Exercice de surveillance des dossier de dotations

Présenté par

Pamela D. Woods

Octobre 2021

Table des matières

• I. Objectif
• II. Portée de l’exercice de surveillance
• III. Méthodologie
• IV. Observations et recommandations
  • 1) Critères de mérite
  • 2) Zone de sélection
  • 3) Prise en considération du droit de priorité
  • 4) Lors de l’affichage des annonces
  • 5) Évaluation du mérite
  • 6) Préférences (processus externes)
  • 7) Discussions informelles et avis (processus internes)
  • 8) Lors de la nomination
  • 9) Autres méthodes d’emploi
• V. Documents au dossier – observations générales
• VI. Aller de l’avant
• VII. Conclusion
• Annexes
  • Annexe 1 : Résultats attendus
  • Annexe 2 : Liste des recommandations

 I. Objectif

• Déterminer dans quelle mesure les processus de dotation menés par le Commissariat à l’information du Canada sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, au Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), aux politiques organisationnelles en matière de ressources humaines (RH) et à tout autre instrument législatif ou réglementaire pertinent qui étaient en vigueur au moment où les processus de dotation examinés ont été menés.

II. Portée de l’exercice de surveillance

• Le tableau 1 présente un résumé des dix-sept processus de dotation sélectionnés aux fins d’examen dans le cadre de l’exercice de surveillance de 2021. Les processus de dotation se sont déroulés sur une période de huit mois, soit de janvier à août 2021 (mois durant lequel la dernière nomination examinée a été effectuée).

Tableau 1 : Sommaire des processus de dotation choisis pour la surveillance

III. Méthodologie

• Une liste de contrôle de la surveillance a été remplie pour chaque processus de dotation examiné pour : a) saisir de l’information sur la présence ou non de la documentation requise au dossier; b) consigner de l’information sur la qualité et l’exactitude des documents au dossier.
• Des copies de toutes les listes de contrôle de surveillance remplies ont été fournies avec le présent rapport.

IV. Observations et recommandations

• Les observations et les recommandations sont présentées dans l’ordre des principales étapes habituelles d’un processus de dotation et sont fondées sur les exigences législatives, réglementaires et stratégiques en vigueur pendant la période de l’exercice de surveillance.
• Une brève description des résultats attendus est fournie à l’annexe 1.

1) Critères de mérite

Critères de mérite bien documentés pour tous les processus de dotation fondés sur le mérite

• Pour les onze processus de dotation fondés sur le mérite faisant partie de cet exercice de surveillance, une copie de l’énoncé des critères de mérite (ECM) a été trouvée dans les dossiers examinés.
• L’ECM figure au dossier dans les deux langues officielles, et il n’y a aucune divergence entre les versions française et anglaise des critères de mérite.

Normes de qualification pleinement respectées

• Les exigences en matière d’études ou de certification professionnelle utilisées dans tous les processus de dotation fondés sur le mérite respectaient ou surpassaient la norme de qualification établie pour le groupe ou le niveau du poste à doter.

Lorsqu’ils sont démontrés, les critères de mérite correspondent aux exigences du poste

• Les dossiers de sept des onze processus de dotation fondés sur le mérite contiennent une description de travail, ce qui permet de vérifier que les critères de mérite établis sont conformes aux exigences du poste.
• Pour les quatre autres processus de dotation fondés sur le mérite, il n’y a pas de description de travail au dossier. Par conséquent, il n’a pas été possible de confirmer que les critères de mérite sont conformes au travail à effectuer.

Les critères de mérite sont généralement conformes aux autres documents au dossier

• Les documents au dossier ont également été examinés afin de vérifier s’il y a des écarts entre les exigences linguistiques ou de sécurité précisées dans l’ECM et celles trouvées dans d’autres documents. Dans la plupart des cas, l’information sur le poste dans tous les autres documents au dossier est conforme à l’ECM.
• Dans certains dossiers de dotation, on a relevé des incohérences dans les exigences linguistiques ou de sécurité précisées dans des documents comme la description de travail, la demande d’autorisation en matière de priorité, l’affiche et/ou la lettre d’offre. Par exemple, dans le cadre de deux processus de dotation, les exigences en matière de sécurité ont été annoncées à un niveau, mais augmentées ou réduites avant la nomination, ce qui a donné l’impression qu’elles ont été modifiées pour correspondre aux qualifications de la personne proposée et pas nécessairement aux exigences du poste.

