Rapport d’étape 2024 du Commissariat à l’information Loi canadienne sur l’accessibilité

Commissariat à l’information du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3

Tél. (sans frais) : 1-800-267-0441
Télécopieur : 819-994-1768
Courriel : general@oic-ci.gc.ca
Site Web : https://www.oic-ci.gc.ca/fr
Décembre 2024

Table des matières

• Sommaire
• Renseignements généraux
• Domaines visés à l’article 5 de la LCA
• Les programmes et services
• L’environnement bâti
• Les technologies de l’information et des communications; et les communications autres que les technologies de l’information et des communications
• L’emploi
• L’acquisition de biens, de services et d’installations
• Le transport
• Consultations
• Rétroaction
• Conclusion

Sommaire

La Commissaire à l’information du Canada est une agente du Parlement qui a pour mandat de mener des enquêtes sur les plaintes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information relativement à divers types d’allégations, dont plusieurs ont trait à une demande d’accès présentée par une personne à une institution visée par la Loi.

Le Commissariat à l’information favorise une culture axée sur la diversité et l’inclusion afin que ses employés, ses clients et ses intervenants puissent participer pleinement à l’exécution de ses activités et de son mandat. Le cadre législatif canadien qui soutient la diversité et l’inclusion a été renforcé par l’ajout de la Loi visant à faire du Canada un pays exempt d’obstacles, également connue sous le nom de Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA), laquelle est entrée en vigueur le 11 juillet 2019.

Afin de satisfaire à ces exigences législatives, le Commissariat a publié son Plan d’accessibilité de 2022 à 2025 visant à rendre le Commissariat à l’information plus accessible en décembre 2022. Celui-ci proposait un plan d’action triennal et un processus de rétroaction détaillé (formulaire Web et boîte de courriel).

Au cours de la dernière année, l’organisation a travaillé à la mise en œuvre de ce plan et a créé un comité de travail pour surveiller le plan d’action ainsi qu’assurer la coordination et l’échange de pratiques exemplaires en matière d’accessibilité. Le comité est composé de représentants de tous les secteurs de l’organisation (Ressources humaines, Enquêtes, Sécurité et administration, Technologies de l’information et Communications).

Renseignements généraux

Comme l’exige la LCA, chaque année, au plus tard le 31 décembre, le Commissariat doit rendre compte des progrès réalisés par rapport à son plan d’accessibilité et mettre celui-ci à jour aux trois ans.

Ce rapport d’étape du Commissariat présente ses réalisations jusqu’à maintenant dans le cadre de la mise en œuvre du Plan d’accessibilité et se divise en cinq sections :

• Domaines visés à l’article 5 de la LCA : Ces sections portent sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre du plan d’action du Commissariat.
• Consultations : Cette section comprend une description des consultations que le Commissariat a réalisées auprès de personnes handicapées en vue de préparer ses rapports d’étape.
• Rétroaction : Cette section contient de l’information sur la rétroaction reçue par l’organisation.
• Conclusion : Cette section présente les mesures auxquelles l’organisation accordera la priorité au cours de la prochaine année.

Enfin, la première section rappelle le processus de rétroaction du Commissariat, y compris le titre de la personne désignée pour la recevoir et les façons de communiquer avec l’organisation au sujet des questions liées à l’accessibilité.

La directrice principale, Ressources humaines, AIPRP et gouvernance interne, est la personne-ressource désignée pour recevoir la rétroaction sur l’accessibilité et elle travaillera en collaboration avec les experts internes responsables de chacun des sept domaines prioritaires afin de satisfaire aux nouvelles obligations énoncées dans la LCA, le cas échéant.

Pour tout commentaire ou pour toute rétroaction, veuillez les adresser au :

Demandes relatives à l’accessibilité
Commissariat à l’information du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3

Téléphone : 1-800-267-0441 (sans frais)
Télécopieur : 819-994-1768

Courriel : accessible@oic-ci.gc.ca
 

Formulaire de rétroaction sur l’accessibilité : https://www.oic-ci.gc.ca/fr/form/accessibility

Site Web : https://www.oic-ci.gc.ca/fr/accessibilite

Le rapport d’étape et le Plan d’accessibilité sont offerts dans d’autres formats, sur demande (imprimé, gros caractères, audio et électronique compatible avec la technologie adaptée visant à aider les personnes handicapées).

