Bibliothèque et Archives Canada (Re), 2024 CI 12

Date : 2024-04-01

Numéro de dossier du Commissariat : 5821-06170

Numéro de dossier de l’institution : A-2021-09204

Sommaire

La partie plaignante allègue que la prorogation de délai que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a prise en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information pour répondre à sa demande d’accès était déraisonnable. La demande d’accès visait tout document de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) lié au projet Anecdote. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)c) de la Loi.

BAC a pris une prorogation de 23 725 jours en vertu des alinéas 9(1)a) et b).

Selon BAC, 780 000 pages de documents sur papier et microfilm correspondaient à la demande et devront être converties en format électronique.

BAC n'a pas démontré pourquoi un seul employé traiterait la demande ni pourquoi les tâches ont été calculées consécutivement et non concurremment.

En outre, les documents n’ont pas encore tous été récupérés et analysés, donc BAC n’était pas en mesure de préciser le nombre exact de documents qui devront être envoyés en consultations.

BAC n’a pas démontré que la période de la prorogation est justifiée compte tenu des circonstances. Par conséquent, la prorogation de délai est invalide et BAC est donc réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés en vertu du paragraphe 10(3).

La plainte est fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que la prorogation de délai que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a prise en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information pour répondre à sa demande d’accès était déraisonnable. La demande d’accès visait tout document de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) liés au projet Anecdote. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)c) de la Loi.

Enquête

[2] BAC a reçu la demande d’accès le 17 janvier 2022 et a prorogé le délai de réponse de 23 725 jours en vertu de l’alinéa 9(1)(a) et (b).

Article 9 : Prorogation de délai

Alinéa 9(1)a) : prorogation du délai en raison de la quantité de documents

[3] L’alinéa 9(1)a) permet aux institutions de proroger le délai de 30 jours dont elles disposent pour répondre à une demande d’accès lorsqu’elles peuvent démontrer ce qui suit :

la demande vise un grand nombre de documents ou nécessite que l’institution fasse des recherches parmi un grand nombre de documents;
l’observation du délai entraverait de façon sérieuse leur fonctionnement;
la prorogation de délai doit être d’une période que justifient les circonstances.

L’institution a-t-elle démontré que la période de la prolongation est justifiée?

[4] En vertu de l’alinéa 9(1)a), BAC a prorogé le délai de réponse de 23 725 jours; ce qui équivaut à environ 65 ans.

[5] D’après BAC, tous les documents sur papier et microfilm devront être convertis en format électronique pour être traités. BAC a notamment expliqué qu’un technicien d’imagerie numérique prendrait environ 1 an et demi pour numériser les 780 000 pages de documents. Il faut une journée de travail pour numériser 1 000 pages de documents textuels et il faut une journée de travail pour numériser 30 000 images de microfilm. Affecter une personne au traitement à temps plein nécessiterait 25 % des ressources en imagerie numérique de BAC.

[6] Au surplus, BAC a mentionné avoir tenu compte du fait que les documents nécessitent un examen page par page pour voir si des exceptions s’appliquent en raison de la nature des documents demandés.

[7] Dans ses observations, BAC a également mentionné avoir utilisé la règle fournie par le Commissariat pour procéder à la détermination du délai. Selon BAC, il faut un mois à un analyste bien formé pour examiner 1 000 pages, ce qui signifie qu'il faudrait environ 65 ans à un analyste pour examiner 780 000 pages (sans tenir compte des autres tâches ou demandes que l'analyste devrait traiter, ni du processus de numérisation/balayage nécessaire).

[8] Selon le Manuel d’accès à l’information rédigé par le Secrétariat du Conseil du trésor au sujet du calcul de la prorogation :

La durée de la prorogation devrait être établie au cas par cas en prenant en considération le volume et la complexité de l’information de cette demande particulière… Cette approche évite de déterminer la durée de la prorogation en se basant uniquement sur des facteurs prédéterminés, tel que le temps de réponse moyen pris par une institution ou un tiers par le passé. […] La prorogation du délai doit tenir compte de la somme de travail nécessaire pour donner suite à la demande et porter sur une période aussi brève que possible. (mes soulignements)

[9] De ce fait, avec respect pour le calcul utilisé par BAC, ladite règle de 1 000 pages par mois n’est donc qu’un estimatif et doit être utilisée au cas par cas, le tout selon la nature propre de chaque dossier. De ce fait, je ne peux pas accepter une prolongation uniquement sur ce principe général.

