Bureau du Conseil privé (Re), 2024 CI 70

Date : 2024-11-04
Numéro de dossier du Commissariat : 5822-07530
Numéro de la demande d’accès : A-2018-00462

Sommaire

La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les documents relatifs à l’examen du programme canadien de renseignements effectué par le Comité consultatif du renseignement (CCR) à l’intention du Comité du Cabinet chargé de la sécurité et du renseignement (CCSR), entre janvier 1972 et juin 1975.

L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

L’enquête a permis de conclure que les bureaux de première responsabilité n’ont pas récupéré tous les documents pertinents lorsqu’ils ont été chargés de le faire. Le BCP n’a pas pu démontrer qu’il avait effectué une recherche raisonnable pour tous les documents visés par la demande. Le Commissariat à l’information a demandé au BCP d’effectuer une recherche subséquente pour tous les documents pertinents. Celle-ci a permis de repérer 265 pages supplémentaires de documents pertinents.

La Commissaire à l’information a ordonné au BCP de fournir une réponse subséquente à la demande d’accès au plus tard le 18 mars 2025.

Le BCP a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance.

La plainte est fondée.

Plainte

[1]      La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les documents suivants [traduction] :

[2]      Les documents relatifs à l’examen du programme canadien de renseignements effectué par le Comité consultatif du renseignement (CCR) à l’intention du Comité du Cabinet chargé de la sécurité et du renseignement (CCSR), entre janvier 1972 et juin 1975. La documentation du CCR fait parfois référence à l’examen ainsi : étude sur l’« offre » et la « demande ».

[3]      Les documents comprennent, mais sans s’y limiter, les suivants :

• lettre du CCR aux sous-ministres de juin 1972, qui demandait une contribution à l’étude;
• discussion par le CCSR au sujet du plan de l’étude sur la « demande », au cours du printemps 1973;
• discussion par le CCR au sujet de l’étude sur la « demande », en octobre 1973, y compris des copies de tout document préparé aux fins de la discussion;
• ébauche de présentation au CISR sur les études sur l’« offre » et la « demande » qui a fait l’objet d’une discussion à la réunion du CCR le 10 juin 1974;
• ébauche de présentation révisée sur l’examen qui a fait l’objet d’une discussion à la réunion du CISR le 4 septembre 1974;
• présentation ayant fait l’objet d’une révision supplémentaire approuvée par le CCR le 25 septembre 1974;
• discussion du CCSR au sujet de l’examen lors de sa réunion du 15 janvier 1975;
• note de service de Hall à Gordon Robertson datée du 27 janvier 1975, et version finale de l’examen considérée par le CCSR et approuvée le 20 mars 1975.

[4]      L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

[5]      Le BCP est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[6]      Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[7]      Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[8]      Parmi les documents potentiels en cause, il y a des documents relatifs à l’examen du programme canadien du renseignement effectué par le CCR à l’intention du CCSR, entre janvier 1972 et juin 1975.

[9]      Dans sa plainte et ses observations au Commissariat à l’information, la partie plaignante allègue que les documents suivants, bien qu’ils aient été demandés expressément, n’étaient pas inclus dans la réponse à la demande :

• lettre du CCR aux sous-ministres de juin 1972, qui demandait une contribution à l’étude;
• discussion par le CCSR au sujet du plan de l’étude sur la « demande », au cours du printemps 1973;
• discussion par le CCR au sujet de l’étude sur la « demande », en octobre 1973, y compris des copies de tout document préparé aux fins de la discussion;
• ébauche de présentation au CISR sur les études sur l’« offre » et la « demande » qui a fait l’objet d’une discussion à la réunion du CCR le 10 juin 1974;
• ébauche de présentation révisée sur l’examen qui a fait l’objet d’une discussion à la réunion du CISR le 4 septembre 1974;
• présentation ayant fait l’objet d’une révision supplémentaire approuvée par le CCR le 25 septembre 1974;
• discussion du CCSR au sujet de l’examen lors de sa réunion du 15 janvier 1975;
• note de service de Hall à Gordon Robertson datée du 27 janvier 1975.

