023
De 9 h 30 à 10 h 30
Réunion hybride
Réunion Microsoft Teams
Membres :
Janine Sherman, membre externe (présidente)
André Grondines, membre externe
Caroline Maynard, Commissaire à l’information
Secrétaire du Comité :
Bojana Terzic, chef d’équipe, Planification stratégique, Politiques et Évaluation de programme et audit
Participants habituels :
France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)
Comité de la haute direction :
Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
Invités :
Catherine Lapalme, directrice principale, Bureau du vérificateur général du Canada
Sébastien Lafond, directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, et adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)
Résumé de la réunion
Approbation du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la réunion du 8 février 2023.
Présentation officielle des membres permanents à la présidente, Mme Janine Sherman, et approbation des mises à jour apportées au calendrier des activités à venir.
Présentation des contrôles clés du Commissariat pour les dépenses salariales dans un environnement modifié (durant la grève).
Présentation de la situation financière du Commissariat à la fin de 2022-2023 et au début de 2023-2024.
Présentation des points saillants des initiatives et activités à venir au Commissariat.
1. Accueil et mot d’ouverture
La présidente et la Commissaire souhaitent la bienvenue aux participants.
La Commissaire présente la présidente au Comité, lui souhaite la bienvenue et souligne la vaste expérience de la présidente ainsi que sa compréhension des mécanismes des activités du gouvernement.
2. Approbation du calendrier des activités à venir
Les membres approuvent le calendrier des activités à venir.
3. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 8 février 2023
Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 8 février 2023 avec des corrections mineures.
Les mesures de suivi sont examinées et approuvées.
Mesure de suivi :
- Publication du compte rendu de la réunion du 8 février 2023 sur le site Web du Commissariat.
4. Suivi du plan d’action de la direction (incidence de la grève) – Présentation par S. Lafond
Le directeur principal, Finances, présente les contrôles clés renforcés concernant les opérations de paye. Le processus a été revu durant la récente grève de l’AFPC afin d’assurer la conformité aux normes et processus opérationnels liés à la paye.
Le membre externe félicite le Commissariat pour cette pratique et pose quelques questions concernant la paye durant les scénarios de grève. Le directeur principal, Finances, répond et explique l’incidence sur le Commissariat.
La présidente demande des renseignements au sujet de l’entrée de données et de l’interconnectivité des systèmes de gestion des RH (MesRHGC et Phénix) et le directeur principal, Finances, et la dirigeante principale des finances expliquent les opérations en détail, en soulignant les avantages pour le Commissariat de ne pas avoir recours aux services de Miramichi (services internes au lieu de services communs), les opérations de RH et le contrôle direct sur le traitement de ce type d’opérations dans les deux systèmes.
Mesure de suivi :
- Aucune
5. Situation financière et stratégies – Présentation par S. Lafond
Le directeur principal, Finances, présente la situation financière à la fin de l’exercice 2022-2023 et le réalignement des ressources en 2023-2024.
Il fournit des détails sur les dépenses prévues et souligne les principaux processus de dotation et les investissements majeurs en TI.
Le membre externe demande des renseignements sur les processus de dotation prévus ainsi que sur le taux de roulement et les stratégies d’embauche. Le directeur principal, Finances, et la dirigeante principale des finances et sous-commissaire, Enquêtes, expliquent les stratégies de RH du Commissariat plus en détail.
Le membre externe a également demandé des renseignements sur les délais de mise en œuvre des investissements majeurs en TI et des fonds pour imprévus. Le directeur principal, Finances, et la dirigeante principale des finances donnent des détails et soulignent les plans et phases ainsi que le recours aux ressources internes. Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques, fait part de son point de vue sur la gestion des imprévus en ce qui a trait aux litiges.
Le directeur principal, Finances, présente les initiatives stratégiques clés à venir et les prochaines étapes : mécanisme de financement indépendant pour les agents du Parlement, examen du fardeau lié à la reddition de compte et demande de financement temporaire pour éliminer l’initiative pluriannuelle de réduction de l’arriéré.
Les membres appuient ces initiatives clés.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n’est requise.
Séance à huis clos
La Commissaire, la présidente et les deux membres externes tiennent une courte discussion à huis clos.
Prochaine réunion
La prochaine réunion est prévue le 20 septembre 2023.