2) Zone de sélection

Zone de sélection / recours entièrement conforme pour tous les processus de nomination

• Conformément aux exigences stratégiques de l’organisation et de la CFP, une zone nationale de sélection a été utilisée pour le processus externe annoncé ayant été examiné dans le cadre de cet exercice de surveillance. Il n’y avait aucune exception à l’utilisation d’une zone nationale de sélection qui exigeait l’approbation préalable de la Commissaire.
• Bien que la Politique sur la zone de sélection du Commissariat permette de limiter la zone aux fonctionnaires d’une région donnée pour les postes de niveau inférieur à EX ou l’équivalent, deux processus internes annoncés pour des postes de niveau inférieur étaient ouverts à tous les fonctionnaires du Canada. Dans les deux cas, il y avait une disposition limitant la zone aux fonctionnaires dans la région de la capitale nationale (RCN) si un nombre suffisant de candidats présentaient leur candidature. Toutefois, il n’a pas été nécessaire d’utiliser la zone limitée dans l’un ou l’autre des processus.
• Pour tous les processus internes non annoncés, y compris deux nominations intérimaires, les droits de recours ont été offerts aux employés du Commissariat seulement, conformément aux exigences stratégiques de l’organisation concernant la zone minimale de recours. Comme toutes les personnes nommées étaient des employés du Commissariat, il n’était pas nécessaire d’élargir la zone de recours pour inclure d’autres organisations où la personne nommée aurait pu être employée. Comme l’indique la Politique sur la zone de sélection du Commissariat, la zone établie pour le recours comprenait « les employés qui sont raisonnablement susceptibles d’être intéressés par celle-ci ou qui seraient touchés par elle ».

3) Prise en considération du droit de priorité

Autorisation en matière de priorité généralement demandée / obtenue de façon appropriée, au besoin

• L’autorisation en matière de priorité était requise pour les nominations découlant de cinq des processus de dotation examinés, la demande d’autorisation en matière de priorité et le numéro étant dûment documentés dans chaque dossier de dotation.
• Pour chacune des cinq demandes d’autorisation en matière de priorité, les critères étaient généralement conformes à ceux utilisés pour la nomination subséquente. Plus précisément, aucune différence n’a été relevée dans a) les qualifications essentielles; b) la durée d’emploi, l’emplacement, le groupe / niveau du poste à doter; ou c) le type de processus de nomination. Comme il a été mentionné précédemment, toutefois, les conditions d’emploi (c.-à-d. les exigences en matière de sécurité) utilisées dans le processus d’autorisation en matière de priorité ne correspondaient pas à celles utilisées pour doter deux postes.
• Pour un processus interne annoncé, le numéro de poste utilisé pour le processus d’autorisation en matière de priorité n’est pas le même que le numéro de poste doté. Selon la section 8.2.6 de la Directive sur l’administration des priorités de la CFP, les organisations sont tenues de « fournir des numéros de poste valides pour les postes vacants dans le cadre de toute demande d’autorisation, et [de] modifier la demande d’autorisation si des changements sont apportés aux numéros de poste ».

Autorisation en matière de priorité généralement accordée pour la prise en considération en temps opportun des bénéficiaires de priorité

• Dans la plupart des cas, l’autorisation en matière de priorité a été demandée et reçue en temps opportun, ce qui a permis de prendre en considération des bénéficiaires de priorité avant les autres. À une exception près, l’autorisation a été obtenue avant le début de l’évaluation de la personne nommée et, le cas échéant, d’autres candidats. Pour une nomination externe non annoncée, l’évaluation de la personne nommée a été effectuée environ un mois avant l’obtention de l’autorisation.

Prise en considération et évaluation des bénéficiaires de priorité non requises

• Des candidatures de bénéficiaires de priorité ont été présentées en réponse à trois des demandes d’autorisation susmentionnées, et une autorisation automatique a été obtenue de la CFP pour les deux autres demandes. Dans tous les cas où des personnes faisaient l’objet d’une présentation de candidature de bénéficiaire de priorité, l’évaluation n’était pas requise (c.-à-d. que la personne dont la candidature de bénéficiaire de priorité a été présentée n’a pas répondu dans les délais impartis). Tel qu’il est précisé dans le dossier de dotation, une rétroaction appropriée a ensuite été fournie à la personne dont la candidature de bénéficiaire de priorité a été présentée et à la CFP.

Le processus d’autorisation en matière de priorité n’est pas mené de façon appropriée pour les nominations au PPP

• Conformément à la section 1.5 du Guide sur les droits de priorité de la CFP, l’autorisation en matière de priorité n’est généralement pas requise pour les mutations internes ou l’obtention d’un diplôme d’un programme de perfectionnement professionnel (PPP). Néanmoins, selon les conseils de la CFP, il a été décidé que l’autorisation en matière de priorité était nécessaire pour trois nominations dans le cadre du PPP du Commissariat pour les enquêteurs. Toutefois, le processus d’autorisation en matière de priorité pour ces nominations n’a pas été mené conformément à la Directive sur l’administration des priorités de la CFP (conformément au paragraphe 2 de la Politique de nomination de la CFP). En réponse à la présentation de plusieurs bénéficiaires de priorité dans chaque cas, il n’y a aucune preuve au dossier indiquant comment le droit de priorité de chaque bénéficiaire présenté a été respecté. Plus précisément, il n’y a pas de documentation mentionnant si les bénéficiaires de priorité ont répondu dans les délais impartis ou si une évaluation était requise. Il n’y a pas non plus de preuve documentée que des commentaires ont été fournis à chaque bénéficiaire de priorité ou à la CFP (ou reçu de la CFP) au sujet du résultat de chaque présentation. De plus, les numéros de poste utilisés dans le processus d’autorisation en matière de priorité n’étaient pas les mêmes que ceux utilisés pour les nominations subséquentes, mais ils n’ont pas été mis à jour, comme l’exige la section 8.2.6 de la Directive sur l’administration des priorités de la CFP.

