Évaluation des contrôles internes se rapportant aux salaires et aux avantages sociaux

Mai 2021

Rapport présenté au

Commissariat à l’information –
Direction des finances, de l’approvisionnement, de l’administration et de la sécurité

Table des matières

• 1. Contexte
• 2. Objectif et portée du mandat
• 3. Approche et méthodologie
• 4. Observations et recommandations
  • 4.1 Phase d’activités précédant la paye
    • 4.1.1 Interventions de paye liées à une mesure de dotation
    • 4.1.2 Interventions de paye par la Rémunération
    • 4.1.3 Transfert électronique du dossier de paye de l’employé
  • 4.2 Phase d’activités de la paye
    • 4.2.1 Rapprochement de la paye et des feuilles de temps
    • 4.2.2 Examen pendant le cycle et approbation en vertu de l’article 33
    • 4.2.3 Examen hors cycle et approbation en vertu de l’article 33
  • 4.3 Phase d’activités suivant la paye
    • 4.3.1 Rapprochement de la paye toutes les deux semaines
    • 4.3.2 Processus de paye dans le système financier
    • 4.3.3 Examen du processus d’approbation en vertu de l’article 34 à la suite des activités suivant la paye
    • 4.3.4 Détachements d’entrée
• Annexe A  : Sommaire des constatations clés

1. Contexte

En tant qu’agente du Parlement, la Commissaire à l’information est responsable à elle seule de la conformité du Commissariat à l’information du Canada à la Politique de gestion financière du Conseil du Trésor ainsi qu’aux instruments connexes. Elle est également tenue de prendre des mesures à l’égard de tout cas de non-conformité. Ainsi, la direction entend continuellement améliorer son système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière, notamment en exerçant une surveillance continue de manière à ce que les contrôles clés répondent aux attentes de la direction et des intervenants, et atténuent de façon appropriée les risques connexes.

2. Objectif et portée du mandat

L’évaluation avait pour objet de garantir l’existence de contrôles de la paye adéquats au Commissariat et leur bon fonctionnement de manière à établir l’intégrité des opérations de paye, y compris celles relatives aux congés et aux heures supplémentaires.

L’évaluation portait sur la pertinence et l’efficacité du cadre de gestion actuel, qui appuie les activités et les opérations ayant trait à la paye, aux congés et aux heures supplémentaires, ainsi que le respect des politiques et règlements pertinents. La portée de l’évaluation visait divers types d’opérations de paye d’employés et deux périodes de paye complètes sélectionnées au cours de la période du 1^er avril 2020 au 31 mars 2021.

Les travaux ont été effectués à distance afin de respecter les procédures mises en œuvre par le Commissariat pour faire face aux risques sanitaires liés à la pandémie de COVID-19.

3. Approche et méthodologie

Approche

L’approche que nous avons adoptée pour cette évaluation consistait à travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire des Finances et les autres membres du personnel identifiés au cours de l’examen. Nous avons communiqué avec le gestionnaire en question dans le but d’avoir accès aux dossiers pertinents du Commissariat, de fournir des rapports d’étape et de régler les problèmes au fur et à mesure qu’ils surgissaient. Des processus détaillés ont été élaborés et fournis par le gestionnaire pour servir de base aux travaux entrepris.

Méthodologie

Notre examen visait à déterminer et à évaluer les contrôles de la paye actuels de manière à établir l’intégrité des opérations de paye, y compris celles relatives aux congés et autres opérations hors cycle. Les principaux contrôles à évaluer étaient ainsi définis :

Article 32 : Pouvoir d’engager des dépenses

• Effectuer la vérification des opérations de paye par rapport au pouvoir d’engager des dépenses.
• Imputer les dépenses liées à la paye au crédit pertinent.

Article 34 : Pouvoir d’attestation

• Autoriser l’opération avant d’effectuer le paiement.
• Valider le paiement après l’avoir effectué.