[10] Enfin, BAC n’a pas démontré pourquoi le calcul de la prorogation a été fait en présumant qu’un seul employé temps plein s’occuperait du traitement de ce dossier ou pourquoi la durée des tâches a été calculée une à la suite de l’autre quand il est possible d’en réaliser une partie en même temps (p. ex. examiner les documents à mesure qu’ils sont numérisés, en lots).

[11] Dans le présent cas, je suis d’avis qu’il ne s’agit pas d’une estimation légitime, étant donné le nombre trop élevé de pages.

[12] En effet, je ne suis pas convaincue que le lien entre les justifications de BAC et la durée de la prorogation de 23 725 jours a été adéquatement justifié. BAC n’a pas non plus démontré que le travail nécessaire pour donner accès dans un délai sensiblement plus court que celui proposé entraverait son fonctionnement. [Voir Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), 2015 CAF 56.]

Alinéa 9(1)b) : prorogation du délai aux fins de consultations

[13] L’alinéa 9(1)b) permet aux institutions de proroger le délai de 30 jours dont elles disposent pour répondre à une demande d’accès lorsqu’elles peuvent démontrer ce qui suit :

elles doivent mener des consultations au sujet des documents demandés;
ces consultations rendent pratiquement impossible l’observation du délai de 30 jours;
la prorogation de délai doit être d’une période que justifient les circonstances.

L’institution a-t-elle démontré que la période de la prolongation est justifiée?

[14] BAC a indiqué qu'il avait calculé la prolongation en se fondant sur le nombre de pages à envoyer pour consultation.

[15] Dans ses observations, BAC a mentionné estimer que 30 % des documents visés par cette collecte nécessiteront des consultations avec la GRC et 10 % avec Justice. Puisque les documents n’ont pas encore tous été récupérés et analysés, BAC n’est pas en mesure de préciser le nombre exact de documents qui devront être envoyés en consultations.

[16] Sans ces détails importants, il m’est difficile de conclure que les consultations ne pourront pas être achevées dans un délai sensiblement plus court que 65 ans.

[17] Je conclus donc que BAC n’a pas démontré que la période de la prorogation est justifiée compte tenu des circonstances. Par conséquent, la prorogation de délai est invalide et la date d'échéance pour répondre à la demande était le 16 février 2022. BAC est donc réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés en vertu du paragraphe 10(3).

[18] Compte tenu de ce qui précède, j’estime que BAC doit répondre le plus rapidement possible, en considérant que :

L’équipe d’accès de BAC compte plusieurs analystes qui pourront se partager la tâche tout en travaillant sur d’autres dossiers également; c’est possible de réaliser plusieurs tâches en même temps;
Les consultations devront être limitées aux pages et textes qui le nécessite vraiment, afin de limiter les retards.

[19] BAC devra également rendre compte au plaignant des progrès qu’elle a entrepris et devra considérer relâcher les documents au fur et à mesure qu’ils seront traités, si possible.

[20] Advenant que la partie plaignante décide de modifier l’étendue de sa demande afin de réduire le délai de réponse, je l’invite à discuter de cet aspect directement avec BAC.

Résultat

[21] La plainte est fondée.

Ordonnances

J’ordonne à la Ministre du Partrimoine canadien ce qui suit :

Fournir une réponse complète à la demande d’accès immédiatement ;
Fournir des mises à jour tous les six mois sur l’état d’avancement du traitement de la demande d’accès à la partie plaignante; et
Faire de son mieux pour fournir des relâches intérimaires à la partie plaignante à intervalles réguliers.

Rapport et avis de l’institution

Le 21 novembre 2023, j’ai transmis à la Ministre du Partrimoine canadien mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.

Le 19 décembre 2023, la ministre m’a avisée que BAC ne donnerait pas suite à mes ordonnances. Elle a indiqué que :

La demande porte sur un dossier de 3 millions de pages de renseignements provenant de la GRC et de renseignements personnels de nature très délicate. Son contenu doit être examiné attentivement, page par page, avant d’être rendu public. BAC passe le contenu en revue et a envoyé une demande de consultations à la GRC.
BAC s’efforcera d’obtenir les consultations dès que possible, sans perdre de vue toutes les autres consultations déjà prioritaires. Une fois qu’il les aura reçues, BAC veillera à ce que les travaux soient achevés dans les meilleurs délais.
BAC a déposé une demande de contrôle judiciaire pour contester ma décision en vertu de l’article 6.1(1) de la Loi lié à cette demande. BAC répondra à toute directive judiciaire qu’il recevra à ce sujet.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36^e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.