4) Lors de l’affichage des annonces

Annonces publiées de façon appropriée pour les processus annoncés

• Des affiches pour les trois processus annoncés, examinés dans le cadre de cet exercice de surveillance, ont été publiées sur le site Web du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) pendant deux semaines, ce qui dépasse l’exigence minimale de la CFP d’au moins un jour ouvrable.
• Comme il est mentionné à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP, une copie de l’annonce est disponible dans les trois dossiers et dans les deux langues officielles.

Les annonces ont fourni des renseignements appropriés aux candidats éventuels

• Toutes les annonces ont fourni aux candidats éventuels les renseignements nécessaires pour poser leur candidature au poste à doter, y compris les critères de mérite établis et une personne-ressource pour les demandes de mesures d’adaptation.

5) Évaluation du mérite

Évaluation effectuée au moyen de méthodes et d’outils appropriés

• Le Commissariat utilise les examens écrits, les entrevues et les vérifications de références comme outils typiques pour évaluer le mérite dans ses processus annoncés. Dans les processus non annoncés, l’organisation utilise habituellement une évaluation narrative écrite pour évaluer les qualifications de la personne nommée par rapport aux critères de mérite.
• Les tests nécessitant l’approbation préalable de la CFP (p. ex. tests d’intelligence ou de personnalité) n’ont été utilisés dans aucun des processus de dotation examinés.

Renseignements appropriés fournis aux candidats avant l’évaluation

• Les candidats de tous les processus externes et internes annoncés ont été informés au préalable par courriel des méthodes et des outils utilisés dans le processus d’évaluation (p. ex. examen écrit, entrevue) et des critères évalués. Des renseignements ont également été fournis au sujet du processus de demande de mesures d’adaptation, au besoin.

Le mérite est respecté en temps opportun pour toutes les nominations fondées sur le mérite

• Pour les huit processus internes qui ont donné lieu à une nomination, les documents au dossier démontrent suffisamment que le mérite a été respecté en temps opportun. Dans chaque cas, le mérite a été respecté avant l’envoi de la notification de nomination ou de proposition de nomination ou de l’avis de nomination intérimaire.
• Pour le processus interne annoncé qui a donné lieu à une mutation, le mérite a été respecté avant la décision de procéder à une mutation plutôt qu’à une nomination.
• Le mérite dans le processus externe non annoncé examiné a été respecté avant la date à laquelle l’offre de nomination a été faite.

Le mérite n’a pas été démontré correctement dans un processus de dotation

• Selon la description du PPP du Commissariat pour les enquêteurs, la progression dans le programme est fondée sur la capacité de chaque candidat à satisfaire aux qualifications essentielles énumérées dans l’ECM pour le niveau suivant, « tel qu’indiqué à l’annexe B ». Toutefois, pour une nomination à un poste PM-05, ce qui représente la réussite du programme, la personne nommée a été évaluée en fonction d’un ECM générique et non de la version qui se trouve à l’annexe B. Étant donné que les critères de mérite dans l’ECM générique sont considérablement différents de ceux qui figurent dans l’ECM du poste PM-05 du PPP, le mérite n’est pas correctement démontré au dossier conformément aux exigences du PPP en matière de promotion.

Les personnes nommées répondaient à tous les critères appliqués dans la décision de nomination

• Dans deux des processus de dotation examinés, les qualifications constituant un atout ont été évaluées à l’étape de la présélection ou de l’évaluation et ont donc contribué à la décision de nomination. Dans les deux cas, les documents au dossier démontrent que la personne nommée répondait aux qualifications constituant un atout avant d’être nommée.
• Les exigences opérationnelles (p. ex. travail à distance) sont incluses dans dix lettres d’offre, ce qui contribue également à la décision de nomination. Dans tous les cas, les exigences opérationnelles étaient satisfaites lorsque la personne nommée a accepté l’offre de nomination.
• Les besoins organisationnels n’ont pas été pris en compte dans les décisions de nomination d’un processus de dotation examiné.

La présélection est généralement effectuée de façon uniforme et correctement documentée

• La phase de présélection de chaque processus annoncé a été examinée pour vérifier si a) les critères de présélection avaient été appliqués de façon uniforme, et b) les résultats de la présélection avaient été consignés correctement. Pour chaque processus, au moins 25 % des demandes acceptées et rejetées ont été choisies au hasard aux fins d’examen. On n’a trouvé aucune preuve de problèmes importants dans l’application des critères de sélection ou dans l’exactitude des résultats consignés au dossier.

