Bureau du Conseil privé (Re), 2020 CI 12

Date : 2020-11-09
Numéro de dossier du Commissariat : 3217-00069
Numéro de dossier de l’institution : A-2016-00695/NM

Sommaire

[1] La partie plaignante alléguait que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas répondu à une demande d’accès dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information. La demande d’accès visait des procès-verbaux du Comité mixte du renseignement de 1971. Le BCP a demandé une prorogation du délai pour répondre à la demande, en partie pour consulter d’autres institutions fédérales. Les institutions consultées n’ayant pas répondu avant la date d’échéance, le BCP a envoyé une lettre à la partie plaignante pour l’informer qu’il ne traiterait pas la demande parce qu’il n’avait pas reçu les recommandations des autres institutions fédérales et il a fermé le dossier, conformément à sa politique de non-retard.

[2] La Loi n’autorise pas le BCP à refuser de répondre à une demande d’accès au motif qu’il n’a pas encore reçu les recommandations des institutions consultées. Le Commissariat à l’information conclut que le BCP était en situation de présomption de refus aux termes du paragraphe 10(3) de la Loi.

[3] La Commissaire à l’information a recommandé au greffier du Conseil privé de prendre les mesures nécessaires pour répondre à la demande d’accès avant l’échéance du 16 novembre 2020 ainsi que de révoquer ou réviser sa politique actuelle de non-retard afin que le traitement de toutes les demandes soit conforme à ses obligations en vertu de la Loi. Le BCP a accepté de mettre en œuvre les deux recommandations.

[4] La plainte est fondée. Le BCP a depuis répondu à la demande d’accès.

Plainte

[5] La partie plaignante alléguait que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas répondu à une demande d’accès dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

Enquête

[6] Le 23 décembre 2016, le BCP a reçu une demande d’accès aux procès-verbaux du Comité mixte du renseignement pour la période du 1^er janvier au 31 décembre 1971.

[7] Dans les délais prescrits, le BCP a demandé une prorogation du délai de 30 jours pour répondre à la demande d’accès conformément à l’alinéa 9(1)a) de la Loi, portant la date d’échéance au 21 février 2017.

[8] Le 21 février 2017, date à laquelle une réponse devait être donnée, le BCP a envoyé une lettre à la partie plaignante l’informant qu’il ne traiterait pas sa demande d’accès parce qu’il n’avait toujours pas reçu les recommandations des autres institutions fédérales consultées. La lettre indiquait ce qui suit : [Traduction] « Si le processus de consultation devait aboutir à la communication de documents supplémentaires, nous vous les transmettrons une fois le processus terminé. » L’enquête a révélé par la suite que le BCP avait alors fermé le dossier.

[9] Conformément à l’article 10, seules les trois circonstances suivantes justifient qu’une institution fédérale refuse de communiquer des documents demandés au titre de la Loi :

les documents n’existent pas et ne peuvent donc pas être fournis;
la communication est refusée en raison d’une ou de plusieurs exceptions au droit d’accès prévues par la Loi;
l’institution ne peut ni confirmer ni nier l’existence des documents.

[10] Dans ce cas-ci, aucune des circonstances susmentionnées ne s’appliquait. La Loi n’autorise pas le BCP à refuser de répondre à la demande d’accès sous prétexte qu’il n’a pas encore reçu les recommandations des institutions consultées.

[11] À la lumière de ce qui précède, je conclus que le BCP était en situation de présomption de refus aux termes du paragraphe 10(3) de la Loi.

[12] Contrairement à ce qu’indique la lettre du BCP à la partie plaignante datée du 21 février 2017, les documents de traitement du BCP indiquent qu’il a commencé ses consultations avec d’autres institutions fédérales seulement le 19 avril 2018. Il semble que les demandes de consultation n’aient été envoyées qu’après que l’équipe de gestion du Commissariat à l’information a porté le dossier d’enquête à l’attention du représentant du BCP parce qu’il avait omis de répondre à la demande d’observations du Commissariat.

