Rapport d’étape 2023 du Commissariat à l’information Loi canadienne sur l’accessibilité

Commissariat à l’information du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3

Tél. (sans frais) : 1-800-267-0441
Télécopieur : 819-994-1768
Courriel : general@oic-ci.gc.ca
Site Web : https://www.ci-oic.gc.ca/fr
Décembre 2023

Sommaire

La Commissaire à l’information du Canada est une agente du Parlement qui a pour mandat de mener des enquêtes sur les plaintes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information relativement à divers types d’allégations, dont plusieurs ont trait à une demande d’accès présentée par une personne à une institution visée par la Loi.

Le Commissariat à l’information favorise une culture axée sur la diversité et l’inclusion afin que ses employés, ses clients et ses intervenants puissent participer pleinement à l’exécution de ses activités et de son mandat. Le cadre législatif canadien qui soutient la diversité et l’inclusion a été renforcé par l’ajout de la Loi visant à faire du Canada un pays exempt d’obstacles, également connue sous le nom de Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA), laquelle est entrée en vigueur le 11 juillet 2019.

Afin de satisfaire à ces exigences législatives, le Commissariat a publié son Plan d’accessibilité de 2022 à 2025 visant à rendre le Commissariat à l’information plus accessible en décembre 2022. Celui-ci proposait un plan d’action triennal et un processus de rétroaction détaillé (formulaire Web et boîte de courriel).

Au cours de la dernière année, l’organisation a travaillé à la mise en œuvre de ce plan et a créé un comité de travail pour surveiller le plan d’action ainsi qu’assurer la coordination et l’échange de pratiques exemplaires en matière d’accessibilité. Le comité est composé de représentants de tous les secteurs de l’organisation (ressources humaines, enquêtes, sécurité et administration, technologies de l’information et communications).

Renseignements généraux

Comme l’exige la LCA, chaque année, au plus tard le 31 décembre, le Commissariat doit rendre compte des progrès réalisés par rapport à son plan d’accessibilité et mettre celui-ci à jour aux trois ans.

Ce premier rapport d’étape du Commissariat présente ses réalisations jusqu’à maintenant dans le cadre de la mise en œuvre du Plan d’accessibilité et se divise en cinq sections :

Domaines visés à l’article 5 de la LCA : Cette section porte sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre du plan d’action du Commissariat.
Consultations : Cette section comprend une description des consultations que le Commissariat a réalisées auprès de personnes handicapées.
Rétroaction : Cette section contient de l’information sur la rétroaction reçue par l’organisation.
Conclusion : Cette section présente les mesures auxquelles l’organisation accordera la priorité au cours de la prochaine année.

Enfin, la première section rappelle le processus de rétroaction du Commissariat, y compris le titre de la personne désignée pour la recevoir et les façons de communiquer avec l’organisation au sujet des questions liées à l’accessibilité.

La Directrice et Dirigeante principale des ressources humaines est la personne-ressource désignée pour recevoir la rétroaction sur l’accessibilité et travaillera en collaboration avec les experts internes responsables de chacun des sept domaines prioritaires afin de satisfaire aux nouvelles obligations énoncées dans la LCA, le cas échéant.

Pour tout commentaire ou pour toute rétroaction, veuillez les adresser au :

Demandes relatives à l’accessibilité
Commissariat à l’information du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3

Téléphone : 1-800-267-0441 (sans frais)
Télécopieur : 819-994-1768

Courriel : accessible@oic-ci.gc.ca

Formulaire de rétroaction sur l’accessibilité : https://www.oic-ci.gc.ca/fr/form/accessibility

Site Web : https://www.oic-ci.gc.ca/fr/accessibilite

Le rapport d’étape et le Plan d’accessibilité sont offerts dans d’autres formats, sur demande (imprimé, gros caractères, audio et électronique compatible avec la technologie adaptée visant à aider les personnes handicapées).

Domaines visés à l’article 5 de la LCA

Le règlement exige que les organisations rendent des comptes sur les domaines suivants, énumérés à l’article 5 de la LCA :

a) l’emploi;
b) l’environnement bâti;
c) les technologies de l’information et des communications;
c.1) les communications, autres que les technologies de l’information et des communications;
d) l’acquisition de biens, de services et d’installations;
e) la conception et la prestation de programmes et de services;
f) le transport.

Pour déterminer et éliminer les obstacles à l’accessibilité dans ces domaines ainsi qu’en prévenir de nouveaux, le Commissariat s’est fixé six objectifs :

Objectif 1 – Veiller à ce que les employés du Commissariat soient suffisamment outillés pour offrir des programmes et des services accessibles, ce qui comprend un processus de plainte pour que les Canadiens et Canadiennes puissent participer entièrement et équitablement, et à ce qu’ils aient les outils et les plateformes nécessaires pour exécuter leur travail.