Évaluation menée de façon appropriée dans le cadre des processus annoncés

• Les documents d’évaluation au dossier pour tous les processus annoncés ont été examinés pour s’assurer que a) les notes ont été appliquées de façon uniforme pendant l’examen écrit, l’entrevue et la vérification des références, le cas échéant; et b) les résultats de l’évaluation ont été consignés correctement. Pour chaque processus, les documents d’évaluation pertinents ont été examinés pour la personne proposée et au moins 25 % des autres candidats évalués. On n’a trouvé aucune preuve de problèmes importants liés à la phase d’évaluation d’un processus annoncé.

Documents d’évaluation généralement conservés dans tous les dossiers examinés

• Conformément à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP, les documents d’évaluation de tous les candidats ont généralement été conservés dans les dossiers de dotation examinés. Les documents d’évaluation manquants étaient relativement rares et n’ont pas eu d’incidence importante sur la documentation du processus d’évaluation dans son ensemble.

6) Préférences (processus externes)

Aucune exigence d’ordre de préférence dans le processus externe annoncé

• Conformément au paragraphe 39(1) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, la préférence pour une nomination avant les autres candidats doit être accordée dans le cadre de processus externes annoncés aux anciens combattants, aux citoyens canadiens et aux résidents permanents qualifiés. Bien qu’un ancien combattant ait présenté une demande dans le cadre du processus externe annoncé examiné, sa candidature n’a pas été retenue à l’étape de la présélection. De même, un demandeur non canadien a été exclu de la zone de sélection parce qu’il ne résidait pas au Canada. Tous les autres demandeurs se sont identifiés comme citoyens canadiens.

7) Discussions informelles et avis (processus internes)

Les candidats ont été informés de façon appropriée de l’élimination de leur candidature

• Il y a suffisamment de preuves dans les dossiers de dotation examinés pour deux processus internes annoncés que les candidats ont été informés en temps opportun de : a) leur élimination du processus de nomination; b) leur droit de demander une discussion informelle sur les raisons de leur élimination. Ces renseignements étaient habituellement fournis par courriel après que les candidats avaient été présélectionnés ou jugés non qualifiés à la suite de leur évaluation.
• Bien que cela ne soit pas obligatoire, les candidats non retenus dans le processus externe annoncé examiné ont été informés par courriel de leur élimination, et on leur a offert une discussion informelle.

Notification de candidature retenue publiée de façon appropriée

• Six nominations internes, une annoncée et cinq non annoncées, nécessitaient la publication d’une notification de candidature retenue (NCR). Dans tous les cas, la notification de candidature retenue pour ces nominations a été publiée sur le site Web du SRFP, avec une période d’attente d’au moins cinq jours avant la nomination.

Notification de nomination interne publiée de façon appropriée

• Les six mêmes nominations internes exigeaient également la publication d’une notification de nomination ou de proposition de nomination. Ces notifications ont été publiées de façon appropriée sur le site Web du SRFP et comprenaient des renseignements sur a) le droit et les motifs de dépôt d’une plainte auprès de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF); b) la façon dont une plainte pourrait être déposée et le délai dans lequel elle pourrait l’être.
• Deux nominations intérimaires nécessitaient la publication d’une notification de nomination intérimaire. Dans les deux cas, la notification a été publiée de façon appropriée sur le site Web du SRFP et a fourni des renseignements sur le processus de plainte.

Processus de notification utilisé de façon inappropriée pour la mutation

• Après une mutation dans le cadre d’un processus interne annoncé, des avis ont été publiés sur le site Web du SRFP pour informer les candidats non retenus des résultats du processus et de leur droit de demander une discussion informelle ou de déposer une plainte. Toutefois, l’article 48 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique prévoit clairement que le processus de notification ne s’applique qu’aux processus internes annoncés qui donnent lieu à une nomination. De même, le paragraphe 77(1) mentionne que le droit de porter plainte n’existe que « lorsqu’une nomination (non souligné dans l’original) a été proposée ou faite dans le cadre d’un processus de nomination interne ». Étant donné que le paragraphe 53(1) prévoit que « la mutation n’est pas une nomination », l’utilisation du processus de notification dans cette situation est contraire aux exigences législatives. Les candidats auraient dû être informés par courriel qu’une mutation était en cours au lieu d’une nomination, ce qui ne peut faire l’objet d’un avis ou d’une plainte.

8) Lors de la nomination

Offres de nomination signées par les gestionnaires subdélégués

• Toutes les offres de nomination dans les processus de dotation examinés ont été signées par un gestionnaire ayant le niveau approprié de pouvoirs subdélégués. Aucun problème de non-conformité à la Subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines du Commissariat n’a été relevé dans cet exercice de surveillance.

Conditions d’emploi incluses dans toutes les offres

• Conformément au paragraphe 17 de la Politique de nomination de la CFP, les offres de nomination faites dans le contexte des processus de dotation examinés établissent toutes les conditions d’emploi requises pour le poste à doter.

