8 février 2023
Compte rendu de la réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)
Le 8 février 2023
De 9 h 30 à 12 h
Réunion hybride
En personne et Microsoft Teams
Membres :
Graham Fraser, membre externe (président)
Janine Sherman, membre externe (future présidente)
André Grondines, membre externe
Caroline Maynard, Commissaire à l’information
Secrétaire du Comité :
Bojana Terzic, chef d’équipe, Planification stratégique, Politiques et Évaluation de programme et audit
Participants habituels :
France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)
Comité de la haute direction :
Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
Invités :
Catherine Lapalme, directrice principale, Bureau du vérificateur général du Canada
Sébastien Lafond, directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, et adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)
James Ellard, directeur principal, Affaires publiques
Phil Carr, évaluateur, Samson et Associés
Résumé de la réunion
Approbation du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la réunion du 17 novembre 2022
Présentation de la future présidente, Mme Janine Sherman
Présentation des conclusions de l’évaluation du programme des Enquêtes (phase II) et du plan d’action de la direction
Dépôt du rapport annuel du CVÉ par le président, M. Fraser
Présentation du RCV par le BVG
Le point sur les secteurs, y compris la direction dont relèvent les Affaires parlementaires
1. Accueil et mot d’ouverture
Le président et la Commissaire souhaitent la bienvenue aux participants.
Le président mentionne que l’année à venir apportera d’autres changements dans la façon de travailler, alors que le Commissariat (et le gouvernement dans son ensemble) passera à un mode de travail hybride.
La Commissaire félicite les membres du personnel pour la résilience et la souplesse dont ils ont fait preuve au cours de cette période.
2. Présentation de la future présidente et approbation du calendrier des activités à venir
Le président souhaite la bienvenue à Mme Sherman, la nouvelle présidente du CVE.
Les membres approuvent le calendrier des activités à venir.
3. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 17 novembre 2022
Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 17 novembre 2022.
Les mesures de suivi sont examinées et approuvées.
Mesure de suivi :
- Publication du compte rendu de la réunion du 17 novembre 2022 sur le site Web du Commissariat.
4. Rapport d’évaluation de la phase II, Enquêtes – présentation par P. Carr
- Présentation de haut niveau des conclusions de la phase II de l’évaluation du programme.
- Dans l’ensemble, les conclusions de l’évaluation sont positives et celle-ci a confirmé que les spécialistes fonctionnels, dans les organisations ainsi qu’au Commissariat, sont les vrais experts en la matière du domaine.
- On recommande que l’information procédurale à la disposition des institutions soit renforcée, de même que la collaboration avec les spécialistes de l’AIPRP et les contacts fréquents.
- Le membre externe demande si les échéances indiquées dans le plan d’action de la direction pour la mise en œuvre les recommandations sont atteignables.
- Mme Michaud répond qu’il y a des travaux en cours qui serviront de base à l’atteinte de ces objectifs.
- Elle réaffirme le dévouement de son équipe. Le membre externe la félicite l’équipe pour son dévouement.
- Le plan d’action de la direction est également présenté par la direction du Commissariat.
- La Commissaire accepte le plan proposé, explique que la phase II de l’évaluation portait sur les spécialistes (Commissariat et institutions) du processus, et donne de l’information supplémentaire sur les consultations prévues auprès des parties plaignantes. Il s’agira d’une initiative distincte, dans le cadre de laquelle l’information rendue publique sera intégrée aux mécanismes de rétroaction afin d’assurer la continuité de la réception de rétroaction de la part des parties plaignantes et appuyer la phase II du plan d’action en matière d’accessibilité du Commissariat.
Mesures de suivi :
- Publication du rapport d’évaluation sur le site Web du Commissariat.
- Publication du plan d’action de la direction sur le site Web du Commissariat et ajout d’un nouveau point permanent au calendrier des activités à venir du CVE.
5. BVG, recommandation et plan d’action – présentation par C. Lapalme
C. Lapalme présente le plan du RCV du prochain exercice financier et souligne le fait que celui-ci porte encore sur Phénix, les immobilisations de plus de 2,5 k$ (mise hors service) et les contrôles en matière de TI.
Elle fait le point sur le BVG, y compris les changements dans les nouvelles règles de comptabilité qui ont une incidence surtout sur l’approvisionnement en biens, et donc pas une incidence importante sur le Commissariat.
M. Grondines, membre externe, demande quels sont les principaux risques, vu que 75 % des dépenses du Commissariat sont liées au salaire.
M. Fraser, président du CVE, demande pourquoi la vérification a pris plus de temps que ce qu’on estimait au départ.
Le BVG confirme que davantage de discussions étaient nécessaires pour se familiariser avec le nouveau portefeuille et que cela a contribué au nombre d’heures supplémentaires consacrées à la vérification (729 heures). De son point de vue, Phénix (lié au salaire), la cybersécurité, la gestion des biens (l’achat en masse) et les anomalies trouvées sont les principaux secteurs de risque.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n’est requise.
6. Le point sur les finances et les Services corporatifs – Présentation par S. Lafond et F. Labine
S. Lafond présente les prévisions financières de fin d’exercice. Le président félicite le Commissariat pour les résultats obtenus.
Le membre externe se renseigne au sujet de l’état de la demande de financement supplémentaire.
La Commissaire exprime sa déception face au manque de soutien à l’égard de l’obtention de financement de la part du gouvernement, et explique l’importance de chercher d’autres méthodes de financement et de nouveaux modèles de responsabilité.
