Bureau du Conseil privé (Re), 2024 CI 71

Date : 2024-11-06
Numéro de dossier du Commissariat : 5820-03812
Numéro de la demande d’accès : A-2018-00464

Sommaire

La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les documents relatifs à la création d’un poste de coordonnateur du renseignement et/ou de coordonnateur de la sécurité et du renseignement au BCP entre le 1er septembre 1984 et le 28 février 1985, y compris, mais sans s’y limiter le mémoire pour le coordonnateur du renseignement signé par le secrétaire du Cabinet Osbaldeston et daté du 27 novembre 1984.

L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

L’enquête a permis de conclure que les bureaux de première responsabilité n’ont pas récupéré tous les documents pertinents lorsqu’ils ont été chargés de le faire. Le BCP n’a pas été en mesure de démontrer qu’il avait effectué une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès. Le Commissariat à l’information a demandé au BCP d’effectuer une recherche supplémentaire pour tous les documents pertinents. Celle-ci a permis de repérer 187 pages supplémentaires de documents pertinents.

La Commissaire à l’information a ordonné au BCP de fournir une réponse subséquente à la demande d’accès au plus tard le 10 décembre 2024.

Le BCP a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance.

La plainte est fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les documents suivants [traduction] :

[2] Les documents relatifs à la création d’un poste de coordonnateur du renseignement et/ou de coordonnateur de la sécurité et du renseignement au BCP entre le 1^er septembre 1984 et le 28 février 1985, y compris, mais sans s’y limiter le mémoire pour le coordonnateur du renseignement signé par le secrétaire du Cabinet Osbaldeston et daté du 27 novembre 1984. Je n’ai pas besoin de copies du « rapport Fadden » ou du « rapport Kroeger » produits à cette époque et qui portaient sur des questions connexes.

[3] L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

[4] Le BCP est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[5] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[6] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[7] Les documents potentiels en cause comprennent des documents concernant la création du poste de coordonnateur du renseignement et/ou de coordonnateur de la sécurité et du renseignement au BCP entre le 1^er septembre 1984 et le 28 février 1985.

[8] Dans sa plainte et ses observations au Commissariat à l’information, la partie plaignante allègue ce qui suit :

La demande de documents concernant la décision de créer le poste de coordonnateur de la sécurité et du renseignement visait la période du 1^er septembre 1984 au 28 février 1985. Le BCP a toutefois fourni seulement des documents de janvier 1985.
Il devrait exister d’autres documents pour cette période que le BCP n’a pas fournis. Parmi ceux-ci, il y aurait notamment des consultations auprès d’autres ministères et des membres du Comité interministériel de la sécurité et des renseignements (CISR) ainsi que des consultations et des recommandations internes au sein du BCP.
Le BCP n’a pas fourni de copie du mémoire pour le coordonnateur du renseignement signé par le secrétaire du Cabinet Osbaldeston et daté du 27 novembre 1984, que la partie plaignante avait expressément demandé dans sa demande d’accès.

[9] Le Greffe du Commissariat a demandé les documents de traitement pertinents au BCP afin de lui permettre une compréhension préliminaire du traitement de la demande, notamment les tâches attribuées et la recherche des documents demandés. Le BCP n’a toutefois pas fourni les documents demandés au Commissariat.

[10] Compte tenu de ce qui précède et en l’absence de documentation de la part du BCP, le Commissariat n’était pas convaincu qu’une recherche raisonnable avait été effectuée pour trouver tous les documents demandés.

[11] Le Commissariat a demandé des observations au BCP concernant la recherche qu’il a effectuée pour les documents demandés. En réponse, le BCP a indiqué au Commissariat que le Secrétariat de la sécurité et du renseignement (S&R), le Secrétariat de l’évaluation du renseignement (SER) et l’équipe des Opérations de gestion de l’information (la GI) avaient été chargés d’effectuer des recherches secondaires de documents. S&R a répond qu’il n’avait pas trouvé de document et indiqué qu’il ne conservait pas de documents historiques relatifs à la sécurité et au renseignement dans ses fonds documentaires ou bases de données et que la GI serait la meilleure ressource pour fournir des documents historiques de S&R. Le SER a fourni 35 pages de documents de 1984 et 1985, et la GI a fourni environ 110 pages de documents supplémentaires.

[12] Le BCP a informé le Commissariat qu’il accélérait l’examen des documents supplémentaires fournis par la GI et le SER. Afin d’établir si ces renseignements supplémentaires peuvent être communiqués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, le BCP doit mener des consultations auprès du Centre de la sécurité des télécommunications, du ministère de la Défense nationale, du Service canadien du renseignement de sécurité et d’Affaires mondiales Canada.

[13] Enfin, le BCP s’est engagé à fournir la réponse subséquente à la demande d’accès au plus tard le 10 décembre 2024.

[14] Je suis maintenant d’avis que le BCP a effectué une rechercher raisonnable de documents pertinents.

Résultat

[15] La plainte est fondée.

Ordonnance

J’ordonne au greffier du Conseil privé ce qui suit :

Finir de récupérer tous les documents pertinents dans le cadre de la demande;
Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite des recherches supplémentaires;
Fournir une réponse complète à la demande d’accès au plus tard le 10 décembre 2024;
Communiquer à la partie plaignante les documents pertinents dans le cadre de la demande, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou de plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquées.

Rapport et avis de l’institution

Le 19 septembre 2024, j’ai transmis au greffier du Conseil privé mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.

Le 1^er novembre 2024, le secrétaire adjoint du Cabinet, Affaires et services ministériels, m’a avisée que le BCP donnerait suite à mes ordonnances. En outre, le BCP m’a avisée qu’il y a 187 pages de documents pertinents dans le cadre de la demande et que des consultations sont requises avec le Centre de la sécurité des télécommunications, le Service canadien du renseignement de sécurité, la Défense nationale, le ministère de la Justice Canada et Affaires mondiales Canada. Toutes les consultations devraient être terminées au plus tard le 22 novembre 2024. Une fois les consultations reçues, un examen par le Secrétariat de la sécurité et du renseignement et le Secrétariat de l’évaluation du renseignement du BCP sera requis. Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du BCP accélère l’examen des documents afin de fournir une réponse au plus tard à la date proposée dans l’ordonnance.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.