Vérification en temps opportun du respect des conditions d’emploi

• Les dossiers de dotation examinés contiennent suffisamment de documents prouvant que le niveau approprié d’autorisation de sécurité a été atteint et vérifié avant la date d’entrée en vigueur de la nomination ou de la mutation.

Assermentation requise pour quatre nominations

• En vertu de l’article 54 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le serment ou l’affirmation solennelle est requis pour les personnes nommées « de l’extérieur de la partie de la fonction publique à laquelle la CFP a le pouvoir exclusif de faire des nominations ». En consultant la Liste de référence de la CFP, il est possible d’établir si l’assermentation ou l’affirmation solennelle est nécessaire lors de la nomination d’un employé d’une autre organisation fédérale à un poste au Commissariat. Ainsi, pour une nomination interne annoncée par la Commission canadienne de sûreté nucléaire, le serment a été prêté en temps opportun avant la date d’entrée en vigueur de la nomination. Comme il est mentionné à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP, des preuves documentées de l’administration du serment sont fournies dans le dossier de dotation.
• Le serment a été prêté, comme exigé, pour deux étudiants réembauchés de l’extérieur de la fonction publique par l’entremise du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (PFETE), conformément à la preuve documentée au dossier.
• L’assermentation ou l’affirmation solennelle était également requise pour une nomination externe non annoncée de l’extérieur de la fonction publique. Toutefois, il n’y a aucune preuve au dossier que le serment a été prêté.

Décisions de sélection conformes aux exigences de la politique du Commissariat

• Pour se conformer aux exigences de la politique du Commissariat concernant la formulation de la décision de sélection, le gestionnaire subdélégué doit expliquer par écrit « le choix du processus de nomination et le fondement de la décision de sélection ». Toutes les décisions de sélection consignées dans les dossiers examinés comprennent la confirmation que la personne choisie pour la nomination répondait aux critères essentiels et à toutes les autres qualifications appliquées dans la décision de sélection. Dans certains cas, il y a une référence supplémentaire à des critères précis qui ont servi de fondement à la décision de sélection (c.‑à‑d. la raison pour laquelle la personne nommée a été sélectionnée par rapport à d’autres candidats qualifiés). Pour deux nominations intérimaires, le fondement de la décision de sélection est inclus dans l’évaluation narrative.

Explication du choix du processus au dossier pour toutes les nominations non annoncées

• Pour huit nominations non annoncées, l’explication du choix du processus n’est pas incluse dans la décision de sélection comme telle. Elle est plutôt habituellement fournie dans la justification de l’utilisation d’un processus non annoncé au dossier.

9) Autres méthodes d’emploi

a) Emploi occasionnel

• La CFP n’a pas établi d’exigences particulières en matière d’information pour les processus d’emploi occasionnel. Toutefois, pour deux dossiers d’emploi occasionnel examinés dans le cadre de cet exercice de surveillance, il y a suffisamment de documents pour justifier l’embauche d’un employé occasionnel. Dans les deux cas, une copie du CV de la personne embauchée fournit la preuve qu’elle possède les qualifications nécessaires pour effectuer le travail, comme il est décrit dans un résumé des fonctions au dossier. Il y a aussi des preuves dans chaque dossier que la personne embauchée satisfait aux conditions d’emploi requises.
• Des renseignements supplémentaires concernant la source de l’embauche (c.‑à‑d. la façon dont le gestionnaire a appris la disponibilité de la personne et son intérêt à être embauché) accroîtraient la perception d’équité et de transparence dans l’embauche d’un employé occasionnel.

b) Mutation

• La CFP n’a pas établi d’exigences précises en matière d’information pour les processus de mutation. Toutefois, conformément à l’article 51 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, les documents au dossier devraient démontrer que la mutation ne constituait pas une promotion ou ne modifiait pas la durée d’emploi de l’employé. De plus, il devrait y avoir des preuves au dossier que la personne a déjà été employée dans une organisation où une mutation dans l’administration publique centrale (y compris le Commissariat) est autorisée, conformément à la Liste de référence de la CFP.
• Les dossiers de dotation pour chacun des deux processus de mutation examinés dans le cadre de cet exercice de surveillance contiennent une copie de la lettre de nomination de l’employé auprès de son organisation précédente, qui fournit la preuve que toutes les exigences relatives à la mutation ont été respectées. De même, il y a suffisamment de preuves au dossier pour démontrer que la mutation découlant de l’un des processus internes annoncés examinés répondait également à ces exigences.