Article 33 : Pouvoir de payer

• Procéder à une assurance de la qualité des données de paye avant d’effectuer le paiement.
• Procéder à une assurance de la qualité des données de paye après avoir effectué le paiement.
• Procéder périodiquement à une assurance de la qualité en effectuant des vérifications après paiement.

Après avoir consulté le gestionnaire, les types d’opérations énumérés ci-dessous ont été sélectionnés et vérifiés afin d’établir si les contrôles financiers actuels suffisent à faire face au niveau de risque associé à chaque type d’intervention de paye :

1. Retour d’un congé de maternité
2. Paye normale sans aucun changement
3. Promotion
4. Rémunération d’intérim
5. Nouvelle embauche – d’un autre ministère ou organisme
6. Réembauche – occasionnel
7. Nouvelle embauche – occasionnel
8. Détachement d’entrée
9. Paiement des congés accumulés – employé à la retraite
10. Paiement des congés accumulés – employé actif

En plus des opérations susmentionnées, nous avons examiné deux périodes de paye afin d’évaluer les contrôles financiers actuels relativement aux articles 33 et 34 pour la totalité de la paye des périodes suivantes :

1. P000108 – période de paye s’échelonnant du 20 août au 2 septembre 2020
2. P000169 – période de paye s’échelonnant du 26 novembre au 9 décembre 2020

4. Observations et recommandations

4.1 Phase d’activités précédant la paye

4.1.1    Interventions de paye liées à une mesure de dotation  

Objectif du contrôle. Les interventions de paye liées à une mesure de dotation doivent être étayées par des documents afin que seuls les fonds approuvés en vertu de l’Instrument de délégation de pouvoirs financiers soient engagés suivant l’article 32. Cette méthode veille aussi à ce que les interventions de paye liées à une mesure de dotation soient attestées par la personne ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 34. Le défaut de mettre en œuvre ces contrôles peut accroître le risque de collusion, de versement de paiements inappropriés et/ou de retard dans le versement de paiements légitimes au personnel.

Contrôle désigné. Le gestionnaire du centre de responsabilité doit documenter les mesures de dotation sur le formulaire Demande d’intervention en ressources humaines ou sur tout autre formulaire pertinent, puis soumettre le formulaire rempli aux Ressources humaines (RH) et aux Finances pour assurer la validation et la mise à jour des prévisions salariales. Une fois que la personne ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 32 appose sa signature en guise d’approbation et que le processus de dotation est terminé, la personne ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 34 doit signer la lettre d’offre ou tout autre document approprié, qui est ensuite transmis à l’agent de liaison en RH pour être traité dans les systèmes Mes Ressources humaines du gouvernement du Canada (MesRHGC) et Phénix.

Les personnes aux RH et aux Finances qui interviennent dans cette partie du processus doivent confirmer l’achèvement de leur tâche en signant la liste de vérification des contrôles internes.

Observations

La première étape que doit entreprendre la personne responsable de l’approbation en vertu de l’article 34 (habituellement le gestionnaire du centre de responsabilité) consiste à documenter les interventions de paye liées à une mesure de dotation. Les formulaires examinés, lesquels étayaient les interventions de paye, étaient les suivants : le formulaire Demande d’intervention en ressources humaines, la lettre d’offre, le formulaire d’arrivée, le formulaire Demande de congé et rapport d’absence, et le formulaire Entente d’affectation ou de détachement.

Dans l’ensemble, nous avons constaté que les formulaires nécessaires pour étayer les interventions de paye sont utilisés correctement dans les pratiques courantes des RH, comme l’embauche d’employés, la promotion à un nouveau poste, l’affectation à un poste occupé par intérim et le transfert de personnel dans le cadre d’une entente de détachement avec un autre ministère ou organisme. Nous avons toutefois remarqué que des opérations inhabituelles, telles que le paiement de congés accumulés au moment où un employé prend sa retraite et le retour d’un congé parental, ne sont pas étayées par un document officiel démontrant l’approbation de la personne ayant le pouvoir délégué. Le recours à un document officiel des RH permettra de veiller à ce que toutes les interventions de paye aient été attestées par la personne ayant le pouvoir délégué approprié.