Domaines visés à l’article 5 de la LCA

Le règlement exige que les organisations rendent des comptes sur les domaines suivants, énumérés à l’article 5 de la LCA :

• a) l’emploi;
• b) l’environnement bâti;
• c) les technologies de l’information et des communications;
• c.1) les communications, autres que les technologies de l’information et des communications;
• d) l’acquisition de biens, de services et d’installations;
• e) la conception et la prestation de programmes et de services;
• f) le transport.

Pour déterminer et éliminer les obstacles à l’accessibilité dans ces domaines ainsi qu’en prévenir de nouveaux, le Commissariat s’est fixé six objectifs :

Les sections suivantes présentent les progrès accomplis par rapport à chacun de ces objectifs organisationnels.

Dans l’ensemble, le plan d’action publié par le Commissariat en décembre 2022 comprenait 28 mesures à mettre en œuvre au cours des exercices 2022-2023 à 2024-2025. En 2022-2023, le Commissariat s’est concentré sur la mise en place d’une structure de surveillance du plan d’action et sur la sensibilisation du personnel, alors que l’année dernière (2023-2024), il s’est concentré sur les consultations. Comme vous pourrez le constater à la lecture du présent rapport, il a réussi à accomplir beaucoup de travail. Toutes les mesures prévues ont été entreprises, certaines sont toujours en cours et plusieurs sont terminées. Quelques mesures non prévues ont également été entreprises.

Les programmes et services

Objectif 1 – Veiller à ce que les employés du Commissariat soient suffisamment outillés pour offrir des programmes et des services accessibles, ce qui comprend un processus de plainte pour que les Canadiens et Canadiennes puissent participer entièrement et équitablement, et à ce qu’ils aient les outils et les plateformes nécessaires pour exécuter leur travail.

Le Commissariat a cerné des obstacles empêchant d’accéder à son formulaire de plainte en ligne, de communiquer avec l’organisation au moyen de la ligne 1-800 et d’accéder à son site Web. Il a également constaté que les employés avaient besoin de davantage d’outils pour mieux soutenir les parties plaignantes.

Au cours des deux dernières années, le Commissariat s’est efforcé d’éliminer les obstacles et de veiller à ce que les Canadiens et Canadiennes aient accès aux outils et à la plateforme du Commissariat. En 2023-2024, l’organisation a :

• publié la « Politique : mesures d’adaptation dans la prestation de services par le Commissariat à l’information sur son site Web»;
• ajouté les options actualisées du menu de la ligne 1-800 à de nombreux endroits. L’organisation ajoutera aussi davantage d’information sur les nouvelles pages Web au besoin;
• fait la promotion des documents d’orientation, des conseils de rédaction, de la FAQ et des gabarits, de la Boîte à outils de l’accessibilité numérique, du Carrefour d’accessibilité sur GCpédia et du Lexique sur l’accessibilité dans Termium Plus auprès de tous les membres du personnel, y compris les enquêteurs;
• déterminé la formation sur l’accessibilité offerte par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) et fait la promotion de celle-ci auprès des employés, y compris le groupe des Enquêtes;
• mis en place de nouveaux styles plus accessibles à utiliser dans les gabarits pour les enquêteurs travaillant avec le public;
• simplifié et rendu plus clairs certains de ses politiques, lignes directrices et processus et gabarits de ressources humaines;
• terminé une étude/un sondage pour demander l’avis des Canadiens et Canadiennes sur l’accessibilité du processus de plainte au Commissariat et publié le rapport sur son site Web;
• consulté l’ensemble des employés, y compris les personnes handicapées, au moyen d’un questionnaire. D’autres consultations seront tenues afin d’avoir une compréhension plus approfondie des résultats.

Le Commissariat continuera de veiller à ce que les solutions trouvées aient l’effet désiré.

Le tableau suivant présente l’état d’avancement des mesures liées à cet objectif.

L’environnement bâti

Objectif 2 – Créer un environnement sûr et un lieu de travail exempt d’obstacles physiques afin d’améliorer l’environnement de travail de tous les employés du Commissariat dont les capacités varient.

