Défense nationale (Re), 2022 CI 04

Date : 2022-01-28
Numéro de dossier du Commissariat : 3217-02579
Numéro de dossier de l’institution : A-2017-01503

Sommaire

La partie plaignante allègue que le ministère de la Défense nationale (MDN) a effectué une recherche incomplète de documents en réponse à une demande d’accès présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information visant le livret de radio officiel du NCSM Shawinigan pour la période du 1^er août 2016 au 31 octobre 2016.

Durant l’enquête, le Commissariat à l’information a appris que le MDN avait chargé le secteur de programme concerné, la Marine royale canadienne (MRC), de récupérer les documents demandés. Toutefois, la MRC a déclaré que les documents demandés ont été perdus.

Malgré des recherches plus poussées et l’enquête sommaire du MDN, ce dernier n’a pas pu établir comment le registre des communications tactiques du NCSM Shawinigan a été perdu.

L’enquête souligne les répercussions que peuvent avoir les lacunes au chapitre de la gestion des documents et leur effet sur le droit d’accès. Toutefois, rien ne permet au Commissariat de conclure que le MDN n’a pas effectué une recherche raisonnable pour les documents demandés ou que ceux-ci auraient vraisemblablement pu être trouvés.

Une copie du présent compte rendu sera transmise au ministre de la Défense nationale à titre de rappel concernant l’importance de bonnes pratiques de gestion des documents.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que le ministère de la MDN a effectué une recherche incomplète de documents en réponse à une demande d’accès présentée en vertu de la Loi visant le livret de radio officiel du NCSM Shawinigan pour la période du 1^er août 2016 au 31 octobre 2016.

Enquête

[2] Le MDN est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[3] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[4] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[5] Durant l’enquête, le Commissariat a appris que le MDN avait chargé le secteur de programme concerné, la MRC, de récupérer les documents demandés. Toutefois, la MRC a déclaré que les documents demandés ont été perdus.

[6] Le MDN a donc répondu à la demande d’accès en précisant qu’il n’avait pu localiser aucun document.

[7] Lorsque la partie plaignante a demandé au Bureau de l’accès à l’information du MDN pourquoi aucun document pertinent n’a pu être trouvé, celui-ci a appris que la demande concernait le registre de communications tactiques et le registre des messages du NCSM Shawinigan durant la période visée. Il a ensuite demandé à la MRC de confirmer sa réponse initiale selon laquelle aucun document pertinent n’a été trouvé.

[8] La MRC a expliqué que les registres des messages sont détruits mensuellement et que le registre pertinent n’existait donc pas au moment où la demande a été présentée. La MRC a confirmé que le registre aurait dû exister au moment où le MDN a reçu la demande, mais qu’on ne l’avait pas retrouvé.

[9] L’enquête du Commissariat a révélé que, durant les recherches visant à trouver le registre de communications tactiques, on a fouillé le NCSM Shawinigan ainsi que des installations de stockage côtières. Le registre demeurant introuvable, les représentants de la MRC ont supposé qu’il avait été égaré après avoir été entreposé durant un transfert de bâtiment entre le NCSM Shawinigan et le NCSM Glace Bay.

[10] Le Commissariat, constatant que le NCSM Shawinigan a participé à la recherche de l’expédition Franklin, a demandé si le registre de communications tactiques du navire aurait pu être prêté à un musée ou envoyé à Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Le MDN a confirmé que ce n’est pas le cas.

[11] En poussant plus à fond les recherches pour trouver le registre de communications tactiques, la MRC a découvert que le livret servant à enregistrer les communications tactiques du NCSM Shawinigan a été subséquemment utilisé comme livret de bord pour le NCSM Glace Bay. Cela étant dit, les renseignements du registre de communications tactiques du NCSM Shawinigan (y compris les pages remplies durant la période visée par la demande d’accès à l’information) en avaient été retirés.

