Bureau du Conseil privé (Re), 2024 CI 73

Date : 2024-11-15
Numéro de dossier du Commissariat : 5821-03817
Numéro de la demande d’accès : A-2016-00694

Sommaire

La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les procès-verbaux du Comité mixte du renseignement pour la période du 1er novembre 1957 au 31 décembre 1958. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi. La Commissaire à l’information a conclu que le BCP n’avait pas initialement effectué une recherche raisonnable de documents. Au cours de l’enquête, le BCP a accepté d’effectuer une nouvelle recherche de documents et a récupéré des documents pertinents supplémentaires dans le cadre de la demande d’accès. La Commissaire à l’information a ordonné au BCP de finir de récupérer tous les documents pertinents dans le cadre de la demande, de traiter tous les documents supplémentaires localisés à la suite de la nouvelle recherche, de communiquer les documents supplémentaires et de fournir une réponse supplémentaire à la demande d’accès au plus tard le 22 novembre 2024. Le BCP a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance. Le BCP a transmis une réponse supplémentaire à la partie plaignante.

La plainte est fondée.

Plainte

[1]      La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les procès-verbaux du Comité mixte du renseignement pour la période du 1er novembre 1957 au 31 décembre 1958.

L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

Recherche raisonnable

[2]      Le BCP est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[3]      Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[4]      Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[5]      Au cours de l’enquête, le BCP a effectué une nouvelle recherche. Celle-ci a permis de localiser des documents supplémentaires pertinents dans le cadre de la demande. Le BCP a indiqué qu’il tenait actuellement des consultations auprès d’Affaires mondiales Canada (AMC) et du ministère de la Défense nationale (MDN), dans le cadre du traitement de ces documents. Le BCP a commencé à finaliser le traitement des documents en vue que ce soit fait au plus tard le 22 novembre 2024.

[6]      Je conclus que le BCP n’avait pas initialement effectué une recherche raisonnable de documents.

Résultat

[7]      La plainte est fondée.

Ordonnances et recommandations

J’ordonne au greffier du Conseil privé ce qui suit :

1. Finir de récupérer tous les documents pertinents dans le cadre de la demande;
2. Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite de la recherche supplémentaire;
3. Fournir une réponse complète à la demande d’accès au plus tard le 22 novembre 2024;
4. Communiquer à la partie plaignante les documents pertinents dans le cadre de la demande, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou de plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquées.

Rapport et avis de l’institution

Le 4 octobre 2024, j’ai transmis au greffier du Conseil privé mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances et mes recommandations.

Le 12 novembre 2024, le secrétaire adjoint du Cabinet m’a avisée que le BCP donnerait suite aux ordonnances.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision.

Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.