Bureau du Conseil privé (Re), 2024 CI 58
Date : 2024-08-19
Numéro de dossier du Commissariat : 5823-02374
Numéro de la demande d’accès : A-2022-00207
Sommaire
La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas répondu à une demande d’accès dans le délai prorogé en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les documents que contient le dossier « 45731-2-2001 – ICSI Meetings 2001 ». L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
L’enquête a permis de conclure que le BCP n’a pas répondu à la demande d’accès avant la date prescrite et qu’il est réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés en vertu du paragraphe 10(3). Le retard est attribuable au fait que le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels n’a pas entrepris les consultations et traité la demande en temps opportun.
La Commissaire à l’information a ordonné au BCP de fournir une réponse complète à la demande d’accès au plus tard le 36e jour ouvrable après la date du compte rendu.
Le BCP a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance et qu’il répondrait à la demande d’accès dans le délai ordonné.
La plainte est fondée.
Plainte
[1] La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas répondu à une demande d’accès dans le délai prorogé en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les documents que contient le dossier suivant [traduction] : « 45731-2-2001 – “ICSI Meetings 2001”. Ces documents se trouvent probablement dans les dossiers “S&I” conservés dans les archives spéciales du Secteur de la sécurité nationale. »
[2] L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
Enquête
Délais pour répondre aux demandes d’accès
[3] L’article 7 exige que les institutions répondent aux demandes d’accès dans un délai de 30 jours, à moins qu’elles aient transmis la demande à une autre institution ou pris une prorogation de délai valide parce qu’elle satisfait aux critères de l’article 9. Lorsqu’une institution ne répond pas à une demande dans le délai de 30 jours ou dans le délai prorogé, elle est réputée avoir refusé de communiquer les documents en vertu du paragraphe 10(3).
[4] L’institution est néanmoins tenue de fournir une réponse à la demande.
Qu’est-ce qu’une réponse?
[5] La réponse à une demande d’accès doit être écrite et elle doit indiquer si l’institution communique les documents demandés, en tout ou en partie.
- Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle communique les documents, en tout ou en partie, l’institution doit les communiquer.
- Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle refuse de communiquer les documents, en tout ou en partie, l’institution doit expliquer que les documents n’existent pas ou qu’elle refuse de les communiquer, en tout ou en partie, en vertu d’une exception précise, et elle doit identifier cette disposition.
[6] Dans des circonstances précises, l’institution peut refuser de confirmer ou de nier l’existence des documents, en vertu du paragraphe 10(2).
L’institution a-t-elle répondu dans les délais?
[7] Le BCP a reçu la demande d’accès le 2 août 2022. Le 1er septembre 2022, il a prorogé le délai de réponse de 350 jours en vertu de l’alinéa 9(1)b); l’échéance était donc le 17 août 2023.
[8] Le BCP n’a pas répondu à la demande avant l’échéance. Je conclus donc qu’il n’a pas respecté son obligation de répondre à la demande dans le délai prorogé. Par conséquent, le BCP est réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés en vertu du paragraphe 10(3).
[9] Au cours de l’enquête, le BCP a avisé le Commissariat à l’information que les documents représentaient 294 pages, dont certaines étaient classifiées « Très secret ». Le BCP a également informé le Commissariat qu’une consultation auprès d’Affaires mondiales Canada, dont l’échéance était le 8 février 2024, n’est toujours pas terminée. Les fonctionnaires du BCP soutiennent que la pénurie de personnel et la lourde charge de travail au bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels ont retardé le traitement de cette demande.
[10] Le BCP a l’obligation de s’assurer que les demandes d’accès sont traitées conformément aux exigences de la Loi sur les documents qui relèvent d’elle. Bien que je reconnaisse que, dans certaines circonstances, il peut être approprié qu’une institution en consulte une autre en vue de répondre à une demande, c’est à l’institution qui a reçu la demande qu’il incombe de veiller à ce que le processus de consultation ne retarde pas indûment l’accès.
[11] À défaut par une institution consultée de fournir des recommandations dans un délai raisonnable, l’institution qui reçoit la demande est finalement tenue de fournir une réponse rapide au demandeur, sans bénéficier des recommandations de l’institution consultée.
[12] La partie plaignante attend maintenant une réponse à sa demande d’accès depuis près de deux ans. Chaque jour supplémentaire pris pour répondre à cette demande représente un jour de plus où les droits d’accès de la partie plaignante lui sont refusés. Cette absence de réponse contrevient clairement aux obligations du BCP en vertu de la Loi et mine la crédibilité du système d’accès.
[13] Le BCP a avisé le Commissariat qu’il entend répondre à la demande d’accès au plus tard à la mi-septembre 2024.
[14] Je conclus que le BCP doit répondre à la demande d’accès sans tarder.
Résultat
[15] La plainte est fondée.
Ordonnance
J’ordonne au greffier du Conseil privé de fournir une réponse complète à la demande d’accès au plus tard le 36e jour ouvrable après la date du compte rendu.
Rapport et avis de l’institution
Le 10 juillet 2024, j’ai transmis au greffier du Conseil privé mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.
Le 9 août 2024, le secrétaire adjoint du Cabinet, Affaires et services ministériels, m’a avisée que le BCP donnerait suite à mon ordonnance.
Révision devant la Cour fédérale
Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.