Le Commissariat a cerné des obstacles relatifs à son plan d’évacuation, qui n’avait pas été adapté au nouveau modèle de travail hybride. Il devait notamment prendre en considération les besoins particuliers des employés handicapés, comme le fait qu’il y ait un collègue pour les aider qui soit présent au bureau en même temps.

Au cours des deux dernières années, le Commissariat s’est efforcé de s’assurer que tous les employés bénéficient d’un accès égal et équitable aux infrastructures internes. En 2023-2024, le Commissariat a :

• mis en œuvre un programme pour aider les employés ayant une incapacité les empêchant d’évacuer l’immeuble en toute sécurité (une personne est désignée pour aider les employés qui ont besoin d’aide pour évacuer l’immeuble);
• mise en œuvre un plan d’évacuation pour les employés handicapés;
• veillé à ce que l’immeuble soit équipé de détecteurs de fumée, d’extincteurs d’incendie et d’alarmes audio/visuelles, et procédé aux tests annuels;
• fourni aux nouveaux employés un bureau ajustable manuellement;
• fourni des outils, du matériel informatique et des logiciels aux employés qui avaient besoin de mesures d’adaptation.

Le Commissariat continuera de veiller à ce que l’environnement de travail soit sûr et que les questions liées à la sécurité soient réglées.

Le tableau suivant présente l’état d’avancement des mesures liées à cet objectif.

Les technologies de l’information et des communications; et les communications autres que les technologies de l’information et des communications

Objectif 3 – Éliminer les obstacles aux produits de communication du Commissariat en créant une culture « d’accessibilité dès la conception », c’est-à-dire où les membres du personnel de tous les niveaux sont conscients des exigences.

Le Commissariat a cerné des obstacles pouvant empêcher d’accéder à son site Web et à son formulaire de plainte en ligne. De plus, certains documents créés au cours des dernières années (rapports, présentations, etc.) n’étaient pas accessibles dès la conception.

Au cours des deux dernières années, le Commissariat s’est efforcé d’éliminer ces obstacles et d’améliorer ses produits de communication, et de veiller à ce que les membres du personnel de tous les niveaux soient conscients des exigences. En 2023-2024, l’organisation a :

• élaborés des documents d’orientation internes et externes et du matériel de formation (guides juridiques) dans lesquels les concepts juridiques sont expliqués en langage clair;
• communiqué des liens et de la documentation utiles concernant la création de « documents accessibles par défaut », et fait leur promotion à l’interne sur l’intranet et dans l’infolettre hebdomadaire;
• fourni de la formation et de l’orientation aux employés sur la rédaction et la terminologie inclusives;
• mis à jour certaines des politiques, lignes directrices et procédures en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et de ressources humaines au moyen de pratiques qui satisfont aux exigences en matière d’accessibilité (police de caractères);
• examiné des méthodes permettant d’offrir une aide supplémentaire aux Canadiens et Canadiennes lorsqu’ils remplissent les formulaires requis pour accéder aux services du Commissariat;
• entrepris un projet visant à élaborer et à mettre en œuvre un processus de gestion des demandes de mesures d’adaptation présentées par des parties à une plainte.

De plus, et tel qu’il est mentionné au début du présent rapport, l’organisation a entrepris trois mesures qui n’étaient pas prévues au plan. D’abord, elle a optimisé l’accessibilité dans la création de contenu de formation avec le logiciel « Adobe Captivate ». Elle a également adapté et utilisé des méthodes pédagogiques tenant compte de l’accessibilité pour les formations en ligne et en présentiel. Enfin, le Commissariat s’est assuré que tous les gabarits de courriel et produits destinés au Greffe et aux enquêteurs sont accessibles (y compris les en-têtes et les graphiques).

Le Commissariat continuera à mettre à la disposition de tous les employés une trousse d’outils, de la formation et de la documentation sur l’accessibilité. L’organisation continuera également de sensibiliser le personnel à l’importance de créer des documents accessibles dès la conception.

Le tableau suivant présente l’état d’avancement des mesures liées à cet objectif.

Objectif 4 – Communiquer largement les connaissances et les pratiques exemplaires afin d’éliminer les obstacles dans l’ensemble de la fonction publique.