Recommandation n^o1 : Il est recommandé que les RH et la Rémunération veillent à ce que toutes les interventions de paye soient étayées par un document attesté par la personne ayant le pouvoir délégué approprié.

Le Commissariat a mis au point une liste de vérification des contrôles internes pour documenter les interventions de paye liées à une mesure de dotation. Cette liste de vérification prévoit une attestation à différents niveaux par les personnes ayant des pouvoirs délégués, où chaque personne concernée confirme l’achèvement d’étapes précises de la phase d’activités précédant la paye. Les étapes figurant sur la liste de vérification sont les suivantes :

• la saisie de données dans MesRHGC par le représentant des RH;
• la saisie de données dans Phénix par le représentant des RH;
• des mises à jour sur les prévisions salariales dans le système financier par le représentant des Finances;
• l’approbation de l’intervention de paye dans Phénix suivant l’article 33 par le représentant des Finances;
• la vérification de l’information sans intervention de la part du représentant des Finances;
• l’ajout de la documentation au dossier de l’employé par le représentant de la Gestion de l’information;
• le contrôle de la qualité du processus de vérification de l’intervention dans son ensemble par le représentant de l’assurance de la qualité des RH.

La liste de vérification mise en œuvre à l’appui des interventions de paye liées à une mesure de dotation est exhaustive et permet de relever les contrôles en place pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité des données liées à la paye dans les systèmes. Nous avons toutefois remarqué que cette liste de vérification n’est pas utilisée pour appuyer certains types d’interventions de paye. Par exemple, en ce moment, il n’existe aucune liste de vérification pour corroborer des activités telles que les retours de congé de maternité, l’embauche et la réembauche d’employés occasionnels et les détachements de ressources d’autres ministères et organismes. Le recours à la liste de vérification pour tous les types d’opérations liées à la paye favorisera l’intégrité de l’information et la pertinence du processus d’approbation.

Recommandation n^o2 : Il est recommandé que les RH veillent à ce toutes les interventions de paye soient corroborées par une liste de vérification des contrôles internes afin de favoriser l’intégrité de l’information et la pertinence du processus d’approbation.

4.1.2    Interventions de paye par la Rémunération

Objectif du contrôle. L‘agent de liaison en RH/rémunération utilise l’information indiquée dans les interventions de paye approuvées et documentées pour configurer les données relatives à la paye dans MesRHGC et Phénix. Il convient d’examiner les données pour en assurer leur exactitude et leur exhaustivité, car elles seront utilisées pour effectuer les paiements aux employés et mettre à jour les prévisions salariales dans le système financier GX. Le défaut de valider la saisie des données peut accroître la probabilité que des paiements au montant erroné soient versés à la mauvaise personne ou qu’un paiement soit manqué, versé deux fois ou indûment retardé. Il peut également accroître le risque de dépenses excédentaires du fait de fournir des données trompeuses à la personne ayant le pouvoir délégué, laquelle s’appuie sur les prévisions salariales afin d’approuver la paye en vertu de l’article 33.

Contrôle désigné. L’agent de liaison en RH reçoit la lettre d’offre ou tout autre document pertinent et utilise l’information qui s’y trouve pour exécuter les étapes supplémentaires dans les interventions de paye liées à une mesure de dotation, comme la remise de documents aux nouveaux employés, la saisie de données pertinentes dans MesRHGC et Phénix ainsi que le suivi des changements dans les systèmes pour en assurer l’exactitude et l’exhaustivité. Une fois que les données ont été vérifiées par un pair, elles sont transmises aux Finances pour une validation supplémentaire et une mise à jour des prévisions salariales dans le système financier GX.

Les personnes aux RH et aux Finances qui interviennent dans cette partie du processus doivent confirmer l’achèvement de leur tâche en signant la liste de vérification des contrôles internes.