Objectif 2 – Créer un environnement sûr et un lieu de travail exempt d’obstacles physiques afin d’améliorer l’environnement de travail de tous les employés du Commissariat dont les capacités varient.

Objectif 3 – Éliminer les obstacles aux produits de communication du Commissariat en créant une culture « d’accessibilité dès la conception », c’est-à-dire où les membres du personnel de tous les niveaux sont conscients des exigences.

Objectif 4 – Communiquer largement les connaissances et les pratiques exemplaires afin d’éliminer les obstacles dans l’ensemble de la fonction publique.

Objectif 5 – Créer une culture d’accessibilité, où le respect et l’inclusion sont intégrés dans tous les aspects du lieu de travail et où tous les employés sont habilités et soutenus pour réaliser tout leur potentiel.

Objectif 6 – Mettre en œuvre des pratiques accessibles pour éliminer et prévenir les obstacles au recrutement, au maintien de l’effectif et à la promotion des personnes handicapées.

La présente section présente les progrès accomplis par rapport à chacun de ces objectifs organisationnels.

Dans l’ensemble, le plan d’action publié par le Commissariat en décembre 2022 comprenait 28 mesures à mettre en œuvre au cours des exercices 2022‑2023 à 2024‑2025. Bien qu’au cours de la première année, le Commissariat se soit aussi concentré sur la mise en place d’une structure de surveillance du plan d’action et sur la sensibilisation du personnel, il a réussi à accomplir beaucoup de travail. Toutes les mesures prévues ont été entreprises, y compris celles qui doivent être terminées en 2024‑2025. En outre, trois mesures non prévues ont été entreprises et une seule a été reportée à une année ultérieure.

Le tableau suivant présente le nombre de mesures terminées, entreprises ou reportées pour chaque exercice visé par le plan d’action.

Pour l’exercice 2022-2023, une seule mesure était prévue. Comme elle a été reportée à l’exercice suivant, aucune mesure n’a été terminée ou entreprise.
Pour l’exercice 2023-2024, dix mesures étaient prévues et elles ont toutes été entreprises. Par conséquent, aucune mesure n’a été terminée ou reportée.
Pour l’exercice 2024-2025, cinq mesures étaient prévues et elles ont toutes été entreprises. Par conséquent, aucune mesure n’a été terminée ou reportée.
Le plan comprend neuf mesures qui devaient être continues et celles-ci ont toutes été entreprises.

Tableau 1 : Aperçu des mesures entreprises, terminées ou reportées^{Note de bas de page 1}

Aperçu des mesures entreprises, terminées ou reportées
Mesure/calendrier	2022-2023	2023-2024	2024-2025	En continu	Non prévue
Terminée	Sans objet	3	Sans objet	Sans objet	Sans objet
Entreprise	Sans objet	10	5	9	3
Reportée	1^{Note de bas de page2}	Sans objet	Sans objet	Sans objet	Sans objet
Total	1	13	5	9	3

Les programmes et services

Objectif 1 – Veiller à ce que les employés du Commissariat soient suffisamment outillés pour offrir des programmes et des services accessibles, ce qui comprend un processus de plainte pour que les Canadiens et Canadiennes puissent participer entièrement et équitablement, et à ce qu’ils aient les outils et les plateformes nécessaires pour exécuter leur travail.

En ce qui concerne cet objectif, le Commissariat a cerné des obstacles empêchant d’accéder à son formulaire de plainte en ligne, de communiquer avec l’organisation au moyen de la ligne 1-800 et d’accéder à son site Web. Il a également constaté que les employés avaient besoin de davantage d’outils pour mieux soutenir les parties plaignantes.

Afin d’éliminer ces obstacles et de veiller à ce que les Canadiens et Canadiennes aient accès aux outils et à la plateforme du Commissariat, l’organisation a :

revu son formulaire de plainte pour le simplifier et le rendre plus clair, afin qu’il soit plus accessible (langage, police de caractères, bouton, etc.). Ce nouveau formulaire est en ligne depuis juillet 2023;
simplifié et rendu plus claires les options du menu de la ligne 1-800;
élaboré des documents d’orientation, des conseils de rédaction, une foire aux questions et des gabarits pour le personnel des enquêtes qui travaille avec le public;
simplifié et rendu plus clairs certaines de ses politiques, lignes directrices et procédures de ressources humaines;
entrepris une étude/un sondage pour demander l’avis des Canadiens et Canadiennes sur l’accessibilité du processus de plainte au Commissariat.