c) Emploi étudiant

• Lors d’une vérification récente du PFETE, il a été noté que la Politique de nomination de la CFP ne comprend pas actuellement d’exigences précises en matière d’information pour appuyer les décisions d’embauche d’étudiants. Par conséquent, la vérification a recommandé que, au minimum, les documents au dossier comprennent des preuves que les critères d’admissibilité, établis par la Directive sur l’embauche des étudiants du Secrétariat du Conseil du Trésor, ont été respectés. Plus précisément, la personne embauchée : a) doit être inscrite comme étudiant à temps plein au niveau secondaire ou postsecondaire dans un établissement d’enseignement agréé; b) doit retourner aux études à temps plein au cours du prochain semestre universitaire ou être dans sa dernière année d’études.
• Pour les deux processus de réembauchage du PFETE examinés dans le cadre de cet exercice de surveillance, il y a suffisamment d’éléments de preuve au dossier montrant que les personnes réembauchées étaient des étudiants de niveau postsecondaire à temps plein au moment de leur réemploi. Cependant, il n’y a aucun document dans l’un ou l’autre des dossiers qui confirme que les étudiants retournaient aux études à temps plein au cours du trimestre scolaire suivant ou en étaient à leur dernière année d’études. Dans les deux cas, les documents requis ont été trouvés dans un fichier distinct pour un réembauchage ultérieur (p. ex. un étudiant, qui en était à sa dernière année d’études au moment du réembauchage examiné, a commencé des études de niveau supérieur au cours du trimestre suivant). Si ces renseignements n’étaient pas facilement accessibles au moment des réembauchages examinés, il aurait été acceptable d’obtenir une attestation signée des étudiants confirmant leur intention de retourner au statut d’études à temps plein au prochain semestre.

V. Documents au dossier – observations générales

Dans le cadre de cet exercice de surveillance, des observations précises concernant la documentation et l’organisation des dossiers individuels ont été consignées sur la liste de contrôle de la surveillance remplie pour chaque processus de dotation. Voici un résumé global des observations générales relatives aux dossiers de dotation du Commissariat.

• Lors de l’examen des documents au dossier, une attention particulière a été accordée aux exigences en matière d’information de la CFP, fournies à l’annexe B de sa Politique de nomination.Bien que des problèmes d’exactitude et d’exhaustivité des documents requis aient été relevés dans certains cas, la majorité des dossiers de dotation examinés sont entièrement conformes aux exigences de la CFP en matière d’information.
• L’utilisation du Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (SGDDI) pour stocker les dossiers de dotation électronique du Commissariat limite fortement la capacité d’organiser la documentation de façon cohérente. Les documents ne peuvent être organisés par ordre chronologique ou dans l’ordre des étapes d’un processus de dotation. Un étiquetage clair et précis ainsi qu’un minimum de double emploi des documents permettraient également une accessibilité efficace aux documents des dossiers de dotation.
• Le processus de documentation ne devrait pas comprendre le placement de documents de politique ou de planification au dossier pour démontrer la conformité aux exigences en matière de dotation. Une copie de la Politique sur la zone de sélection du Commissariat a été trouvée dans de nombreux dossiers examinés. Toutefois, cela ne signifie pas que la zone de sélection de la mesure de dotation est conforme aux exigences de la politique. De même, le fait de verser au dossier une copie du Plan des RH 2013‑2015 du Commissariat ne confirme pas que les processus de dotation menés en 2021 sont liés au processus de planification des RH de l’organisation. De plus, il n’existe actuellement aucune exigence législative ou stratégique pour documenter un tel couplage.
• Dans certains dossiers de dotation, on a relevé des écarts dans les exigences linguistiques ou de sécurité utilisées pour doter le poste et celles consignées dans des documents comme des descriptions de travail, des affiches ou des demandes d’autorisation en matière de priorité. Le fait de verser au dossier une copie de l’organigramme pertinent ou du rapport étendu sur les mesures prises concernant les postes démontrerait clairement que les exigences linguistiques ou de sécurité utilisées pour doter le poste sont conformes à celles établies pour la classification du poste.
• Des énoncés d’impartialité sont présents dans la plupart des dossiers examinés, habituellement signés par le gestionnaire subdélégué responsable. Étant donné que l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) de la CFP exige que les gestionnaires subdélégués signent un formulaire d’attestation qui comprend des renseignements semblables à ceux contenus dans l’énoncé d’impartialité typique, de nombreuses organisations fédérales n’utilisent plus de tels énoncés dans leurs processus de dotation. Lorsqu’ils sont utilisés, ils doivent être remplis par des membres du comité d’évaluation qui ne sont pas subdélégués et qui n’auraient donc pas signé de formulaire d’attestation. Il convient également de noter que le libellé de l’énoncé d’impartialité indique qu’il doit être utilisé au début du processus de dotation et non à sa conclusion, comme c’est le cas pour la plupart des mesures de dotation du Commissariat examinées dans le cadre de cet exercice de surveillance.
• Les listes de vérification de la dotation sont considérées comme un outil efficace pour vérifier que a) toutes les étapes requises d’un processus de dotation ont été franchies et b) les documents appropriés ont été versés au dossier de dotation. Tous les dossiers examinés dans le cadre de cet exercice de surveillance contiennent une liste de contrôle propre au type de processus de dotation mené. Toutefois, bon nombre des listes de contrôle ne sont pas entièrement remplies ou sont mal remplies (p. ex. cocher un élément qui n’a pas été fait), ce qui réduit leur efficacité. Les listes de contrôle du Commissariat doivent également être mises à jour pour tenir compte des changements dans les exigences du processus de dotation (p. ex. la candidature d’étudiants pour un réembauchage ne doit plus être présentée par la CFP).
• Les pratiques exemplaires des autres organisations fédérales en ce qui a trait aux documents au dossier, que le Commissariat devrait mettre en œuvre, comprennent ce qui suit :