Le Commissariat avait observé que certains outils mis à la disposition des employés, incluant des pratiques exemplaires en matière d’accessibilité, étaient peu connus.

Au cours des deux dernières années, le Commissariat s’est efforcé d’assurer une large diffusion des connaissances et des pratiques exemplaires. En 2023-2024, l’organisation a :

• communiqué aux employés de nouveaux outils nouveaux ou des outils mis à jour ainsi que des invitations à de la formation et à des événements liés à l’accessibilité sur son intranet et dans son infolettre hebdomadaire;
• offert une séance d’orientation aux nouveaux employés afin de présenter les principes de la Politique sur les communications du gouvernement;
• tenu des conférences sur l’équité, la diversité et l’inclusion pour sensibiliser les employés aux défis auxquels font face les personnes handicapées;
• participé à des réunions pour échanger les pratiques exemplaires (communauté de pratique interministérielle, comité de travail interne, experts et partenaires, etc.).

Le Commissariat continuera de veiller à ce que les employés reçoivent des conseils et de l’orientation au sujet des aspects techniques de l’intégration et du maintien de l’accessibilité dans les documents.

Le tableau suivant présente l’état d’avancement des mesures liées à cet objectif.

Objectif 5 – Créer une culture d’accessibilité, où le respect et l’inclusion sont intégrés dans tous les aspects du lieu de travail et où tous les employés sont habilités et soutenus pour réaliser tout leur potentiel.

Le Commissariat a ciblé des obstacles empêchant d’accéder à certaines applications ainsi qu’à certains logiciels et systèmes.

Au cours des deux dernières années, le Commissariat s’est efforcé d’éliminer les obstacles relatifs à cet objectif et de s’assurer que tous les employés sont habilités et soutenus. En 2023-2024, l’organisation a :

• pris des mesures pour offrir des outils bilingues aux employés lors de l’achat d’équipement;
• installé Microsoft Office 365 sur tous les postes de travail. Cette version offre une vaste gamme de fonctionnalités liées à l’accessibilité visant à faciliter l’utilisation de ses applications à tous les utilisateurs. Cette version comprend notamment les fonctionnalités suivantes : lecteur immersif, vérificateur d’accessibilité, sous-titres et transcriptions en direct, dictée, texte de remplacement pour les images et raccourcis clavier;
• continué à travailler en partenariat avec Services publics et Approvisionnement Canada à un projet de modernisation de ses locaux;
• donné de la formation aux enquêteurs afin de les aider à traiter avec des parties plaignantes difficiles.

Le Commissariat continuera de s’assurer que l’infrastructure, l’équipement et les logiciels satisfont aux exigences en matière d’accessibilité et que les employés ont accès à des formations utiles. Par exemple, bien que des travaux aient été réalisés en 2022-2023 pour intégrer la validation de l'accessibilité au dans le cycle de développement des logiciels ainsi que pour ajouter l'accessibilité à l'évaluation de la conformité des nouvelles demandes de logiciels hors norme, l'organisation continuera d’y travailler afin que ceci soit formellement intégré dans sa documentation.

 Le tableau suivant présente l’état d’avancement des mesures liées à cet objectif.

L’emploi

Objectif 6 – Mettre en œuvre des pratiques accessibles pour éliminer et prévenir les obstacles au recrutement, au maintien de l’effectif et à la promotion des personnes handicapées.

Le Commissariat a constaté que certains outils mis à la disposition des gestionnaires pour les aider à rendre les processus de dotation encore plus inclusifs étaient peu connus.

Au cours des deux dernières années, le Commissariat s’est efforcé d’éliminer les obstacles relatifs à cet objectif. En 2023-2024, l’organisation a :

• participé à des comités d’accessibilité internes et interministériels afin d’acquérir des outils et de développer une expertise en matière d’accessibilité dans le cadre de la dotation en personnel;
• fait part aux gestionnaires responsables de l’embauche des outils de dotation de la Commission de la fonction publique;
• fait la promotion du « Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail » auprès des gestionnaires et employés;
• créé le « GUIDE – Déceler les préjugés et les obstacles dans les évaluations » pour veiller à ce que les gestionnaires d’embauche décèlent et éliminent les obstacles tout au long du processus de dotation;
• participé au Projet de modernisation du processus de déclaration volontaire mené par le Secrétariat du Conseil du Trésor;
• continué à travailler à la revue de son programme d’orientation;
• fourni aux employés l’équipement ergonomique dont ils ont besoin pour travailler en toute sécurité et efficacement en milieu de travail, en suivant les recommandations du consultant en ergonomie;
• examiné les données disponibles sur l’effectif et amorcé la planification des prochaines étapes afin de s’assurer que les personnes handicapées ont accès à ses possibilités d’emploi.