Le Commissariat continuera de veiller à ce que les solutions trouvées aient l’effet désiré. Les autres mesures énumérées dans le plan d’action avancent conformément au calendrier.

L’environnement bâti

Objectif 2 – Créer un environnement sûr et un lieu de travail exempt d’obstacles physiques afin d’améliorer l’environnement de travail de tous les employés du Commissariat dont les capacités varient.

En ce qui concerne cet objectif, le Commissariat a noté qu’il devait revoir son plan d’évacuation afin qu’il convienne au nouveau modèle de travail hybride.

Afin de s’assurer que tous les employés bénéficient d’un accès égal et équitable aux infrastructures internes, le Commissariat a :

mis en œuvre un programme pour aider les employés ayant une incapacité les empêchant d’évacuer l’immeuble en toute sécurité (une personne est désignée pour aider les employés qui ont besoin d’aide pour évacuer l’immeuble);
documenté et revu les plans d’évacuation pour les employés handicapés;
veillé à ce que l’immeuble soit équipé de détecteurs de fumée, d’extincteurs d’incendie et d’alarmes audio/visuelles, et procédé aux tests annuels;
fourni aux nouveaux employés un bureau ajustable manuellement;
fourni des outils, du matériel informatique et des logiciels aux employés qui avaient besoin de mesures d’adaptation.

Le Commissariat continuera de veiller à ce que l’environnement de travail soit sûr et que les questions liées à la sécurité soient réglées. Les autres mesures énumérées dans le plan d’action avancent conformément au calendrier.

Les technologies de l’information et des communications, et les communications autres que celles-ci

Objectif 3 – Éliminer les obstacles aux produits de communication du Commissariat en créant une culture « d’accessibilité dès la conception », c’est-à-dire où les membres du personnel de tous les niveaux sont conscients des exigences.

En ce qui concerne cet objectif, le Commissariat a cerné des obstacles pouvant empêcher d’accéder à son site Web et à son formulaire de plainte en ligne. De plus, certains documents créés au cours des dernières années (rapports, présentations, etc.) n’étaient pas accessibles dès la conception.

Afin d’éliminer les obstacles et d’améliorer ses produits de communication, et de veiller à ce que les membres du personnel de tous les niveaux sont conscients des exigences, le Commissariat a :

élaboré des documents d’orientation, des conseils de rédaction, une foire aux questions et des gabarits pour les parties aux plaintes qui sont rédigés de la manière la plus simple possible, et encouragé les enquêteurs à utiliser un langage clair dans leurs communications comme les courriels, les rapports et les comptes rendus;
communiqué des liens et de la documentation utiles concernant la création de « documents accessibles par défaut », et fait leur promotion à l’interne dans l’infolettre hebdomadaire;
fourni de l’orientation aux employés sur la rédaction et la terminologie inclusives;
mis à jour certaines des politiques, lignes directrices et procédures de ressources humaines au moyen de pratiques qui satisfont aux exigences en matière d’accessibilité (police de caractères);
examiné des méthodes permettant d’offrir une aide supplémentaire aux Canadiens et Canadiennes lorsqu’ils remplissent les formulaires requis pour accéder aux services du Commissariat.

De plus, et tel qu’il est mentionné au début du présent rapport, l’organisation a entrepris trois mesures qui n’étaient pas prévues au plan. Ces dernières concernaient l’optimisation de l’accessibilité dans la création de contenu de formation avec le logiciel « Adobe Captivate » ainsi que l’adaptation et l’utilisation de méthodes pédagogiques tenant compte de l’accessibilité pour des formations en lignes ou en présentiel.

Le Commissariat continuera mettre à la disposition de tous les employés une trousse d’outils, de la formation et de la documentation sur l’accessibilité. L’organisation continuera également de sensibiliser le personnel à l’importance de créer des documents accessibles dès la conception. Les autres mesures énumérées dans le plan d’action avancent conformément au calendrier.

Objectif 4 – Communiquer largement les connaissances et les pratiques exemplaires afin d’éliminer les obstacles dans l’ensemble de la fonction publique.

En ce qui concerne cet objectif, le Commissariat avait observé que certains outils mis à la disposition des employés, incluant des pratiques exemplaires en matière d’accessibilité, étaient peu connus.