Observations

Grâce à notre examen de divers types d’opérations, nous avons constaté que l’information figurant sur les documents à l’appui des interventions de paye était correctement saisie dans MesRHGC et Phénix et que les paiements versés aux employés étaient exacts et complets. De plus, les interventions de paye effectuées par le personnel étaient inscrites sur la liste de vérification des contrôles internes et signées par les personnes qui avaient effectué les tâches.

4.1.3    Transfert électronique du dossier de paye de l’employé

Objectif du contrôle. Lorsque le Commissariat embauche un employé d’un autre ministère ou organisme, les données actuelles liées à la paye seront transférées électroniquement au Commissariat selon l’une des situations ci-dessous.  

• Si l’autre ministère ou organisme est desservi par le Centre de paye, le Commissariat peut transférer les renseignements sur l’employé depuis la liste de paye de l’autre ministère ou organisme à sa propre liste de paye, à l’aide d’un ordinateur fourni par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). L’agent de rémunération valide et vérifie ensuite les interventions de paye, calcule les changements à la paye, saisit les interventions de paye dans MesRHGC et Phénix, puis surveille les résultats dans Phénix pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude.  

• Si l’autre ministère ou organisme n’est pas desservi par le Centre de paye, l’agent de rémunération doit communiquer avec l’autre ministère ou organisme et fournir une copie de la lettre d’offre à l’appui de la demande de transfert des données relatives à la paye. Une fois que l’autre ministère ou organisme est prêt à transférer les données, l’agent de rémunération accepte le transfert dans la liste de paye du Commissariat, valide et vérifie les interventions de paye, calcule les changements à la paye, saisit les interventions de paye dans MesRHGC et Phénix, puis surveille les résultats dans Phénix pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude. 

Contrôle désigné. Le Commissariat dispose d’un ordinateur dédié de SPAC pour faciliter le transfert des données lorsque cela est possible et réduire le risque d’erreurs de saisie. À la réception du dossier, les RH valident les données salariales, saisissent les changements à la paye dans MesRHGC et Phénix, et s’assurent de l’exactitude et de l’exhaustivité des données. Une fois que le dossier a été créé, l’information est validée par les Finances qui, par la suite, mettent à jour les prévisions salariales dans le système financier GX.

Les personnes aux RH et aux Finances qui interviennent dans cette partie du processus doivent confirmer l’achèvement de leur tâche en signant la liste de vérification des contrôles internes.  

Observations

Au moment d’embaucher un employé déjà au service du gouvernement fédéral, le Commissariat demande le dossier à l’autre ministère ou organisme et l’utilise pour mettre à jour ses propres systèmes. La validation de l’information transférée est assujettie à la liste de vérification des contrôles internes afin d’en assurer l’exactitude et l’exhaustivité.

4.2 Phase d’activités de la paye

4.2.1    Rapprochement de la paye et des feuilles de temps

Objectif du contrôle. L’emploi occasionnel est une option de ressourcement offerte aux administrateurs généraux pour répondre à des besoins opérationnels à court terme, imprévus ou urgents. Les employés occasionnels sont embauchés pour une période déterminée ne dépassant pas 90 jours par année civile et pour un nombre maximal d’heures par semaine. Comme ils sont rémunérés sur une base horaire, le suivi des heures est indispensable pour s’assurer que les paiements sont versés au bon montant et que les dépenses salariales saisies dans le système financier GX sont exactes. Le fait de ne pas valider les feuilles de temps peut accroître la probabilité que des paiements au montant erroné soient versés à la mauvaise personne ou qu’un paiement soit manqué, versé deux fois ou indûment retardé. Il peut également accroître le risque de dépenses excédentaires du fait de fournir des données trompeuses à la personne ayant le pouvoir délégué, laquelle s’appuie sur les prévisions salariales afin d’approuver la paye en vertu de l’article 33. 

