17 novembre 2022
Compte rendu de la réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)
Le 17 novembre 2022
De 9 h 30 à 12 h
Réunion Microsoft Teams
Membres :
Graham Fraser, membre externe (président)
André Grondines, membre externe
Caroline Maynard, Commissaire à l’information
Secrétaire du Comité :
Bojana Terzic, chef d’équipe – Planification stratégique, Politiques et Évaluation de programme et audit
Participants habituels :
France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)
Comité de la haute direction :
Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
Invités :
Catherine Lapalme, directrice principale, Bureau du vérificateur général du Canada
Ann Mousseau, directrice, Ressources humaines
James Ellard, directeur, Communications et Affaires publiques
Sébastien Lafond, adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)
Résumé de la réunion
Le compte rendu de la réunion et les mesures de suivi du 1er juin 2022 ont été approuvés par simple échange de correspondance, car la réunion de septembre s’est déroulée de cette manière.
Approbation du calendrier des activités de 2023.
Le point sur l’état des plans d’action de la direction découlant des vérifications et des évaluations passées
Le point sur les secteurs, y compris sur la phase II de l’évaluation des Enquêtes ainsi que sur les Affaires parlementaires et les Communications
Le point sur l’examen budgétaire de mi-exercice (période 6)
1. Accueil et mot d’ouverture
Le président et la Commissaire souhaitent la bienvenue aux participants. Le président souligne le récent travail du Commissariat et félicite ce dernier, mentionnant les rapports d’enquête publiés ainsi que les comparutions de la Commissaire devant le Comité ETHI.
2. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 1er juin 2022
Les membres confirment l’approbation du compte rendu de la réunion du 1er juin 2022, qui s’est faite par simple échange de correspondance.
La mesure de suivi est examinée et approuvée.
Mesure de suivi :
Comme la réunion de septembre du CVE
s’est déroulée par simple échange de correspondance, le compte rendu ne sera pas publié sur le site Web du Commissariat.
Mesures de suivi :
Publication du compte rendu de la réunion du 17 novembre 2021 sur le site public.
3. Compte rendu et mesures de suivis des réunions précédentes; calendrier des activités du CVE – présentation par B. Terzic et F. Labine
La secrétaire du Comité fait le point sur les mesures de suivi en cours découlant des plans d’action précédents de la direction.
Le membre externe demande s’il y a des indications comme quoi certaines mesures pourraient ne pas être exécutées et la DPF répond que ce n’est pas le cas. Le membre externe demande également si Phénix représente une préoccupation et s’il a créé davantage de travail pour les Ressources humaines (Commissariat). La DPF répond que les trop-payés créés sont une préoccupation malgré les stratégies d’atténuation et les processus en place, et elle souligne l’importance de gérer la santé mentale des employés touchés de même que celle du personnel des RH qui gère la charge de travail.
Le calendrier des activités à venir est présenté par la secrétaire au Comité, qui souligne les dates prévues pour les réunions du Comité en 2023. De plus, dans sa présentation, la sous-commissaire, Services corporatifs, et dirigeante principale de la vérification souligne les principaux points et activités prévus pour la période à venir. Les membres abordent et approuvent le calendrier des activités à venir.
4. Le point sur les Services corporatifs (y compris la DPV et l’ADPF) – présentation par F. Labine et S. Lafond
La sous-commissaire, Services corporatifs, fait le point sur des dossiers clés et les activités principales du prochain trimestre, notamment en faisant le point sur les diverses directions relevant d’elle concernant les ressources humaines, la GI-TI, les finances, l’approvisionnement, la sécurité, l’administration, la planification stratégique, la gouvernance, les politiques ainsi que les services de vérification et d’évaluation.
Dans le cadre de sa présentation, la DPF fait le point sur le cadre intégré de gestion du risque, particulièrement en relation avec le PVEAR. Le Commissariat évaluera aussi différentes options pour la migration vers l’environnement infonuagique et le pouvoir d’exercer des activités dans un avenir rapproché.