[13] Selon les notes de traitement de l’unité d’AIPRP du BCP, les consultations sur les 323 pages visées par la demande ont été envoyées à trois institutions fédérales : le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), le ministère de la Défense nationale (MDN) et Affaires mondiales Canada (AMC). Toutes les institutions consultées ont répondu entre juin 2018 et décembre 2019.

[14] Il n’est pas clair pourquoi, étant donné que le BCP avait les réponses à toutes les consultations depuis décembre 2019, aucune réponse définitive n’a été envoyée à la partie plaignante.

[15] Le Commissariat a donné au BCP plusieurs possibilités de présenter ses observations conformément à l’alinéa 35(2)b) et de fixer une date d’échéance à laquelle il répondrait à la partie plaignante. Le BCP a répondu à une demande d’observations le 16 mai 2018, en indiquant qu’il répondrait à la demande avant le 20 mai 2019. Toutefois, le BCP n’a pas répondu à la demande à cette date. Il n’a pas répondu aux demandes d’observations ultérieures.

[16] Comme mentionné ci-dessus, l’enquête du Commissariat a révélé que, pendant que les consultations étaient en cours, le BCP a considéré qu’il avait répondu la demande d’accès et le dossier a été fermé. De plus, l’enquête du Commissariat a permis de déterminer que l’une des raisons pour lesquelles le BCP ferme les dossiers le jour même de l’expiration des délais prévus par la Loi est que l’unité d’AIPRP du BCP a une politique de non-retard. Les échanges de courriels entre les analystes de l’unité d’AIPRP du BCP et d’autres institutions fédérales confirment cette pratique.

[17] Dans ces échanges de courriels, les institutions consultées ont été informées, lorsqu’elles tentaient de négocier une date de réponse à une demande de consultation du BCP, que le BCP fermerait le dossier de la demande peu importe la réponse, car la date d’échéance prorogée approchait. D’après ce que j’ai compris de ces échanges, les fonctionnaires de l’unité d’AIPRP du BCP ont reçu pour instruction de ne garder aucun dossier ouvert après la date d’échéance.

[18] Cela explique les statistiques communiquées par le BCP dans ses rapports annuels sur l’AIPRP concernant ses délais de réponse en matière d’accès et pourquoi ces statistiques ne concordent pas avec les résultats des enquêtes du Commissariat. Par exemple, bien que le BCP ait indiqué dans ses rapports annuels sur l’AIPRP de 2017-2018 et de 2018-2019 que la totalité de ses demandes ont été traitées dans les délais, seulement trois des 48 plaintes pour retard sur lesquelles le Commissariat a enquêté pendant cette période ont été jugées non fondées.

Résultats

La plainte est fondée.

Recommandations

[19] Je recommande au greffier du Conseil privé ce qui suit :

Prendre les mesures nécessaires pour répondre à la demande d’accès d’ici le 16 novembre 2020;
Envoyer une copie de la lettre de réponse au Greffe du Commissariat à l’information par courriel (Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca);
Révoquer ou réviser la politique actuelle de non-retard du BCP afin que le traitement des demandes par le BCP soit conforme à ses obligations en vertu de la Loi.

[20] Le 30 septembre 2020, j’ai remis au greffier du Conseil privé mon rapport, dans lequel je présentais mes recommandations et demandais à être avisée de sa réponse avant le 20 octobre 2020.

[21] Le 19 octobre 2020, le BCP m’a avisée qu’il mettrait en œuvre mes recommandations voulant qu’il réponde à la demande au plus tard le 16 novembre 2020 et qu’il envoie une copie de la réponse au Commissariat. De plus, le BCP a confirmé qu’il ne ferme plus les dossiers de demande avant la fin du processus de consultation.

[22] L’article 41 de la Loi confère à la partie plaignante qui reçoit le présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.

Caroline Maynard
Commissaire à l’information du Canada