Contrôle désigné. Le Commissariat a établi un processus pour corroborer le paiement des employés occasionnels. Les RH configurent les données de paye pour l’employé occasionnel dans MesRHGC et Phénix comme une paye périodique en fonction du nombre maximum d’heures approuvées. Chaque période de paye, elles valident le nombre réel d’heures travaillées à l’aide des feuilles de temps soumises toutes les deux semaines par les employés occasionnels. Tout écart entre les heures réelles et les heures prévues est corrigé et inscrit dans Phénix afin de veiller à ce que la paye versée à l’employé soit fondée sur les heures réelles travaillées. Les Finances valident les données dans le système avant d’autoriser le paiement en vertu de l’article 33.   

Les personnes aux RH et aux Finances qui interviennent dans cette partie du processus doivent confirmer l’achèvement de leur tâche en signant la liste de vérification des contrôles internes.  

Observations

Nous avons examiné les feuilles de temps des employés occasionnels et le rapprochement des heures réelles travaillées et des heures payées pendant les périodes de paye visées. Bien que nous ayons constaté que les paiements versés aux employés étaient exacts et complets, nous avons remarqué que le processus est lourd et que la validation des feuilles de temps dans le cadre du processus de paye n’est pas documentée à l’aide d’une liste de vérification des contrôles internes, ce qui constituerait une piste de vérification appropriée pour le processus d’approbation. 

Nous avons été informés que Phénix offre aux employés occasionnels la possibilité de soumettre leurs feuilles de temps directement dans le système par voie électronique. Si les feuilles de temps étaient conservées dans Phénix, les données résultantes dans le système pourraient être utilisées par les RH pour valider le nombre d’heures du contrat, par le gestionnaire pour approuver les heures en vertu de l’article 34 et par les Finances pour approbation en vertu de l’article 33. Ainsi, le processus serait plus efficace, et le risque d’erreurs serait atténué puisque les interventions manuelles seraient réduites au minimum. 

Recommandation n^o 3 : Il est recommandé que les RH mettent en application les feuilles de temps électroniques dans Phénix afin de renforcer l’efficacité du processus de paye se rapportant aux employés occasionnels et de réduire le risque d’erreurs. En attendant la mise en application des feuilles de temps électroniques, il est également recommandé que l’agent de rémunération remplisse une liste de vérification des contrôles internes chaque fois qu’il reçoit des feuilles de temps afin de disposer d’une piste de vérification appropriée attestant que le travail a été effectué.

4.2.2    Examen pendant le cycle et approbation en vertu de l’article 33

Objectif du contrôle. L’examen et la validation des données relatives à la paye pendant le cycle sont des éléments essentiels des contrôles requis pour veiller à ce que les montants de paye reposent sur des données exactes et complètes. Ils assurent également que les montants de paye sont correctement versés au bon employé. En l’absence de ces contrôles, il existe des risques que les calculs relatifs à la paye soient incorrects, que les paiements aux employés soient inexacts ou ne soient pas versés et que les prévisions salariales soient erronées, ce qui entraînerait l’approbation d’un paiement fondé sur des données inexactes par la personne ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 33. 

Contrôle désigné. Le Commissariat a mis en place un processus pour corroborer l’examen des paiements effectués pendant le cycle afin d’assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le versement en temps opportun des montants de paye aux employés. La personne aux Finances ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 prend une série de mesures qui corroborent la décision d’approuver le paiement, notamment l’examen des opérations en cours et des documents à l’appui; la comparaison du paiement avec les prévisions salariales dans le système financier GX et l’analyse des écarts; la mise à jour des prévisions salariales; la comparaison des renseignements individuels sur la paye avec la période de paye précédente afin de repérer et d’expliquer les écarts; la confirmation de la paye pour tous les employés; la confirmation du caractère raisonnable des montants de paye; l’examen des feuilles de temps présentées par les employés occasionnels et les étudiants.  

Les personnes aux RH et aux Finances qui interviennent dans cette partie du processus doivent confirmer l’achèvement de leur tâche en signant la liste de vérification des contrôles internes.

