Bureau du Conseil privé (Re), 2024 CI 59
Date : 2024-08-19
Numéro de dossier du Commissariat : 5823-03554
Numéro de la demande d’accès : A-2023-00042 / LS
Sommaire
La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas répondu à une demande d’accès dans le délai prorogé en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information. La demande d’accès vise les documents électroniques du Bureau du Conseil privé qui mentionnent les termes « [ ] » ou « Democracy Watch » pour la période du 1er octobre 2015 au 23 avril 2023. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
L’enquête a permis de conclure que le BCP n’a pas répondu à la demande d’accès avant la date prescrite et qu’il est réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés en vertu du paragraphe 10(3). Le retard est attribuable au fait que le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels n’a pas entrepris les consultations et traité la demande en temps opportun.
La Commissaire à l’information a ordonné au BCP de fournir une réponse complète à la demande d’accès au plus tard le 30 novembre 2024 et de fournir des communications intérimaires à la partie plaignante, si possible.
Le BCP a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance et qu’il répondrait à la demande d’accès dans le délai ordonné.
La plainte est fondée.
Plainte
[1] La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas répondu à une demande d’accès dans le délai prorogé en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information. La demande d’accès vise les renseignements suivants [traduction] :
Documents électroniques du Bureau du Conseil privé qui mentionnent les termes « [ ] » ou « Democracy Watch » pour la période du 1er octobre 2015 au 23 avril 2023. Je demande les documents électroniques (c’est-à-dire courriels, textos et autres documents créés uniquement en format électronique) pour faciliter la recherche des documents. Inclure les documents dans lesquels des renseignements du Cabinet peuvent être prélevés, mais exclure les documents dont la totalité est visée par une mention « document confidentiel du Cabinet ».
[2] L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
Enquête
Délais pour répondre aux demandes d’accès
[3] L’article 7 exige que les institutions répondent aux demandes d’accès dans un délai de 30 jours, à moins qu’elles aient transmis la demande à une autre institution ou pris une prorogation de délai valide parce qu’elle satisfait aux critères de l’article 9. Lorsqu’une institution ne répond pas à une demande dans le délai de 30 jours ou dans le délai prorogé, elle est réputée avoir refusé de communiquer les documents en vertu du paragraphe 10(3).
[4] L’institution est néanmoins tenue de fournir une réponse à la demande.
Qu’est-ce qu’une réponse?
[5] La réponse à une demande d’accès doit être écrite et elle doit indiquer si l’institution communique les documents demandés, en tout ou en partie.
- Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle communique les documents, en tout ou en partie, l’institution doit les communiquer.
- Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle refuse de communiquer les documents, en tout ou en partie, l’institution doit expliquer que les documents n’existent pas ou qu’elle refuse de les communiquer, en tout ou en partie, en vertu d’une exception précise, et elle doit identifier cette disposition.
[6] Dans des circonstances précises, l’institution peut refuser de confirmer ou de nier l’existence des documents, en vertu du paragraphe 10(2).
L’institution a-t-elle répondu dans les délais?
[7] Le 25 avril 2023, le BCP a reçu la demande d’accès. Le 25 mai 2023, il a prorogé le délai de réponse de 210 jours en vertu des alinéas 9(1)a) et b); l’échéance était donc le 21 décembre 2023.
[8] Le BCP n’a pas répondu à la demande avant l’échéance. Je conclus donc qu’il n’a pas respecté son obligation de répondre à la demande dans le délai prorogé. Par conséquent, le BCP est réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés en vertu du paragraphe 10(3).
[9] Au cours de l’enquête, le BCP a informé le Commissariat à l’information que son bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) avait reçu 5 711 pages de documents entre le 3 et le 5 mai 2023. Jusqu’à maintenant, 4 660 pages ont été examinées. Il a été établi que des consultations étaient nécessaires concernant 898 pages. Le BCP prévoit d’envoyer les consultations aux différentes institutions au plus tard à la fin de juin 2024. Le ministère de la Justice a indiqué qu’il aura besoin de 240 jours pour répondre à la consultation.
[10] Le BCP soutient que les ressources limitées et la lourde charge de travail au bureau de l’AIPRP ont également entraîné des retards dans le traitement. En raison de ce qui précède et des consultations requises, le BCP a indiqué qu’il entendait répondre à la demande d’accès au plus tard à la fin de janvier 2025.
[11] Je ne considère pas l’estimation du BCP, à savoir la fin de janvier 2025, comme raisonnable. Bien que je comprenne que le nombre de demandes reçues par son bureau de l’AIPRP a augmenté, c’est la réalité dans presque tout le gouvernement. Il n’en demeure pas moins que le BCP n’a pas affecté de ressources adéquates au traitement de cette demande depuis que les documents ont été récupérés.
[12] La partie plaignante attend maintenant une réponse à sa demande d’accès depuis plus d’un an. Cette absence de réponse de la part du BCP est inacceptable. Il contrevient clairement aux obligations du BCP de fournir des réponses en temps opportun en vertu de la Loi.
[13] Compte tenu de tout ce qui précède, je conclus que le BCP doit répondre à la demande dans un délai de cinq (5) mois, en tenant compte des points suivants :
- L’équipe de l’AIPRP du BCP compte plusieurs analystes qui pourraient se partager la tâche tout en travaillant à d’autres dossiers – il est possible d’effectuer plusieurs tâches en même temps;
- Les consultations devraient se limiter aux circonstances dans lesquelles elles sont nécessaires et viser des renseignements précis, afin de réduire les délais.
[14] Je conclus également que le BCP devrait envisager de communiquer les documents au fur et à mesure qu’ils seront traités, si possible.
Résultat
[15] La plainte est fondée.
Ordonnance
J’ordonne au greffier du Conseil privé ce qui suit :
- Fournir une réponse complète à la demande d’accès au plus tard le 30 novembre 2024;
- Fournir des communications intérimaires à la partie plaignante à intervalles réguliers, si possible.
Rapport et avis de l’institution
Le 10 juillet 2024, j’ai transmis au greffier du Conseil privé mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.
Le 9 août 2024, le secrétaire adjoint du Cabinet, Affaires et services ministériels, m’a avisée que le BCP donnerait suite à mon ordonnance.
Le BCP confirme maintenant qu’il y a 1 451 pages de documents pertinents dans le cadre de cette demande et que des consultations doivent être menées auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du ministère de la Justice et de Ressources naturelles Canada. Ces consultations devraient être terminées au plus tard le 9 septembre 2024. Une fois que le BCP les aura reçues, ses secteurs responsables devront les examiner. Le BCP accélère l’examen des documents afin de fournir une réponse dans les délais indiqués ci-dessus.
Révision devant la Cour fédérale
Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.