Plan d’action de la direction – recommandations de la vérificatrice

Le Commissariat à l’information du Canada a élaboré le plan d’action suivant à partir des pistes d'amélioration proposées dans la section « Aller de l’avant » du Rapport*.

* À la lumière des recommandations qui étaient majoritairement de nature administrative, cet exercice de vérification a permis de constater que plusieurs bonnes pratiques étaient déjà en place au sein du Commissariat.

Dans une perspective d’amélioration continue, la Direction des ressources humaines du Commissariat s’engage à maintenir ses bonnes pratiques, mais aussi à donner suite aux recommandations formulées dans ce rapport. Plus précisément, en mettant en place les mesures suivantes :

Mettre à jour certains de ses outils tels que les formulaires et documents essentiels requis pour les différentes actions de dotation, y compris les listes de contrôle des dossiers;
Offrir une séance d'information aux membres de son équipe, constituée de personnel administratif et de conseillers en ressources humaines, afin de les sensibiliser aux différentes exigences administratives soulevées dans ce rapport;
Ajuster l'ensemble de ses politiques en ressources humaines afin d’en assurer la cohérence et d’en faciliter l’interprétation.

Ces mesures, qui devraient être mises en place au cours de la prochaine année, permettront à la Direction des ressources humaines de mieux outiller les membres de son équipe et de mieux accompagner les gestionnaires dans le cadre de leurs responsabilités en matière de ressources humaines et à veiller à respecter les politiques et lois s’y rattachant.

Plan d’action de la direction – recommandations de la vérificatrice
Observations de la vérificatrice	Réponse du commissariat	Engagements du commissariat (mesures à prendre)	Responsable	Date cible	Progrès
1. Conformément au paragraphe 2 de la Politique de nomination de la CFP, le Commissariat doit respecter toutes les exigences pour gérer les droits de priorité de manière appropriée, tel qu’il est énoncé dans la Directive sur l’administration des priorités de la CFP.	La Direction des ressources humaines (RH) s'engage à prendre en considération les recommandations formulées dans le cadre de cet Exercice de surveillance des dossiers de dotation. Plus précisément, elle s’assurera de rendre compte au Comité de la haute direction (CHD) et au travers l’agenda d’innovation en plus de rendre compte officiellement au Comité d’audit et d’évaluation du progrès mis de l’avant dans son plan d’action. Elle s’engage à modifier ses opérations dès maintenant, en ajustant ses processus et en restructurant ses politiques RH, et ce, tout en maintenant un service de qualité et en visant l'efficience, l'efficacité et l'innovation.	Participer à une rencontre avec le représentant la CFP afin d’obtenir une rétroaction sur l’évaluation cyclique du Commissariat. Offrir une séance d’information/formation aux membres de l’équipe RH afin de leur partager les différents points et exigences administratives soulevées par cet Exercice de surveillance des dossiers de dotation. Tenir une séance de planification stratégique avec les membres de l’équipe des RH afin d’identifier les objectifs et priorités à mettre de l’avant pour répondre aux recommandations de cette évaluation. Mettre en place un groupe de travail (TI/Finances) afin de développer des outils et processus innovateurs qui permettront de réduire la lourdeur administrative (par ex. : Demande RH en ligne + contrôle interne en ligne).* Mettre à jour certains outils RH (par ex. : listes de contrôle des dossiers). Mettre à jour l’ensemble des politiques RH du Commissariat (par ex. : Délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines, Plan RH, Zone de sélection, Guide sur le choix du processus de nomination et l’articulation de la décision de sélection) Travailler en collaboration avec le consultant en classification afin de développer des lignes directrices et des outils qui faciliteraient l’évaluation du niveau de sécurité et du profil linguistique requis pour un poste.	Direction des ressources humaines, Opérations et politiques corporatives	Mars 2023	1.1 complété 1.2 pas commencé 1.3 en cours 1.4 partiellement complété * La demande de priorisation fut effectuée en janvier 2022 Liste des priorités à développer
2 Conformément au paragraphe 15 de la Politique de nomination de la CFP, le Commissariat doit s’assurer que les personnes nommées possèdent toutes les qualifications essentielles établies pour le poste à doter.
3. Conformément à l’article 48 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le Commissariat doit s’assurer que le processus de notification est utilisé de façon appropriée dans les processus de nomination internes seulement lorsqu’une nomination est faite ou proposée.
4. Le Commissariat doit veiller à ce que l’assermentation ou l’affirmation solennelle soit faite de façon appropriée, au besoin, conformément à l’article 54 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.
Réponse pour les constatations factuelles (nature administrative) : Incohérences et perception potentielle liées aux exigences de profil linguistiques ou de sécurité précisées dans des documents comme la description de travail, la demande d’autorisation en matière de priorité, l’affiche et/ou la lettre d’offre.	En ce qui concerne le dossier de dotation du chef d’équipe en planification stratégique (EC-06), la condition d'emploi liée au niveau de sécurité a été modifiée entre le moment où le poste a été affiché et la nomination de l'employé. Ceci a pu donner l'impression que le niveau de sécurité était modifié pour correspondre au profil d'une personne en particulier. Toutefois, la gestion confirme que ce changement a été effectué dans le but de refléter les besoins opérationnels du poste. Étant donné qu’il s’agissait d’un nouveau poste qui était créé au sein de l'organisation afin de répondre à de nouveaux besoins opérationnels, il était plus difficile d'évaluer avec exactitude les exigences requises en termes de sécurité. Pour ce qui du dossier de dotation du conseiller financier (FI-03), une erreur administrative s’est glissée sur la lettre d’offre au moment de procéder à la nomination de l’employé. Malgré qu’une demande de changement du niveau de sécurité du poste (de secret à fiabilité) ait été effectuée avant le lancement du processus, la nomination a été effectuée en utilisant l’ancien niveau de sécurité (secret). Ce constat n’enlève rien au fait qu'une erreur administrative ait été produite. Toutefois, cette dernière n'a eu aucun impact sur la sécurité de l’organisation puisque l'employé avait une cote de sécurité plus élevée que celle qui était réellement demandée. Afin d'éviter de telles situations dans le futur, la Direction des RH s’engage à ajuster ses processus. Pour ce faire, elle prévoit développer, en collaboration avec le groupe TI et Finances, une demande RH électronique (Intrac) qui comprendrait une section sur la classification. Cette dernière permettrait entre autres aux gestionnaires de revoir la description de travail, incluant les exigences en matière de sécurité et de profil linguistique, et de confirmer la justesse de ces exigences avant même de procéder à une action de dotation. De plus, la Direction des RH ajoutera des mesures de contrôle internes à celles déjà existantes. Par exemple, elle demandera dorénavant à ses conseillers des opérations de s'assurer de la cohérence des différents documents/informations inclus dans les dossiers de dotation. Ceci permettra une meilleure révision des dossiers et, par conséquent, limitera le nombre d'erreur administrative pouvant se glisser dans un dossier.