Bibliothèque et Archives Canada (Re), 2021 CI 32
Date : 2021-11-15
Numéro de dossier du Commissariat : 5820-01594
Numéro de dossier de l’institution : A-2018-01204/GK
Sommaire
La partie plaignante allègue que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) n’a pas répondu à une demande d’accès dans les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information.
Le 1er février 2019, BAC a reçu une demande d’accès à des documents sur la communauté LGBTQ dans l’armée.
BAC a pris une prorogation de 565 jours, en vertu des alinéas 9(1)a) et 9(1)b), pour traiter la demande.
Cependant, BAC n’a pas respecté la date d’échéance du délai prorogé, soit le 18 septembre 2020, et, le 14 octobre 2020, le Commissariat a reçu la plainte actuelle au sujet du retard dans le traitement de la demande.
Le fait que BAC n’a pas répondu à la demande dans le délai prorogé équivaut à un refus présumé de communiquer les renseignements demandés, en vertu du paragraphe 10(3). Ce refus se poursuit et il se poursuivra jusqu’à ce que BAC fournisse une réponse complète à la demande d’accès.
La Commissaire a ordonné à la bibliothécaire et archiviste du Canada de finir de traiter la demande d’accès et d’y répondre sans délai.
La plainte est fondée.
Plainte
[1] La partie plaignante allègue que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) n’a pas répondu à une demande d’accès dans les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information.
Enquête
[2] Le 1er février 2019, BAC a reçu une demande d’accès à des documents sur la communauté LGBT dans l’armée.
[3] Le délai de réponse à la demande était de 30 jours à partir de la date à laquelle elle a été reçue; l’échéance était donc le 4 mars 2019.
[4] Le 1er mars 2019, soit dans le délai prescrit par la Loi, BAC a pris une prorogation de 565 jours, en vertu des alinéas 9(1)a) et 9(1)b), pour traiter la demande. Dans la mesure où elle était valide, cette prorogation aurait reporté l’échéance au 18 septembre 2020.
[5] Le 19 mars 2019, le Commissariat à l’information a reçu une plainte contestant la prorogation. Il a mené une enquête et présenté sa conclusion au sujet de la plainte dans le dossier 3219-00307. À la suite de cette enquête, le Commissariat a conclu que la prorogation prise par BAC était valide et raisonnable, et a classé le dossier de plainte comme non fondé le 27 juillet 2020.
[6] Cependant, BAC n’a pas respecté la date d’échéance du délai prorogé, soit le 18 septembre 2020, et, le 14 octobre 2020, le Commissariat a reçu la plainte actuelle au sujet du retard dans le traitement de la demande.
Paragraphe 10(3) : présomption de refus
[7] Suivant le paragraphe 10(3), lorsque les institutions ne répondent pas à une demande d’accès dans le délai de 30 jours prescrit ou à la fin d’une prorogation de délai valide, elles sont réputées avoir refusé de communiquer les documents demandés.
BAC est-elle en situation de présomption de refus en vertu du paragraphe 10(3) de la Loi?
[8] Le fait que BAC n’a pas répondu à la demande dans le délai prorogé équivaut à un refus présumé de communiquer les renseignements demandés, en vertu du paragraphe 10(3). Ce refus se poursuit et il se poursuivra jusqu’à ce que BAC fournisse une réponse complète à la demande d’accès.
[9] BAC a localisé 9 025 pages de matériel classifié répondant à la demande. La totalité des documents en question provient de la Défense nationale.
[10] Selon les observations de BAC, les principales causes du retard sont le manque de ressources humaines et la lourde charge de travail au sein de son unité de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Les défis opérationnels entraînés par la pandémie de COVID-19 ont également eu une incidence importante sur le temps requis pour finir de traiter la demande. Jusqu’à date, BAC a examiné 4 318 des 9 025 pages de documents. L’examen des autres documents se poursuit. Le 9 mars 2021, BAC a fourni à la partie plaignante une réponse provisoire, qui comprenait 3 785 pages (environ 46 %) des documents visés.
[11] Le 22 juillet 2021, BAC a informé le Commissariat que des consultations auprès de la Défense nationale et de Justice Canada étaient nécessaires. BAC n’a toutefois pas précisé le nombre de pages au sujet desquelles des consultations sont nécessaires, ni quand elle prévoit d’entreprendre ces consultations.
[12] BAC s’est engagée à fournir à la partie plaignante une deuxième réponse provisoire, contenant un nombre indéterminé de pages, au plus tard le 31 décembre 2021. BAC n’a pas donné de date de communication finale, mais a plutôt indiqué que la réponse finale comprendra toutes les pages visées par les consultations et qu’elle serait communiquée à une date « à déterminer ».
[13] BAC n’a pas, à mon avis, pris de mesures adéquates en ce qui concerne son retard dans le traitement de la demande. La partie plaignante attend maintenant une réponse complète depuis plus de deux ans; une année entière s’est écoulée depuis la prorogation de délai, laquelle, selon le Commissariat, était raisonnable. Cette absence de réponse adéquate contrevient clairement aux obligations de BAC en vertu de la Loi et mine la crédibilité du système d’accès.
Résultat
[14] La plainte est fondée.
Ordonnance
Conformément au paragraphe 36.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information, j’ordonne à la bibliothécaire et archiviste du Canada ce qui suit :
- Finir de traiter la demande d’accès A-2018-01204/GK et y répondre sans délai.
- Envoyer une copie de la lettre de réponse au Greffe du Commissariat à l’information par courriel ( Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca ).
Le 31 août 2021, j’ai transmis à la bibliothécaire et archiviste du Canada mon rapport dans lequel je présentais l’ordonnance que j’avais l’intention de rendre.
Le 28 septembre 2021, la bibliothécaire et archiviste du Canada a déclaré [traduction] : « Plutôt que de continuer à envoyer des communications provisoires au client, l’équipe de l’AIPRP de BAC s’efforcera d’examiner les pages restantes d’ici la fin de février 2022 et enverra alors la communication finale au client. »
L’article 41 de la Loi confère à tous les destinataires du présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante et l’institution doivent exercer leur recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu. La personne qui exerce un recours en révision doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’ article 43 . Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prendra effet conformément au paragraphe 36.1(4) .