Agence des services frontaliers du Canada (Re), 2024 CI 38
Date : 2024-07-09
Numéro de dossier du Commissariat : 5823-02494
Numéro de la demande d’accès : A-2022-25721
Sommaire
La partie plaignante allègue que l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise des courriels, des messages textes et des notes de breffage concernant la liste d’entreprises ayant travaillé à l’application ArriveCAN de l’ASFC.
La partie plaignante conteste le fait qu’elle n’a reçu aucun message texte en réponse à sa demande. Le Commissariat à l’information a demandé à l’ASFC des renseignements concernant les secteurs de programmes chargés de chercher les documents, les paramètres de la recherche ainsi que ses politiques relatives à la gestion des messages textes. Les bureaux de première responsabilité les plus susceptibles d’avoir les documents visés par la demande d’accès ont cherché ceux-ci dans les dépôts appropriés, puis les ont fournis à l’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels afin qu’elle les examine. Il est raisonnable de croire que les messages textes n’existaient pas au moment où la présente demande a été faite et/ou qu’ils n’ont pas été considérés comme pertinents.
De ce fait, la Commissaire à l’information conclut que l’ASFC a effectué une recherche raisonnable de documents. La plainte est non fondée.
Plainte
[1] La partie plaignante allègue que l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise des courriels, des messages textes et des notes de breffage concernant la liste d’entreprises ayant travaillé à l’application ArriveCAN de l’ASFC.
[2] L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
Enquête
Recherche raisonnable
[3] L’ASFC est tenue d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.
[4] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.
[5] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.
L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?
[6] En réponse à la demande d’accès, l’ASFC a fourni plusieurs milliers de pages de documents, dont des courriels, de la documentation contractuelle et des imprimés budgétaires concernant des entreprises ayant fourni des services de technologie de l’information (TI) à l’ASFC.
[7] Au cours de l’enquête, le Commissariat à l’information a demandé de la documentation relative à la recherche de documents pertinents effectuée par l’ASFC.
[8] Le Commissariat a examiné les réponses des bureaux de première responsabilité (BPR) afin d’évaluer si ceux-ci s’étaient acquittés de leurs obligations en vertu de la Loi, à savoir de repérer les documents visés par la demande qui relevaient d’eux.
[9] L’enquête du Commissariat a révélé que les BPR les plus susceptibles d’avoir les documents visés par la demande d’accès ont cherché ceux-ci dans les dépôts appropriés. Les BPR ont fourni les documents à l’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels afin qu’elle les examine. Les documents pertinents ont ensuite été transmis à la partie plaignante.
[10] La partie plaignante alléguait que l’ASFC n’a pas fourni de message texte en réponse à sa demande. Elle alléguait aussi que des messages textes auraient dû exister, selon un courriel reçu en réponse à une demande d’accès précédente, qui mentionnait un message texte qui avait été envoyé.
[11] L’enquête a confirmé que le message texte n’était pas pertinent dans le cadre de la demande précédente ni de la demande actuelle. Le Commissariat a néanmoins interrogé l’ASFC au sujet de ses politiques relatives à la gestion des messages textes.
[12] En réponse aux questions du Commissariat, les responsables de l’accès de l’ASFC ont expliqué que les messages textes sont souvent considérés comme étant de nature éphémère, surtout lorsqu’ils sont suivis d’un courriel. C’est d’ailleurs ce que préconise le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans son « Protocole de gestion de l’information – Envoi de messages instantanés au moyen d’appareils mobiles » :
- Les messages instantanées [sic] n’ayant aucune valeur opérationnelle sont jugés éphémères et devraient être supprimés dès que possible.
- Dans le cas où une information ayant une valeur opérationnelle est communiquée au moyen d’un appareil mobile, elle devrait être transférée dans un autre format (p. ex., un message de courriel ou un document Word); elle doit par la suite être conservée dans un dépôt ministériel et gérée de manière appropriée. Le message instantané d’origine peut être supprimé. Cette pratique est conforme à la manière dont les employés doivent gérer les conversations téléphoniques où de l’information ayant une valeur opérationnelle est transmise.
[13] Selon le document « Disposition des documents gouvernementaux » de Bibliothèque et Archives Canada :
- Les documents éphémères ne sont pas des documents à valeur opérationnelle. Ils peuvent inclure des copies ou des exemplaires de documents conservés dans le dépôt d’une institution gouvernementale, mais ne comprennent pas les documents requis pour surveiller, soutenir ou documenter l’exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions, ou fournir des preuves à l’appui de la reddition de comptes et du rapport sur les activités du gouvernement.
[14] Selon la politique de l’ASFC, il incombe aux employés de supprimer tout message texte qui n’est pas considéré comme éphémère dans un dépôt ministériel ou de consigner l’information dans un autre format. Il n’y a pas de période de conservation automatique ou fixe pour les messages textes, qui existent jusqu’à ce qu’ils soient supprimés manuellement ou jusqu’à ce que le téléphone soit retourné à la TI pour être réinitialisé et assigné à une autre personne.
[15] Compte tenu de ce qui précède, il est raisonnable de croire que, selon les politiques de l’ASFC et du SCT, les messages textes n’existaient pas au moment où la demande actuelle a été faite et/ou n’ont pas été considérés comme pertinents.
[16] Le droit d’accès s’applique aux documents existants relevant d’une institution fédérale au moment où la demande d’accès est faite. J’encourage toujours les institutions à adopter de saines pratiques de gestion de l’information en disposant des documents en double et de nature éphémère. De telles pratiques garantissent que les personnes qui font des demandes reçoivent l’information pertinente en temps utile.
[17] Compte tenu de ce qui précède, je conclus que l’ASFC a effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès.
Résultat
[18] La plainte est non fondée.
Révision devant la Cour fédérale
Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.