Dans sa présentation, la DPF informe le Comité d’une demande de crédits budgétaires récemment soumise dans le cadre du Budget 2023. Le membre externe s’informe au sujet de la source de la pression qui a incité le Commissariat à demander une augmentation de son budget et la DPF répond que les principaux facteurs sont le volume de demandes et la nécessité de terminer notre programme d’innovation et de transformation (outils de collaboration, infonuagique et mise à niveau de la GI/TI). On signale que le volume de plaintes est un problème récurrent et la Commissaire donne plus de contexte, soulignant que les Canadiens demandent plus d’information. Elle mentionne également les mauvaises pratiques en matière de GI ainsi que le fait que de nombreux ministères sont surchargés par le volume de demandes.
Le président demande plus de détails sur le travail hybride au Commissariat et la Commissaire lui donne plus d’information pour le rassurer.
L’ADPF présente les résultats de l’examen budgétaire de mi-exercice de 2022‐2023 (P6), qui comprend les répercussions sur les Services corporatifs et les opérations de programme, la stratégie financière ainsi que les décisions prises. Les membres examinent les renseignements présentés en discutent.
On discute de la vérification des états financiers par le BVG. On note que les petits ministères ne sont soumis à aucune exigence prévue par une loi ou une politique à cet égard. La valeur ajoutée est prise en considération, de même que la vérification interne et la documentation des contrôles internes et des décisions du Commissariat, si ce n’est plus pertinent.
Mesures de suivi :
- Documenter les contrôles actuellement en place de même que la justification de leur pertinence et en quoi ils contribuent à la confiance du Commissariat, en l’absence d’états financiers vérifiés. Prendre particulièrement note des considérations liées au travail hybride.
5. Le point sur les Enquêtes – présentation par L. Michaud
La sous-commissaire fait le point sur les résultats de l’équipe relativement aux priorités de 2022-2023 jusqu’à présent, soit la fermeture de dossiers d’enquête, la gestion de l’inventaire, la mise en œuvre des modifications législatives, l’optimisation des opérations et les statistiques actuelles sur les plaintes enregistrées et dont le dossier est fermé.
Elle parle également des stratégies appliquées par son équipe.
Le président félicite la sous-commissaire pour les améliorations continues faites par son équipe au cours des dernières années et mentionne les efforts en matière de publication qui contribuent à la transparence globale.
Le membre externe mentionne les données liées aux enquêtes, qui sont éloquentes, et les pratiques connexes en matière de gestion du risque lié au volume.
La sous-commissaire parle des pratiques et discute.
Mesures de suivi :
- Aucune mesure n’est requise.
6. Le point sur les Services juridiques – présentation par G. Grondin
Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques, donne un aperçu des activités des Services juridiques et fait le point sur la dotation. Il souligne que l’équipe est sous pression en raison de la charge de travail accrue et du roulement de personnel.
Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.
Mesures de suivi :
- Aucune mesure n’est requise.
7. Le point sur les activités parlementaires et les communications – présentation par J. Ellard
Le directeur principal présente les faits saillants concernant la partie de la Commissaire à des activités publiques, les communications internes et externes, les rapports déposés et les comparutions devant le Comité ETHI, qui étaient appuyées par l’équipe des Communications.
Faits saillants des relations avec les médias, y compris l’importance d’entretenir une relation proactive avec les médias.
Le président a demandé plus d’information au sujet de la prochaine conférence de l’ACAP et la Commissaire lui en a fourni.
On discute du volume croissant de demandes d’AIPRP et les stratégies mises en place pour le gérer sont expliquées.
Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.
Mesures de suivi :
- Aucune mesure n’est requise.
Séance à huis clos
La Commissaire, le président et les deux membres externes tiennent une courte discussion à huis clos.
Prochaine réunion
La prochaine réunion est prévue le7 février 2023.