[10]    La partie plaignante soutient également que les documents qui ont été fournis par le BCP comprennent des références à d’autres documents pertinents qui ne faisaient pas partie de la réponse :

• Le mémoire au Cabinet sur le programme canadien de renseignement du 27 septembre 1974 fait référence à une annexe contenant les études sur l’« offre » et la « demande » (voir le paragraphe 4 à la page 58 des documents communiqués); selon la partie plaignante, cette annexe n’était pas incluse dans les documents communiqués.
• Le mémoire au Cabinet sur le programme canadien de renseignement, sans date, aux environs de mars 1975, fait référence à deux documents à l’appui qui, selon la partie plaignante, sont très probablement les études sur l’« offre » et la « demande » (voir le paragraphe 1 à la page 46 des documents communiqués); ces annexes n’étaient pas incluses dans les documents communiqués.

[11]    Compte tenu de ce qui précède, je ne suis pas d’avis que le BCP a démontré qu’une recherche raisonnable a été effectuée en réponse à la demande.

[12]    Le Commissariat a demandé des observations au BCP concernant la recherche qu’il a effectuée pour les documents demandés.

[13]    En réponse, le BCP a informé le Commissariat de ce qui suit :

• Le 19 février 2019, le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du BCP a initialement chargé trois (3) bureaux de première responsabilité (BPR) de chercher des documents pertinents : le Secrétariat de la sécurité et du renseignement (S&R), le Secrétariat de l’évaluation du renseignement (SER) et l’équipe des Opérations de gestion de l’information (la GI). En date du 6 mars 2019, le SER et la GI avaient fourni des documents, qui ont été traités dans le cadre de la réponse du BCP, et S&R a répondu qu’il n’avait pas trouvé de document pertinent.
• Après la réception de la demande d’observations du Commissariat, S&R, le SER et la GI ont été chargés de procéder à une recherche secondaire de documents. S&R a répondu qu’il n’avait trouvé aucun document pertinent et indiqué qu’il ne conservait pas de documents historiques relatifs à la sécurité et au renseignement dans ses fonds documentaires ou bases de données, et que la GI serait la meilleure ressource pour fournir des documents historiques se rapportant à S&R. La GI a fourni sept (7) documents consistant en 235 pages pertinentes dans le cadre de la demande et le SER a fourni (3) documents consistant en 28 pages pertinentes dans le cadre de la demande, pour un total de 265 pages supplémentaires.
• Le BCP accélérera l’examen des 263 pages supplémentaires de documents pertinents trouvés dans le cadre de cette demande. Afin d’établir si ces renseignements supplémentaires peuvent être communiqués en vertu de la Loi, le BCP a indiqué qu’il devait d’abord mener des consultations auprès du Centre de la sécurité des télécommunications, du ministère de la Défense nationale, d’Affaires mondiales Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor de même que procéder à des consultations internes.
• Selon le temps de réponse des autres ministères, le BCP s’est engagé à fournir une réponse subséquente à la demande d’accès au plus tard le 18 mars 2025.

[14]    Compte tenu de ce qui précède, je suis maintenant d’avis que le BCP a effectué une recherche raisonnable de documents pertinents. Bien que la date de réponse fournie soit dans plusieurs mois, la partie plaignante l’a acceptée. Je m’attends donc à ce que le BCP s’assure de respecter l’échéance du 18 mars 2025 et j’encourage ses fonctionnaires à répondre plus tôt.

Résultat

[15]    La plainte est fondée.

Ordonnance

J’ordonne au greffier du Conseil privé ce qui suit :

1. Finir de récupérer tous les documents pertinents dans le cadre de la demande;
2. Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite des recherches supplémentaires;
3. Fournir une réponse supplémentaire à la demande d’accès au plus tard le 18 mars 2025;
4. Communiquer à la partie plaignante les documents pertinents dans le cadre de la demande, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou de plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquées.

Rapport et avis de l’institution

Le 17 septembre 2024, j’ai transmis au greffier du Conseil privé mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.

Le 30 octobre 2024, le secrétaire adjoint du Cabinet, Affaires et services ministériels, m’a avisée que le BCP donnerait suite à mon ordonnance. Le BCP a indiqué qu’il y a 262 pages de documents pertinents dans le cadre de cette demande et que des consultations sont requises avec le Centre de la sécurité des télécommunications Canada (CSTC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), le ministère de la Défense nationale (MDN), Affaires mondiales Canada, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Ces consultations devraient être terminées au plus tard le 6 janvier 2025. Une fois les consultations reçues, un examen par le SER et S&R sera requis. Le BCP accélère l’examen des documents afin de fournir une réponse au plus tard à la date indiquée dans l’ordonnance.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.