• L’utilisation d’un sommaire d’évaluation globale permettant de vérifier efficacement que les résultats de tous les candidats évalués ont été consignés avec exactitude au dossier, conformément aux exigences en matière d’information de l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP.
• L’utilisation des notes au dossier pour clarifier des questions ou des circonstances particulières dans le processus de dotation, particulièrement lorsqu’elles peuvent donner lieu à la perception d’erreurs ou d’omissions (p. ex. documents manquants).

VI. Aller de l’avant

À la lumière des recommandations qui étaient majoritairement de nature administrative, cet exercice de vérification a permis de constater que plusieurs bonnes pratiques étaient déjà en place au sein du Commissariat.

Dans une perspective d’amélioration continue, la direction des ressources humaines du Commissariat s’engage à maintenir ses bonnes pratiques, mais aussi à donner suite aux recommandations formulées dans ce rapport. Plus précisément, en mettant en place les mesures suivantes :  

• Mettre à jour certains de ses outils tels que les formulaires et documents essentiels requis pour les différentes actions de dotation, y compris les listes de contrôle des dossiers;
• Offrir une séance d'information aux membres de son équipe, constituée de personnel administratif et de conseillers en ressources humaines, afin de les sensibiliser aux différentes exigences administratives soulevées dans ce rapport;
• Ajuster l'ensemble de ses politiques en ressources humaines afin d’en assurer la cohérence et d’en faciliter l’interprétation.

Ces mesures, qui devraient être mises en place au cours de la prochaine année, permettront à la Direction des ressources humaines de mieux outiller les membres de son équipe et de mieux accompagner les gestionnaires dans le cadre de leurs responsabilités en matière de ressources humaines et à veiller à respecter les politiques et lois s’y rattachant.

VII. Conclusion

Le présent rapport présente les observations et les recommandations découlant d’un examen des dix-sept processus de dotation menés par le Commissariat à l’information du Canada au cours d’une période de huit mois, soit de janvier à août 2021. Pour la majorité des processus de dotation examinés dans le cadre de cet exercice de surveillance, les documents au dossier démontrent suffisamment que les processus de nomination fondés sur le mérite et les autres méthodes d’emploi a) ont été généralement menés conformément aux exigences de la loi, de la réglementation et des politiques, et b) ont respecté les valeurs de nomination et le mérite, au besoin.

Annexes

Annexe 1 : Résultats attendus

Dérivés des exigences stratégiques, législatives et réglementaires de l’organisation et de la CFP en vigueur pendant la période couverte par l’exercice de surveillance.

Critères de mérite (nominations fondées sur le mérite)

• Les critères de mérite doivent être compatibles avec : a) le travail à effectuer; b) la norme de qualification pour le groupe / niveau du poste à doter; c) les données du poste, y compris les exigences linguistiques et de sécurité, telles qu’elles sont consignées dans d’autres documents au dossier.
• Les critères de mérite doivent être consignés électroniquement ou au dossier conformément à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP.

Zone de sélection

• La zone de sélection doit être conforme aux exigences stratégiques de l’organisation et de la CFP.
• Une zone nationale de sélection doit être appliquée aux processus de nomination externes annoncés, sauf dans les cas prévus à l’annexe A de la Politique de nomination de la CFP.
• Les exceptions à l’exigence d’une zone nationale de sélection dans les processus externes annoncés doivent être approuvées au préalable par la Commissaire.

Prise en considération du droit de priorité

• L’autorisation en matière de priorité doit être demandée et obtenue de la CFP en temps opportun pour tous les processus de dotation, au besoin.
• Les critères utilisés pour demander l’autorisation en matière de priorité doivent être conformes à ceux utilisés pour effectuer la nomination (c.-à-d. qualifications essentielles; durée d’emploi, emplacement, groupe / niveau; conditions d’emploi; type de processus de nomination) permettant une prise en considération appropriée des personnes ayant un droit de priorité.
• Les personnes ayant un droit de priorité doivent être prises en considération et évaluées, au besoin, en temps opportun : a) avant d’évaluer d’autres candidats dans le cadre d’un processus annoncé; b) avant d’évaluer la personne nommée dans le cadre d’un processus non annoncé; c) avant de choisir ou de demander des noms dans un bassin de candidats.
• La CFP et le bénéficiaire de priorité doivent recevoir de la rétroaction sur la prise en considération ou l’évaluation de chaque présentation de bénéficiaire de priorité.
• Les renseignements suivants doivent être consignés par voie électronique ou au dossier conformément à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP : a) numéro d’autorisation en matière de priorité et demande; b) évaluation et résultats pour toutes les présentations de bénéficiaire de priorité.