Observations

Le Commissariat a mis au point des outils efficaces à l’aide d’Excel pour examiner les paiements effectués pendant le cycle et assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le versement en temps opportun des paiements aux employés. Les feuilles de calcul Excel sont mises à jour au besoin et corroborent les paiements versés aux employés. Pour confirmer les paiements effectués pendant le cycle en vertu de l’article 33, les feuilles de calcul contiennent une saisie d’écran des données extraites de l’onglet « Confirmation de la paye en cycle » du système de paye.

Le travail effectué par les Finances pour appuyer le versement des paiements aux employés est bien documenté dans les feuilles de calcul préparées pour chaque période de paye. Cependant, il n’y a actuellement aucune indication quant à la personne qui effectue le travail et approuve le versement des paiements, car les saisies d’écran qui figurent sur les feuilles de calcul ne fournissent pas cette information. La mise en œuvre d’une liste de vérification précise des contrôles internes à l’appui du processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués pendant le cycle fournirait de tels renseignements et constituerait une piste de vérification appropriée pour les contrôles actuels.

Recommandation n^o 4 : Il est recommandé aux Finances de mettre au point une liste de vérification des contrôles internes afin d’appuyer le processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués pendant le cycle.

4.2.3    Examen hors cycle et approbation en vertu de l’article 33

Objectif du contrôle. L’examen et la validation des données relatives à la paye hors cycle sont des éléments essentiels des contrôles requis pour veiller à ce que les montants de paye hors cycle reposent sur des données exactes et complètes. Ils assurent également que les montants de paye sont correctement versés au bon employé. En l’absence de ces contrôles, il existe des risques que les montants de paye hors cycle soient incorrects, que les paiements aux employés soient inexacts ou ne soient pas versés et que les prévisions salariales soient erronées, ce qui entraînerait l’approbation d’un paiement fondé sur des données inexactes par la personne ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 33.

Contrôle désigné. Le Commissariat a mis en place un processus pour appuyer l’examen des paiements effectués hors cycle afin d’assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le versement en temps opportun des paiements aux employés. La personne aux Finances ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 prend une série de mesures qui corroborent la décision d’approuver le paiement, notamment l’examen des opérations en cours et des documents à l’appui; la comparaison du paiement avec les prévisions salariales dans le système financier GX et l’analyse des écarts; la mise à jour des prévisions salariales; la comparaison des paiements individuels hors cycle avec la période de paye précédente afin de repérer et d’expliquer les écarts.

Les personnes aux RH et aux Finances qui interviennent dans cette partie du processus doivent confirmer l’achèvement de leur tâche en signant la liste de vérification des contrôles internes.

Observations

Le Commissariat a mis au point des outils efficaces à l’aide d’Excel pour examiner les paiements effectués hors cycle et assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le versement en temps opportun des paiements aux employés. Les feuilles de calcul Excel sont mises à jour au besoin et corroborent les paiements versés aux employés. Pour confirmer les paiements effectués hors cycle en vertu de l’article 33, les feuilles de calcul contiennent une saisie d’écran des données extraites du système de paye.

Le travail effectué par les Finances pour appuyer le versement des paiements aux employés est bien documenté dans les feuilles de calcul préparées pour chaque période de paye. Cependant, il n’y a actuellement aucune indication quant à la personne qui effectue le travail et approuve le versement des paiements, car les saisies d’écran qui figurent sur les feuilles de calcul ne fournissent pas cette information. La mise en œuvre d’une liste de vérification précise des contrôles internes à l’appui du processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués hors cycle fournirait de tels renseignements et constituerait une piste de vérification appropriée pour les contrôles actuels.

Recommandation n^o5 : Il est recommandé aux Finances de mettre au point une liste de vérification des contrôles internes afin d’appuyer le processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués hors cycle.