Le Commissariat continuera de veiller à ce que des outils et de la formation soient fournis aux gestionnaires responsables de l’embauche et aux employés, et à ce que les politiques et pratiques internes soient revues.

Le tableau suivant présente l’état d’avancement des mesures liées à cet objectif.

L’acquisition de biens, de services et d’installations

Comme il l’a mentionné dans son plan d’accessibilité, le Commissariat a conclu un protocole d’entente avec la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) pour ses activités liées à l’approvisionnement. En tant qu’autorité contractante, la CCDP s’assurera que les activités liées à l’approvisionnement menées au nom du Commissariat respectent les prescriptions juridiques et les exigences des politiques, y compris celles de la LCA. Les exigences en matière d’accessibilité feront partie du processus d’approvisionnement dès le début. Par exemple, le Commissariat a examiné des documents comme son Guide du gestionnaire sur la passation de marchés et les approvisionnements ainsi que son gabarit « Énoncé des travaux » en 2023-2024 pour s’assurer que les critères d’accessibilité sont satisfaits autant que possible lorsque des marchés sont passés. Les gestionnaires qui ont passé des marchés cette année devaient prendre en considération les critères d’accessibilité lorsqu’ils analysaient, évaluaient et rédigeaient leurs contrats.

En outre, un représentant de l’approvisionnement a participé à une séance de formation « Comment tenir compte de l’accessibilité et l’intégrer dans l’approvisionnement » offerte par le Centre de ressources pour l’approvisionnement accessible (CRAA) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et le Programme d’accessibilité, d’adaptation et de technologie informatique adaptée (AATIA) de Services partagés Canada (SPC). Cette formation présentait des outils et de l’orientation pour mieux soutenir les gestionnaires concernant la passation de marchés. Elle portait sur les sujets suivants :

• ce que l’on entend par « approvisionnement accessible »;
• le rôle des propriétaires fonctionnels (ministère ou organisme client, responsable technique) et des autorités contractantes dans la prise en compte de l’accessibilité dans l’approvisionnement du gouvernement fédéral;
• les étapes à suivre pour considérer et intégrer l’accessibilité dans l’approvisionnement;
• les endroits où trouver des ressources et de l’aide.

De plus amples renseignements sur les activités du Commissariat liées à l’approvisionnement et sur la manière dont ces activités respectent les exigences de la LCA sont présentés sur le site Web de l’accessibilité de la CCDP.

Le transport

Comme il l’a mentionné dans son plan d’accessibilité, le Commissariat n’a pas ciblé d’obstacles dans ce domaine à l’égard desquels il devait prendre des mesures. L’organisation ne possède pas de parc de véhicules pour ses employés. De plus, les voyages professionnels sont assez limités depuis la pandémie. Bien que certains employés se déplacent occasionnellement pour assister à des événements en personne, un grand nombre le font virtuellement.

Consultations

Le Plan d’accessibilité sert de feuille de route pour le Commissariat afin d’éliminer les obstacles et de s’adapter à l’évolution des caractéristiques démographiques. Il sera mis à jour au fur et à mesure que s’ajouteront de nouvelles initiatives.

Comme il est mentionné dans son dernier rapport d’étape, le Commissariat devait tenir davantage de consultations en 2023-2024, particulièrement à l’interne afin d’en apprendre davantage sur les expériences des employés relativement à l’accessibilité en milieu de travail. À cette fin, un questionnaire a été élaboré et envoyé à tous les employés, y compris ceux qui vivent avec un handicap. Il comptait 30 questions; certaines s’adressaient à l’ensemble des employés, alors que d’autres visaient les employés vivant avec un handicap (qu’ils s’identifient comme tels ou non). Le questionnaire était disponible du 18 juillet au 7 septembre 2024, ce qui donnait aux participants 52 jours pour y répondre, afin que chacun ait la chance de le faire. Les employés avaient l’option de répondre aux questions dans un format différent (p. ex. par téléphone ou par courriel), mais aucun n’en a fait la demande.

