Bureau du Conseil privé (Re), 2024 CI 40
Date : 2024-07-11
Numéro de dossier du Commissariat : 5819-03858
Numéro de la demande d’accès : A-2019-00281
Sommaire
La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise des documents se trouvant dans des dossiers « Ops 3 » et « Ops 4 ».
L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
L’enquête a permis de conclure que les bureaux de première responsabilité n’ont pas récupéré tous les documents pertinents lorsqu’ils ont été chargés de le faire. Le BCP n’a pas été en mesure de démontrer qu’il avait effectué une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès. Le Commissariat à l’information a demandé au BCP d’effectuer une recherche supplémentaire pour tous les documents pertinents. Celle-ci a permis de repérer 251 pages de documents pertinents.
La Commissaire à l’information a ordonné au BCP de fournir une réponse supplémentaire à la demande d’accès au plus tard le 22 décembre 2024.
Le BCP a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance.
La plainte est fondée.
Plainte
[1] La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les documents suivants [traduction] :
Les documents que contiennent les dossiers « Ops 3 » suivants :
Dossier 665-1 – « ICSI General (S-1-23) »
Les documents que contiennent les dossiers « Ops 4 » suivants :
Dossier 588-1 – « ICSI General (S-1-30) »
Ces documents se trouvent probablement dans les dossiers conservés dans les archives spéciales du Secrétariat de la sécurité et du renseignement, tel qu’indiqué dans la liste de dossiers ci-jointe. Si ces documents ont été transférés à BAC ou ailleurs, veuillez fournir des copies des autorisations de disposition de documents pertinente, les dates de disposition et les mesures prises concernant la disposition.
[2] L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
Enquête
[3] Le BCP est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.
[4] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.
[5] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.
L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?
[6] En réponse à la demande d’accès, le BCP a fourni deux (2) pages de documents pertinents. Dans sa plainte, la partie plaignante alléguait que le BCP n’a fourni aucun des documents demandés; il a plutôt fourni un formulaire d’autorisation de conservation et de disposition de documents. Celui-ci décrit la responsabilité du BCP quant au traitement des documents ayant une importance historique énumérés dans le formulaire, et indique la période de conservation des documents (30 ans) et le type de disposition autorisé (transfert à Bibliothèque et Archives Canada). La partie plaignante allègue aussi que le formulaire ne fournit aucune information sur la disposition en soi de documents en particulier.
[7] La partie plaignante soutenait que les documents demandés sont énumérés dans la liste de dossiers du BCP qui lui ont été fournis en réponse à une autre demande présentée au BCP. Le Commissariat à l’information a confirmé que la liste indique des dossiers sous « Interdepartmental Committee on Security and Intelligence – 665-1 et 588-1 ».
[8] Le Commissariat n’était pas convaincu qu’une recherche raisonnable avait été effectuée pour trouver les documents demandés ni que tous les documents pertinents avaient été localisés et traités. Le Commissariat a particulièrement cherché à savoir pourquoi aucun des documents des dossiers figurant dans la liste sous « Interdepartmental Committee on Security and Intelligence » n’a été localisé, traité et fourni à la partie plaignante en réponse à la demande.
[9] Le Commissariat a demandé des observations au BCP concernant la recherche qu’il a effectuée pour les documents demandés. En réponse, le BCP l’a avisé que, à la suite d’une recherche subséquente, 251 pages de documents pertinents ont été repérées par l’équipe des opérations de gestion de l’information (GI) dans des boîtes d’archives au dépôt central. À la suite de consultations auprès d’autres institutions fédérales et de son processus d’examen et d’approbation, le BCP s’est engagé à fournir une réponse complète à la demande d’accès au plus tard le 22 décembre 2024.
[10] Compte tenu de ce qui précède, je ne suis pas d’avis que le BCP a effectué une rechercher raisonnable de documents au moment où il a traité la demande pour la première fois.
Résultat
[11] La plainte est fondée.
Ordonnance
J’ordonne au greffier du Conseil privé ce qui suit :
Finir de récupérer tous les documents pertinents dans le cadre de la demande;
Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite des recherches supplémentaires;
Fournir une réponse complète à la demande d’accès au plus tard le 22 décembre 2024;
Communiquer à la partie plaignante les documents pertinents dans le cadre de la demande, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou de plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquées.
Rapport et avis de l’institution
Le 15 mai 2024, j’ai transmis au greffier du Conseil privé mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.
Le 25 juin 2024, le secrétaire adjoint du Cabinet, Affaires et services ministériels, m’a avisée que le BCP donnerait suite à mon ordonnance et fournirait une réponse supplémentaire à la demande d’accès au plus tard le 22 décembre 2024. En outre, le BCP m’a avisée qu’il y a 251 pages de documents pertinents supplémentaires dans le cadre de la demande et que des consultations sont requises auprès de la Gendarmerie royale du Canada, de la Commission canadienne de sûreté nucléaire, d’Affaires mondiales Canada, du Service canadien du renseignement de sécurité, du Centre de la sécurité des télécommunications Canada et du ministère de la Défense nationale. Ces consultations devraient être terminées au plus tard en novembre 2024. Le BCP accélère l’examen des documents afin de fournir une réponse supplémentaire au plus tard le 22 décembre 2024.
Révision devant la Cour fédérale
Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.