4.3 Phase d’activités suivant la paye

4.3.1    Rapprochement de la paye toutes les deux semaines

Objectif du contrôle. La paye est générée toutes les deux semaines par Phénix, puis téléchargée vers les divers systèmes de gestion financière des ministères et organismes afin d’être comptabilisée dans leurs registres respectifs. Étant donné que les ministères et organismes ne contrôlent pas le processus de paye en tant que tel, ils doivent mettre en œuvre un processus de rapprochement de sorte que la paye qui leur a été attribuée soit complète et exacte. En l’absence de ce processus de rapprochement, il existe des risques que les calculs relatifs à la paye soient incorrects et/ou que les interventions de paye ne seront pas été traitées correctement, ce qui entraînerait des données inexactes au regard des prévisions salariales et possiblement des dépenses excédentaires.

Contrôle désigné. Les données de paye pertinentes dans Phénix sont extraites, puis transférées dans le fichier I050 qui est téléchargé automatiquement vers le système financier GX où des pièces de journal sont créées pour séparer la paye du Commissariat à l’information et du Commissariat à la protection de la vie privée. Le rapprochement du fichier I050 avec les données du Commissariat à l’information est effectué par l’agent financier qui indique les écarts qui nécessitent des mesures correctrices. Ces écarts sont examinés par un pair avant d’être communiqués à la Rémunération aux fins d’ajustements dans MesRHGC et/ou Phénix.

Observations

Les données relatives à la paye sont extraites, puis transférées dans le fichier I050; l’agent financier s’en sert pour préparer une analyse des écarts dans Excel en comparant les données réelles à celles des prévisions. L’information qui en découle est ensuite transférée dans un autre onglet où elle est regroupée sous les rubriques suivantes :

• Identification des employés sans paye
• Questions aux RH
• Sous-payés
• Trop-payés
• Mutations d’entrée / Détachements d’entrée
• Mutations de sortie / Détachements de sortie
• Aucune action nécessaire

Cette feuille de calcul est partagée avec les RH pour leur permettre de prendre des mesures à l’égard des problèmes à régler avant le versement de la paye. Le transfert d’information se fait par courriel et précise ce qui doit être réglé.

Le travail effectué par les Finances afin de régler les problèmes avant de donner leur approbation en vertu de l’article 33 est bien documenté dans les feuilles de calcul préparées pour chaque période de paye. Cependant, il n’y a actuellement aucune indication quant à la personne qui effectue le travail et donne son approbation, à l’exception du courriel envoyé aux RH par l’agent financier. La mise en œuvre d’une liste de vérification précise des contrôles internes à l’appui du processus de rapprochement de la paye fournirait de tels renseignements et constituerait une piste de vérification appropriée pour les contrôles actuels.

Recommandation n^o6 : Il est recommandé aux Finances de mettre au point une liste de vérification des contrôles internes afin d’appuyer le rapprochement de la paye toutes les deux semaines.

4.3.2    Processus de paye dans le système financier

Objectif du contrôle. Le fait de procéder à une assurance de la qualité se rapportant au codage des données téléchargées dans le système financier GX permet de veiller à ce que les données de paye qui s’y trouvent soient exactes et complètes. L’absence d’un processus d’assurance de la qualité en ce sens peut entraîner un enregistrement des données de paye dans les mauvais comptes et, par conséquent, influer sur les données utilisées par les personnes ayant des pouvoirs délégués lorsqu’elles exercent leur pouvoir tout au long du processus de paye.

Contrôle désigné. La vérification du codage et l’approbation des données de paye relèvent d’une responsabilité partagée entre l’agent financier et l’agent financier principal ou le conseiller en gestion financière. Les Finances vérifient le codage et y apportent les corrections nécessaires; l’agent financier principal ou le conseiller en gestion financière approuve le travail et inscrit la pièce de journal.

Observation

La validation du codage par les Finances est réalisée avant l’inscription des pièces de journal dans le système. Bien que les résultats de l’inscription fassent l’objet d’un examen par le gestionnaire du centre de responsabilité au cours du processus de vérification et d’attestation des salaires, il n’y a actuellement aucune indication quant au travail effectué, car les personnes ne confirment pas l’achèvement de leur tâche en signant la liste de vérification des contrôles internes.

