Bureau du Conseil privé (Re), 2024 CI 17
Date : 2024-04-23
Numéro de dossier du Commissariat : 5823-02861
Numéro de dossier de l’institution : A-2023-00293
Sommaire
La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise à obtenir tous les courriels que le BCP a reçus ou envoyés concernant la note d’information du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) relative à la gestion des enjeux ayant pour objet les séances d’information sur la sécurité défensive à l’intention de deux députés par rapport aux activités d’ingérence étrangère de la RPC; cette note a été envoyée au BCP, par le SCRS, le 2021-05-31. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
L’enquête a révélé que le Secrétariat de la sécurité et du renseignement n’a pas récupéré tous les documents pertinents après s’être vu attribuer cette tâche. Le BCP n’a pas été en mesure de démontrer qu’il avait effectué une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès. Le Commissariat à l’information a demandé au BCP d’effectuer une seconde recherche pour tous les documents pertinents. De ce fait, le Secrétariat de la sécurité et du renseignement a trouvé 11 pages supplémentaires de documents.
La Commissaire à l’information a ordonné au BCP de fournir une nouvelle réponse à l’égard de la demande d’accès le 36e jour ouvrable suivant la date du compte rendu.
Le BCP a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance.
La plainte est fondée.
Plainte
[1] La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise à obtenir tous les courriels que le BCP a reçus ou envoyés concernant la note d’information du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) relative à la gestion des enjeux ayant pour objet les séances d’information sur la sécurité défensive à l’intention de deux députés par rapport aux activités d’ingérence étrangère de la RPC; cette note a été envoyée au BCP, par le SCRS, le 2021-05-31. Période visée : du 2021-05-14 au 2021-08-31. Critères de recherche : defensive briefing [séance d’information sur la sécurité défensive], defensive briefings [séances d’information sur la sécurité défensive], Michael Chong, Kenny Chiu, MSS, foreign interference threat actors [auteurs de menaces de l’ingérence étrangère], CSIS Issues Management Brief (CSIS IMB) [note d’information du SCRS relative à la gestion des enjeux], Defensive briefings to two Members of Parliament regarding PRC foreign interference activity [séances d’information sur la sécurité défensive à l’égard de deux députés en lien avec des activités d’ingérence étrangère de la RPC]. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
Enquête
[2] Le BCP est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.
[3] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.
[4] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.
L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?
[5] Le BCP a fourni au Commissariat à l’information des observations détaillées sur la sélection des secrétariats qui s’étaient vu attribuer la tâche de rechercher des documents ainsi que les motifs justifiant cette sélection, les dates auxquelles les recherches ont été effectuées, les systèmes de gestion de l’information qui ont été consultés, les périodes visées et les mots clés utilisés dans le cadre de ces recherches.
[6] Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l’AIPRP) du BCP a attribué cette tâche aux bureaux de première responsabilité (BPR) suivants :
- Opérations de gestion des documents – GI
- Secrétariat de la sécurité et du renseignement
- Secrétariat de la protection civile
- Bureau de la conseillère à la sécurité nationale et au renseignement auprès du premier ministre
- Secrétariat de la politique étrangère et de la défense
[7] Le BCP a mentionné qu’aucun autre BPR n’avait été considéré en tant que détenteur potentiel de documents. De plus, il a fait savoir que les personnes-ressources au sein de chaque BPR responsables d’assurer la liaison avec le Bureau de l’AIPRP ont veillé à ce que les experts en la matière de leur BPR respectif aient été informés de la demande.
[8] Le BCP a confirmé que les bases de données consultées comprenaient les boîtes de réception sur tous les réseaux disponibles, les lecteurs internes, GCdocs et SharePoint. Il a en outre confirmé que la période retenue pour effectuer les recherches était celle du 14 mai 2021 au 31 août 2021, suivant le libellé de la demande d’accès, et que tous les mots clés mentionnés dans ce libellé avaient été utilisés.
[9] Lors de l’attribution initiale de la tâche aux BPR, tous ont répondu qu’ils n’avaient trouvé aucun document, sauf le Secrétariat de la politique étrangère et de la défense qui a fourni des documents connexes aux avis de la cellule de gestion de crise et aux demandes présentées par les médias. Ces documents n’étaient pas considérés comme pertinents.
[10] Le Commissariat a demandé à la partie plaignante de lui présenter des observations afin de comprendre quels sont les documents qui, selon elle, manquent dans la réponse et pourquoi. La partie plaignante explique que, d’après la réponse fournie par le SCRS dans le cadre d’une autre demande d’accès, le BCP aurait dû à tout le moins récupérer les courriels pertinents. Elle a fourni des éléments de preuve selon lesquels le BCP pourrait détenir des documents pertinents.
[11] De ce fait, le BCP a effectué une seconde recherche au cours de laquelle le Secrétariat de la sécurité et du renseignement a trouvé 11 pages de documents pertinents. Parmi ces pages, le BCP a indiqué que deux d’entre elles étaient des duplicatas, deux autres avaient déjà été traitées et communiquées à la partie plaignante dans le cadre d’une demande d’accès présentée au SCRS, et deux autres étaient identiques à celles communiquées par le SCRS, mais présentaient une légère différence. Les cinq pages restantes doivent faire l’objet d’une consultation avec le SCRS. Le BCP a communiqué avec ce dernier pour déterminer le délai de la consultation.
[12] Le BCP a mentionné qu’elle fournirait des documents supplémentaires en réponse à la demande d’accès au plus tard le 12 avril 2024.
[13] Compte tenu de ce qui précède, je conclus que la recherche initiale de documents, effectuée par le BCP en réponse à la demande d’accès, n’était pas raisonnable.
Résultat
[14] La plainte est fondée.
Ordonnances et recommandations
J’ordonne au greffier du Conseil privé ce qui suit :
- Fournir une nouvelle réponse à l’égard de la demande d’accès le 36e jour ouvrable suivant la date du compte rendu;
- Communiquer les documents pertinents supplémentaires repérés lors de la seconde recherche de documents, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie 1 de la Loi. Le cas échéant, le BCP doit nommer la ou les dispositions de la Loi.
Rapport et avis de l’institution
Le 7 mars 2024, j’ai transmis au greffier du Conseil privé mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.
Le 15 avril 2024, le secrétaire adjoint du Cabinet, Affaires et services ministériels, m’a avisée que le BCP donnerait suite à l’ordonnance. Il a mentionné que neuf pages de documents supplémentaires avaient été localisées et que les consultations avec le SCRS étaient terminées. De plus, il a mentionné que le BCP allait maintenant accélérer l’examen des documents et obtenir l’approbation de la personne ayant le pouvoir délégué au Secrétariat de la sécurité et du renseignement du BCP afin de fournir une nouvelle réponse à la demande d’accès.
Révision devant la Cour fédérale
Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.