Les participants devaient identifier tout obstacle auquel ils font face dans leur travail au quotidien dans les sept domaines énumérés à la partie 5 de la LCA. Le groupe cible comprenait des personnes ayant différents handicaps, comme un problème de flexibilité ou de dextérité, un trouble d’apprentissage, une déficience auditive, une déficience sensorielle ou environnementale, un trouble de mobilité, une maladie ou douleur chronique, une limitation cognitive ou un problème de santé mentale. L'organisation procède actuellement à l’analyse des résultats du questionnaire. De plus, elle poursuivra ses consultations par le biais de groupes de discussion et de rencontres individuelles dans les semaines à venir afin de recueillir davantage d'informations. Cela lui permettra de compléter son analyse, de tirer des conclusions et d'élaborer un plan d'action.

Bien que l’amélioration de la vie des employés handicapés au Commissariat soit primordiale, il faut aussi accorder une attention particulière à l’amélioration du service au public. Par conséquent, cette année, le Commissariat a également consulté les parties plaignantes au sujet de son processus de plainte. Un tiers indépendant a mené un processus de consultation confidentiel auprès des parties plaignantes afin d’obtenir leur rétroaction au moyen d’un questionnaire en ligne et de groupes de discussion. Un rapport final présentant les conclusions et des recommandations a été préparé à l’intention de la haute direction en mars 2024, et le rapport final et la réponse du Commissariat ont été publiés sur le site Web du Commissariat en novembre 2024.

Des représentants en matière d’accessibilité de chaque secteur, par l’entremise du comité de travail, ont collaboré à rédiger la version définitive du rapport d’étape du Commissariat, qui se veut un travail consultatif. De plus, le Commissariat a mené des consultations avec des intervenants internes tels que des membres du Comité consultatif sur l’équité, la diversité et l’inclusion et des comités exécutifs ainsi que les Services juridiques. Ces consultations ont été effectuées par le biais de différentes méthodes, dont des communications écrites, ou des rencontres en personne et virtuelles.

Le Commissariat entend tenir d’autres consultations au cours de la prochaine année, afin d’obtenir de la rétroaction sur l’accessibilité. Ces consultations lui permettront de déterminer les obstacles à éliminer avec le prochain plan d’accessibilité et de s’assurer de continuer à respecter les exigences de la Loi.

Rétroaction

Tel qu’il est mentionné au début du présent rapport, Le Commissariat a prévu de nombreuses façons de recevoir de la rétroaction de la part des employés et du public. Bien qu’elle n’ait pas reçu de rétroaction au moyen de son mécanisme de rétroaction officiel, l’organisation a recueilli des renseignements dans le cadre des consultations. Celles-ci ont permis au Commissariat d’obtenir de la rétroaction sur les obstacles auxquels se heurtent les employés.

Enfin, l’organisation a aussi créé une nouvelle page intranet sur l’accessibilité, afin que les employés puissent plus facilement accéder au mécanisme de rétroaction et à d’autre information utile. Cela permettra également à l’organisation de profiter de davantage de rétroaction sur les questions liées à l’accessibilité et, par conséquent, de s’assurer de respecter les exigences de la Loi.

Conclusion

Le plan d’accessibilité du Commissariat comporte deux volets : cibler, éliminer et prévenir les obstacles à l’accessibilité dans la prestation des services au public, et continuer à répondre aux besoins de ses employés en matière d’accessibilité.

Dans l’avenir, conformément au principe directeur « ne faites rien pour nous sans nous », le Commissariat tiendra davantage de consultations avec des personnes handicapées afin de s’assurer que les solutions trouvées ont l’effet désiré ou pour savoir si d’autres caractéristiques d’accessibilité peuvent être intégrées. De plus, la rétroaction reçue dans le cadre de la consultation permettra à l’organisation d’établir les besoins auxquels la priorité devrait être accordée dans son prochain plan d’accessibilité.