Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (Re), 2022 CI 60
Date : 2022-06-08
Numéro de dossier du Commissariat : 5820-02055
Numéro de dossier de l’institution : A-2020-00248/SD
Sommaire
La partie plaignante allègue que la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande visait toutes les décisions finales rendues en vertu de l’article 37 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés de janvier 2018 à juin 2020. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information.
Durant l’enquête, le Commissariat à l’information a appris que la CISR avait demandé aux secteurs de programme appropriés de récupérer les documents demandés, mais que le bureau de l’accès à l’information (AIPRP) avait informé le bureau de première responsabilité (BPR) que seules les décisions écrites étaient demandées. Cette instruction équivalait donc à réduire la portée de la demande sans l’autorisation de la personne qui l’a faite. Même si, selon la justification de la CISR, les enregistrements sonores sont fournis seulement s’ils sont demandés explicitement, il demeure que les enregistrements sonores de décisions finales sont visés par la demande, dont la portée englobe « toutes les décisions finales », et selon la Loi, un document signifie tout élément d’information, quel qu’en soit le support.
La Commissaire à l’information a ordonné à la CISR de traiter immédiatement tous les enregistrements sonores visés par la demande.
La CISR a avisé la Commissaire qu’elle donnerait suite à l’ordonnance.
La plainte est fondée.
Plainte
[1] La partie plaignante allègue que la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande visait toutes les décisions finales rendues en vertu de l’article 37 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés de janvier 2018 à juin 2020.
Enquête
[2] La CISR est tenue d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.
[3] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.
[4] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.
L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?
[5] En réponse à la demande d’accès, la CISR a fourni à la partie plaignante les documents relatifs à 101 décisions finales rendues en vertu de l’article 37 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés entre janvier 2018 et juin 2020.
[6] Dès le début de l’enquête, la partie plaignante a noté que, selon les statistiques sur le site Web de la CISR, il y avait 292 décisions finales durant cette période.
[7] La CISR soutenait que tout écart entre les statistiques publiées sur sa page Web et le nombre réel de décisions finales rendues pourrait être attribuable aux différences entre les périodes ou à des dossiers qui ont été combinés, ou qui ont fait l’objet d’un retrait ou d’un désistement.
[8] La CISR a présenté une preuve indiquant qu’un total de 269 décisions auraient été rendues durant la période visée : 101 étaient consignées sur papier, alors que 168 ont été rendues oralement sans qu’une transcription soit facilement accessible. La CISR a aussi confirmé que toutes les audiences et décisions verbales sont enregistrées (enregistrement sonore).
[9] Selon la preuve présentée par la CISR, son bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a erronément indiqué au bureau de première responsabilité (BPR) que la partie plaignante recherchait des « décisions écrites/motifs écrits ». La CISR a d’ailleurs confirmé au Commissariat que la portée de la demande n’a jamais été modifiée par la partie plaignante. En informant le BPR que la demande visait des « décisions écrites », plutôt que « toutes les décisions finales », y compris les enregistrements sonores, le bureau de l’AIPRP de la CISR a, en fin de compte, réduit la portée de la demande sans l’autorisation de la partie plaignante.
[10] Lorsque le Commissariat a demandé des observations quant à la raison pour laquelle la CISR n’a pas fourni les enregistrements sonores répondant à la demande, la CISR a expliqué que rien n’indiquait que la partie plaignante souhaitait recevoir ceux-ci, car ils n’étaient pas inclus ou mentionnés dans sa demande. De plus, la CISR a affirmé qu’elle fournit seulement les enregistrements sonores lorsqu’ils sont demandés explicitement et que la partie plaignante avait eu de nombreuses occasions de l’informer qu’elle souhaitait les recevoir.
[11] Malgré les justifications de la CISR, la question en cause demeure le fait que les enregistrements sonores des décisions finales sont visés par « toutes les décisions finales ». En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, un document signifie tout élément d’information, quel qu’en soit le support, et selon le paragraphe 4(2.1), il faut faire tous les efforts raisonnables pour prêter toute l’assistance indiquée à la personne qui fait la demande, ce qui comprend donner suite à sa demande de façon précise et complète.
[12] Compte tenu de ce qui précède, je suis d’avis que la CISR n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents. Les enregistrements sonores sont des documents et ils doivent être traités lorsqu’ils répondent à des demandes faites en vertu de la Loi.
Résultat
[13] La plainte est fondée.
Ordonnance
Conformément au paragraphe 36.1(1) de la Loi, j’ordonne au président de la CISR ce qui suit :
- Traiter immédiatement tous les enregistrements sonores visés par la demande;
- Veuillez envoyer une copie de la lettre de réponse au Greffe du Commissariat à l’information par courriel (Greffe-Documents-Registry@oic-ci.gc.ca).
Les institutions doivent se conformer aux dispositions du paragraphe 37(4) lorsqu’elles communiquent des documents en réponse à mon ordonnance.
Le 9 mars 2022, j’ai transmis au président de la CISR mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.
Le 1er avril 2022, le président de la CISR m’a avisée qu’il donnerait suite à mon ordonnance.
L’article 41 de la Loi confère à tous les destinataires du présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante et l’institution doivent exercer leur recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu. La personne qui exerce un recours en révision doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prendra effet conformément au paragraphe 36.1(4).