Afin d’assurer une large diffusion des connaissances et des pratiques exemplaires, le Commissariat a :

créé un comité de travail pour surveiller le plan d’action et assurer la coordination et l’échange de pratiques exemplaires en matière d’accessibilité;
communiqué aux employés de nouveaux outils nouveaux ou des outils mis à jour ainsi que des invitations à de la formation et à des événements liés à l’accessibilité sur son intranet et dans son infolettre hebdomadaire;
tenu des conférences sur l’équité, la diversité et l’inclusion pour sensibiliser les employés aux défis auxquels font face les personnes handicapées;
mis à jour sa liste de formations obligatoires, qui sera bientôt communiquée aux employés;
mis en œuvre un processus de rétroaction pour toutes les questions liées à l’accessibilité ainsi que surveillé les messages reçus dans le cadre de celui-ci et dans la boîte de suggestion anonyme pour les employés du Commissariat;
participé à des réunions pour échanger les pratiques exemplaires (communauté de pratique interministérielle, comité de travail interne, experts et partenaires, etc.).

Le Commissariat continuera de veiller à ce que les employés reçoivent des conseils et de l’orientation au sujet des aspects techniques de l’intégration et du maintien de l’accessibilité dans les documents. Les autres mesures énumérées dans le plan d’action avancent conformément au calendrier.

Objectif 5 – Créer une culture d’accessibilité, où le respect et l’inclusion sont intégrés dans tous les aspects du lieu de travail et où tous les employés sont habilités et soutenus pour réaliser tout leur potentiel.

En ce qui concerne cet objectif, le Commissariat a ciblé des obstacles empêchant d’accéder à certaines applications ainsi qu’à certains logiciels et systèmes.

Afin d’éliminer les obstacles relatifs à cet objectif et de s’assurer que tous les employés sont habilités et soutenus, le Commissariat a :

intégré la validation des exigences en matière d’accessibilité au cycle de développement de logiciel et à l’évaluation de la conformité des nouvelles applications logicielles non standard;
s’est efforcé d’offrir des outils bilingues aux employés lors de l’achat d’équipement lié aux demandes de mesures d’adaptation;
adapté les systèmes existants, comme celui de gestion de la relation avec la clientèle (GRC), pour les rendre accessibles et conformes aux normes gouvernementales;
s’est assuré d’offrir des outils bilingues aux employés lors de l’achat de matériel informatique et de logiciels;
équipé tous les postes de travail d’un bureau ajustable électroniquement et de deux moniteurs;
commencé à travailler en partenariat avec Services publics et Approvisionnement Canada à un projet de modernisation de ses locaux;
donné de la formation aux enquêteurs afin de les aider à traiter avec des parties plaignantes difficiles;
rencontré le groupe Accessibilité, adaptation et technologie informatique adaptée (AATIA), qui aide les ministères offrant des services au public à cibler des occasions de formation.

Le Commissariat continuera de s’assurer que l’infrastructure, l’équipement et les logiciels satisfont aux exigences matière d’accessibilité et que les employés ont accès à des formations utiles. Les autres mesures énumérées dans le plan d’action avancent conformément au calendrier.

L’emploi

Objectif 6 – Mettre en œuvre des pratiques accessibles pour éliminer et prévenir les obstacles au recrutement, au maintien de l’effectif et à la promotion des personnes handicapées.

En ce qui concerne cet objectif, le Commissariat a constaté que certains outils mis à la disposition des gestionnaires pour les aider à rendre les processus de dotation encore plus inclusifs étaient peu connus.

Afin d’éliminer les obstacles relatifs à cet objectif, le Commissariat a :

offert des occasions de formation aux gestionnaires responsables de l’embauche concernant la modification apportée à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) visant à renforcer la diversité et l’inclusion qui est entrée en vigueur;
participé à des comités d’accessibilité internes et interministériels afin d’acquérir des outils et de développer une expertise en matière d’accessibilité dans le cadre de la dotation en personnel;
fait part aux gestionnaires responsables de l’embauche des outils de dotation de la Commission de la fonction publique;
fait la promotion du « Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail » auprès des gestionnaires et employés;
participé au Projet de modernisation du processus de déclaration volontaire mené par le Secrétariat du Conseil du Trésor;
commencé à travailler à la revue de son programme d’orientation;
fourni aux employés l’équipement ergonomique dont ils ont besoin pour travailler en toute sécurité et efficacement en milieu de travail, en suivant les recommandations du consultant en ergonomie.

Le Commissariat continuera de veiller à ce que des outils et de la formation soient fournis aux gestionnaires et aux employés, et à ce que les politiques et pratiques internes soient revues pour cibler les obstacles systémiques et comportementaux qui empêchent les personnes handicapées de profiter des occasions d’emploi. Les autres mesures énumérées dans le plan d’action avancent conformément au calendrier.