Le membre externe s’interroge à savoir si la demande était pour des ressources humaines ou pour le plan d’investissement du Commissariat (c.-à-d. gestion de l’information et technologie de l’information), et la Commissaire fournit de l’information supplémentaire (c.-à-d. environ 2 M$ pour la GI/TI et 4 M$ de plus pour augmenter l’exécution directe des programmes des Services juridiques et des Enquêtes).
Le membre externe s’informe au sujet des nouvelles obligations en matière de protection des renseignements personnels et la Commissaire explique en quoi celles-ci touchent principalement le commissaire à protection de la vie privée.
J. Sherman se renseigne sur l’aspect historique des pouvoirs législatifs accordés à la Commissaire (projet de loi C-58), et cette dernière explique que le Commissariat n’a pas été consulté au préalable et qu’il n’a pas reçu les fonds nécessaires pour mettre en œuvre les pleins pouvoirs découlant de l’adoption du projet de loi, comme la publication des comptes rendus.
La sous-commissaire, Services corporatifs, explique que sa présentation, exceptionnellement, comprend le rapport annuel du CVE et le rapport de la DPV pour la période du 1er avril 2021 au 31 décembre 2022, et elle donne l’occasion à M. Fraser de terminer son mandat de président en déposant ce rapport ainsi que le rapport de la DPV qui l’accompagne.
La DPV donne un aperçu du Secteur des services corporatifs et mentionne certains des changements récents qui y ont été apportés, y compris l’arrivée d’Ann Mousseau, la directrice des RH, qui occupe maintenant la fonction de dirigeante principale des RH.
Elle présente les points saillants du plan d’investissement en GI/TI ainsi que l’approche qui sera adoptée relativement aux pressions financières et à la gestion du risque, et indique qu’elle examinera le calendrier des activités à venir du CVE.
M. Fraser présente le rapport annuel du CVE et fait part de ses réflexions sur son rôle au cours des trois dernières années, soulignant qu’il est impressionné par la manière dont le Commissariat a relevé les défis sans précédent causés par la pandémie. Il exprime également sa gratitude au membre externe et le remercie de son apport précieux au travail du CVE.
Les membres du comité remercient M. Fraser pour son leadership stratégique et la DPV conclut sa présentation en ajoutant qu’avec le nouveau cadre de risque, le Commissariat entame le nouveau cycle de Plan d’évaluation axé sur les risques.
Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n’est requise.
7. Le point sur les Enquêtes – présentation par L. Michaud
La sous-commissaire fait le point sur les résultats de l’équipe relativement aux priorités de 2022-2023 jusqu’à présent, soit la fermeture de dossiers d’enquête, la gestion de l’inventaire, la mise en œuvre des modifications législatives, l’optimisation des opérations et les statistiques actuelles sur les plaintes enregistrées et dont le dossier est fermé.
Le président se renseigne au sujet de l’incidence sur la productivité du retour au bureau par rapport au mode hybride et au travail à domicile. La sous-commissaire explique que son personnel s’est très bien adapté au travail à domicile et que la productivité a augmenté durant cette période, malgré les changements présentés par la transition. Elle conclut en disant que l’évaluation du rendement est bien établie pour son secteur et que tant la qualité que la quantité du travail se sont améliorées durant cette période.
Le président demande si le retour au bureau aurait des répercussions négatives et la Commissaire explique que selon les constatations préliminaires, pour certaines fonctions au sein de l’organisation, le travail à domicile est préférable, en raison du besoin de ne pas être interrompu et de se concentrer sur les dossiers. D’autres analyses seront effectuées avant de prendre une décision finale concernant la meilleure option en ce qui a trait au travail hybride.
Les membres examinent les renseignements fournis et en discutent.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n’est requise.
8. Le point sur les Services juridiques – présentation par G. Grondin
Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques, remercie M. Fraser pour ses idées et ses conseils, et fait le point sur les activités des Services juridiques. Il ajoute de l’information sur la manière dont ceux-ci sont intégrés au processus d’enquête, au Commissariat, ainsi que sur la collaboration avec les Services corporatifs.
Les membres examinent les renseignements fournis et en discutent.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n’est requise.
9. Le point sur les activités parlementaires et les communications – présentation par J. Ellard
Le directeur principal donne un aperçu de la direction et parle des différentes fonctions remplies par l’équipe.
Il fait le point sur des activités comme les engagements de la Commissaire, les communications internes, les rapports déposés, les services de traduction et l’AIPRP. Il fait aussi le point sur l’équipe des Communications et explique comment l’équipe chargée des enquêtes joue un rôle central dans l’élaboration du contenu du site Web externe.
Enfin, le directeur principal fait un survol des activités de l’équipe de l’AIPRP, qui s’efforce de respecter les normes de pratique les plus élevées et de donner l’exemple.
Le président félicite l’unité pour son travail et souligne la réponse à la série d’articles publiés récemment par le Globe and Mail sur l’état du système d’accès à l’information. Il conclut que la Commissaire et le Commissariat ont préservé la réputation des experts et des autorités du domaine lors de la parution de ces articles et il félicite de nouveau l’équipe des Communications.
Les membres examinent les renseignements fournis et en discutent.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n’est requise.
Séance à huis clos
La Commissaire, le président et les deux membres externes tiennent une courte discussion à huis clos.
Prochaine réunion
La prochaine réunion est prévue le 7 juin 2023.