[12] À la suite de cette découverte, le MDN a mené une enquête sommaire, à savoir une enquête interne administrative visant à recueillir des faits, sur les circonstances entourant le retrait et la disparition des pages du livret. Durant l’enquête, on a notamment questionné des membres qui travaillaient sur le NCSM Shawinigan du 1^er août 2016 au 31 août 2016, et sur le NCSM Glace Bay après le transfert de bâtiment vers le NCSM Shawinigan.

[13] Malgré de nombreuses entrevues avec les officiers et les membres de l’équipage, l’enquête sommaire du MDN n’a pas permis d’établir comment et quand on a perdu le registre de communications tactiques. Selon un rapport d’enquête sommaire du MDN daté du 22 mai 2018 :

Le registre de communications tactiques se trouve généralement à bord du navire jusqu’à ce que le livret soit complètement rempli, moment auquel il est entreposé et conservé par le MDN ou transféré à BAC;
Le livret de bord du NCSM Shawinigan a été entreposé conformément aux procédures établies. Ainsi, il n’était retiré de la salle de contrôle des communications que pour les manœuvres d’officier de quart (moment auquel le registre était apporté dans le poste de pilotage) et était par la suite rangé dans un classeur de la salle de contrôle des communications;
Le livret de bord du NCSM Shawinigan a été transféré au NCSM Glace Bay et utilisé par son personnel; toutefois, l’information concernant le NCSM Shawinigan (réunie sur environ treize pages) en a été retirée (pages arrachées);
On ne sait pas à quel moment cela se serait produit;
Les pages manquantes n’ont pu être retrouvées;
On ne sait pas où était rangé le registre avant qu’il soit perdu, qui en était responsable au moment où il a été perdu et quand il a été vu pour la dernière fois;
On ne sait pas non plus si le registre faisait l’objet d’une gestion et de vérifications conformes aux procédures établies avant d’être perdu.

[14] Dans le cadre de son examen du rapport, le Commissariat a émis une ordonnance de production de documents exigeant du MDN qu’il produise notamment tous les documents concernant le traitement de la demande d’accès à l’information par le MDN et l’enquête sommaire qu’il a menée, les lignes directrices, directives, règlements et ordonnances applicables au registre demandé et une copie du livret duquel les pages portant sur le registre de communications tactiques du NCSM Shawinigan ont été arrachées.

[15] Ces documents ainsi que d’autres documents obtenus durant l’enquête du Commissariat révèlent que, tout au long du processus, le MDN considérait que le registre de communications tactiques du NCSM Shawinigan n’était pas un document éphémère et qu’on aurait dû le conserver. Néanmoins, il a été impossible de le retrouver.

[16] Tout comme les personnes responsables de l’enquête sommaire du MDN, je ne peux pas établir quand et comment le registre de communications tactiques du NCSM Shawinigan a été perdu. Également, d’après les renseignements recueillis, rien n’indique que les documents ont été perdus ou détruits après la réception par le MDN de la demande d’accès à l’information ou qu’on a tenté d’éviter leur communication en vertu de la Loi.

[17] L’enquête souligne les répercussions que peuvent avoir les lacunes au chapitre de la gestion des documents et leur effet sur le droit d’accès. Toutefois, rien ne me permet de conclure que le MDN n’a pas effectué une recherche raisonnable pour les documents demandés ou que ceux-ci auraient vraisemblablement pu être trouvés. Le MDN a mobilisé les secteurs concernés et a mené des recherches raisonnables conformément à ses obligations en vertu de la Loi. Malheureusement, malgré ces efforts, il a été impossible de trouver les documents.

[18] Bien que je n’aie pas la compétence pour enquêter davantage sur cette plainte, je transmets le présent compte rendu au ministre de la Défense nationale à titre de rappel concernant l’importance de bonnes pratiques de gestion des documents. Je continuerai également de signaler les préoccupations concernant la bonne gestion de l’information au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui donne des orientations aux institutions fédérales relativement à l’administration efficace et uniforme de la Loi. Le droit à l’accès dépend de deux facteurs : les institutions doivent bien documenter leurs mesures et décisions clés et elles doivent conserver ces documents.

Résultat

[19] La plainte est non fondée.

L’article 41 de la Loi confère à la partie plaignante qui reçoit le présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.