L’acquisition de biens, de services et d’installations

Comme il l’a mentionné dans son plan d’accessibilité, le Commissariat a conclu un protocole d’entente avec la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) pour ses activités liées à l’approvisionnement. En tant qu’autorité contractante, la CCDP s’assurera que les activités liées à l’approvisionnement menées au nom du Commissariat respectent les prescriptions juridiques et les exigences des politiques, y compris celles de la LCA. Les exigences en matière d’accessibilité feront partie du processus d’approvisionnement dès le début. De plus amples renseignements sur les activités du Commissariat liées à l’approvisionnement et sur la manière dont ces activités respectent les exigences de la LCA sont présentés sur le site Web de l’accessibilité de la CCDP.

Le transport

Comme il l’a mentionné dans son plan d’accessibilité, le Commissariat n’a pas ciblé d’obstacles dans ce domaine à l’égard desquels il devait prendre des mesures.

Consultations

Le Plan d’accessibilité sert de feuille de route pour le Commissariat afin d’éliminer les obstacles et de s’adapter à l’évolution des caractéristiques démographiques. Il sera mis à jour au fur et à mesure que s’ajouteront de nouvelles initiatives. Bien que l’amélioration de la vie des employés handicapés au Commissariat soit primordiale, il faut aussi accorder une attention particulière à l’amélioration du service au public.

Des représentants en matière d’accessibilité de chaque secteur, par l’entremise du comité de travail, ont collaboré à rédiger la version définitive du rapport d’étape du Commissariat, qui se veut un travail consultatif. De plus, le Commissariat a mené des consultations avec des intervenants internes tels que des membres du Comité consultatif sur l’équité, la diversité et l’inclusion et des comités exécutifs ainsi que les Services juridiques. Ces consultations se sont tenues dans le cadre de rencontres en personne, de rencontres virtuelles et de questionnaires.

Le Commissariat a retenu les services d’Excellence Canada, une société indépendante à but non lucratif qui se consacre à l’amélioration du rendement organisationnel dans tout le Canada, dans le but d’examiner son plan d’accessibilité et de vérifier qu’il est conforme à la LCA et de mener des consultations sur son rapport d’étape avec un comité consultatif représentant les intérêts des personnes handicapées. Les participants devaient passer en revue l’ensemble du rapport d’étape et indiquer si toutes les situations de handicap sont prises en considération, si des progrès adéquats ont été réalisés et s’il conviendrait d’ajouter des éléments afin de favoriser davantage l’accessibilité. Le groupe cible comprenait des participants vivant avec différentes incapacités, comme un trouble d’apprentissage, un trouble moteur et une incapacité liée à la santé mentale.

Le Commissariat entend tenir d’autres consultations au cours de la prochaine année, particulièrement au moyen d’un sondage interne auprès des employés et de groupes de consultation. Ces consultations lui permettront d’obtenir davantage de rétroaction sur les questions liées à l’accessibilité d’ici le prochain rapport d’étape et, par conséquent, de s’assurer de continuer à respecter les exigences de la Loi.

Rétroaction

Tel qu’il est mentionné au début du présent rapport, l’organisation a prévu de nombreuses façons de recevoir de la rétroaction de la part des employés et du public. Bien qu’elle n’ait pas reçu de rétroaction au moyen de son mécanisme de rétroaction, l’organisation a recueilli des renseignements dans le cadre des consultations ci‑dessous. Celles-ci ont permis au Commissariat d’obtenir de la rétroaction sur les questions suivantes : formulaire de plainte, ligne 1-800, produits de communications (utilisation d’une police de caractères et d’un format accessible, langage clair, etc.), sensibilisation du personnel et mécanisme de rétroaction.

Au cours de la prochaine année, le Commissariat prévoit de revoir son mécanisme de rétroaction pour s’assurer qu’il soit clair et facile d’accès. Cela permettra à l’organisation de profiter de davantage de rétroaction sur les questions liées à l’accessibilité et, par conséquent, de s’assurer de respecter les exigences de la Loi.

Conclusion

Le plan d’accessibilité du Commissariat comporte deux volets : cibler, éliminer et prévenir les obstacles à l’accessibilité dans la prestation des services au public, et continuer à répondre aux besoins de ses employés en matière d’accessibilité.

Dans l’avenir, conformément au principe directeur « ne faites rien pour nous sans nous », le Commissariat tiendra davantage de consultations avec des personnes handicapées afin de s’assurer que les solutions trouvées ont l’effet désiré ou pour savoir si d’autres caractéristiques d’accessibilité peuvent être intégrées.