Recommandation n^o7 : Il est recommandé aux Finances de mettre au point une liste de vérification des contrôles internes afin d’appuyer les travaux effectués relativement à la confirmation du codage et à l’inscription dans le système financier.

4.3.3    Examen du processus d’approbation en vertu de l’article 34 à la suite des activités suivant la paye

Objectif du contrôle. La vérification après paiement est une étape supplémentaire de l’assurance de la qualité. Elle permet de vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et l’enregistrement fidèle des opérations de paiement dans MesRHGC et Phénix ainsi que de faire correspondre l’attestation à la personne ayant le pouvoir délégué approprié. Le processus de vérification fera en sorte que les paiements ont été attestés en vertu de l’article 34 par la personne ayant le pouvoir délégué approprié, y compris ceux résultant d’une mesure autre que la dotation. Le fait de ne pas attester les paiements en vertu de l’article 34 peut entraîner des dépenses excédentaires de même que le versement de paiements non autorisés.

Contrôle désigné. L’agent financier télécharge le rapport détaillé des salaires (rapport GX 21K) et le document de vérification et d’attestation des salaires, puis les fait parvenir au gestionnaire du centre de responsabilité aux fins d’approbation. Le rapport GX 21K et les documents d’attestation en vertu de l’article 34 sont retournés à l’agent financier une fois l’examen terminé. Les corrections sont enregistrées au moyen de pièces de journal, puis communiquées à la Rémunération afin de les exécuter au cours de la prochaine période de paye, au besoin.

Observation

L’approbation après paiement est confirmée lorsque le gestionnaire du centre de responsabilité signe le document de vérification et d’attestation des salaires où il est question de deux éléments : la vérification des affectations salariales et le caractère raisonnable des paiements en fonction du rapport salarial 21K. Les formulaires examinés dans le cadre de notre examen confirment qu’ils ont été signés par les personnes ayant des pouvoirs délégués.

Dans le cadre du processus de vérification et d’attestation des salaires, le gestionnaire du centre de responsabilité examine également le rapport mensuel sur l’état du budget pour s’assurer que les affectations et les codages sont adéquats. Les corrections à apporter à la paye, que le gestionnaire du centre de responsabilité a relevées, sont exécutées par les Finances, au besoin.

4.3.4    Détachements d’entrée

Objectif du contrôle. Tout détachement de personnel d’autres ministères et organismes doit être étayé par des documents pour veiller à ce que les fonds approuvés conformément à l’Instrument de délégation de pouvoirs financiers soient engagés en vertu de l’article 32 et à ce que la mesure de dotation soit attestée par la personne ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 34. De plus, des contrôles doivent être appliqués pour faire en sorte que les paiements destinés à d’autres ministères et organismes soient versés en vertu de l’article 33. L’absence de tels contrôles peut donner lieu à des dépenses excédentaires et/ou au versement de paiements incorrects à d’autres ministères et organismes.

Contrôle désigné. Le gestionnaire du centre de responsabilité doit documenter les mesures de dotation sur le formulaire Entente d’affectation ou de détachement et le soumettre dûment rempli aux RH et aux Finances pour validation et mise à jour des prévisions salariales. Les factures sont soumises trimestriellement aux Finances par l’organisation d’attache, approuvées par le gestionnaire du centre de responsabilité en vertu de l’article 34, validées par les Finances, puis payées à l’autre ministère ou organisme par l’entremise d’une pièce de journal de règlement interministériel dans le système financier GX en vertu de l’article 33.

Observations

Comme il est mentionné au point 4.1.1, le processus de détachement d’entrée n’est pas validé par une liste de vérification des contrôles internes. En dépit de cette lacune, le paiement des factures soumises par l’organisation d’attache est assujetti à un processus d’approbation approprié par lequel le gestionnaire du centre de responsabilité atteste des services reçus en vertu de l’article 34.

Annexe A  : Sommaire des constatations clés