Lors de l’affichage des annonces

• Les annonces doivent être affichées sur le site Web du ressourcement de la fonction publique (SRFP) du gouvernement du Canada et doivent être accessibles aux personnes de la zone de sélection pendant au moins un jour ouvrable complet (au moins 24 heures).
• Les annonces doivent fournir aux candidats éventuels les renseignements nécessaires pour présenter une demande appropriée, y compris les critères de mérite établis et une personne-ressource pour les demandes de mesures d’adaptation.
• Les critères de mérite utilisés dans l’affiche doivent être conformes aux autres documents au dossier (p. ex. demande d’autorisation en matière de priorité, outils d’évaluation).
• L’annonce dans les deux langues officielles doit être documentée électroniquement ou versée au dossier conformément à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP.

Évaluation du mérite

• L’approbation préalable de la CFP doit être obtenue pour certains tests (p. ex. tests d’intelligence, de personnalité, d’intégrité et d’aptitude ou tests de santé mentale).
• Avant le processus d’évaluation, les candidats doivent être informés des méthodes ou des outils utilisés, ainsi que de la possibilité et du processus de demande de mesures d’adaptation.
• La personne qui sera nommée doit posséder toutes les qualifications essentielles, y compris la compétence linguistique a) au plus tard à la date à laquelle l’avis de nomination ou de proposition de nomination ou l’avis de nomination intérimaire a été émis dans le cadre d’un processus de nomination interne; ou b) au plus tard à la date à laquelle l’offre de nomination a été signée par le gestionnaire subdélégué dans le cadre d’un processus de nomination externe.
• Le formulaire d’autodéclaration aux fins de l’équité en matière d’emploi ou le formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone doit être rempli et versé au dossier de dotation, au besoin.
• Pour les nominations non impératives à des postes bilingues, la personne nommée doit conclure une entente pour devenir bilingue en signant le formulaire requis avant a) la nomination dans un processus de nomination externe; ou b) avant la date à laquelle la notification de candidature retenue (NCR) a été publiée dans le cadre d’un processus de nomination interne. Par ailleurs, la personne nommée peut également être exclue pour des raisons médicales ou être admissible à une pension immédiate.
• La personne nommée doit posséder toutes les qualifications constituant un atout (qui ne s’appliquent pas aux bénéficiaires de priorité), les exigences opérationnelles ou les besoins organisationnels appliqués dans la décision de nomination.
• L’évaluation et les résultats de tous les candidats doivent être consignés électroniquement ou au dossier conformément à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP.

Préférences (processus externes annoncés)

• Dans un processus de nomination externe annoncé, la préférence pour une nomination doit être accordée dans l’ordre suivant : a) à un pensionné de guerre; b) à un ancien combattant ou à un survivant d’un ancien combattant; c) à un citoyen canadien et un résident permanent quand une personne qui n’est pas un citoyen canadien ou un résident permanent est également un candidat.

Discussions informelles et avis (processus de nomination interne)

• Les personnes dont la candidature n’a pas été retenue dans le cadre des processus de nomination internes doivent être informées de la décision de les éliminer, après quoi elles peuvent demander une discussion informelle.
• La notification de candidature retenue (NCR) doit comprendre la date de fin de la période d’attente, qui doit être d’au moins cinq jours civils.
• La notification de nomination ou de proposition de nomination ou la notification de nomination intérimaire doit comprendre des renseignements sur les droits et les motifs de déposer une plainte auprès de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF), ainsi que les modalités et le délai dans lesquels une plainte peut être déposée.
• Les avis doivent être consignés par voie électronique ou versés au dossier conformément à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP.

Lors de la nomination

• L’offre de nomination doit être faite par écrit et signée par un gestionnaire ayant les pouvoirs subdélégués appropriés au moment de la nomination.
• L’offre de nomination doit énoncer toutes les conditions d’emploi. Une preuve de confirmation devrait être disponible dans le dossier de dotation et indiquer que la personne nommée a rempli les conditions avant la date d’entrée en vigueur de la nomination.
• Pour une nomination de l’extérieur de la fonction publique (selon la définition de la Liste de référence de la CFP), la personne nommée au plus tard à la date d’entrée en vigueur de la nomination doit prêter serment ou faire une affirmation solennelle.
• Les motifs de la décision de sélection doivent être exposés par écrit à l’aide de la justification de la décision de sélection et expliquer le choix du processus et le fondement de la décision de sélection, y compris la confirmation que la personne nommée possède les qualifications essentielles et tout autre critère utilisé pour prendre la décision.
• Les renseignements suivants relatifs à la nomination doivent être consignés par voie électronique ou au dossier, conformément à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP : a) offre de nomination signée; b) formulation de la décision de sélection; c) administration du serment ou de l’affirmation solennelle.

Annexe 2 : Liste des recommandations