Défense nationale (Re), 2024 CI 04
Date : 2024-02-12
Numéro de dossier du Commissariat : 5822-07345
Numéro de dossier de l’institution : A-2022-01483
Sommaire
La partie plaignante allègue que la Défense nationale n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette demande vise à obtenir tous les documents liés au processus de sélection de steward / matelot-chef au commandant de la Marine royale canadienne. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
L’enquête a révélé que ce ne sont pas tous les bureaux de première responsabilité concernés qui s’étaient vu attribuer la tâche de récupérer des documents pertinents. De plus, l’attribution des tâches n’était pas claire et elle n’incluait pas tous les mots-clés pertinents. La Défense nationale n’a pas été en mesure de démontrer qu’elle avait effectué une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès.
La Commissaire à l’information a ordonné à la Défense nationale de finir de récupérer tous les documents pertinents, notamment en attribuant une tâche de recherche aux personnes identifiées, et de fournir une nouvelle réponse à la demande d’accès au plus tard le 36e jour ouvrable suivant la date du compte rendu.
La Défense nationale a avisé la Commissaire qu’elle donnerait suite à l’ordonnance.
La plainte est fondée.
Plainte
[1] La partie plaignante allègue que la Défense nationale n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette demande vise à obtenir tous les documents liés au processus de sélection de steward / matelot-chef au commandant de la Marine royale canadienne. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
Enquête
[2] La Défense nationale est tenue d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.
[3] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.
[4] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.
L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?
[5] Les agents responsables de l’accès à l’information à la Défense nationale ont déclaré au Commissariat à l’information que les deux secteurs de programme qui s’étaient vu attribuer la tâche de rechercher des documents pertinents, soit le Chef du personnel militaire (CPM) et la Marine royale canadienne (MRC), n’en avaient trouvé aucun après avoir fait des recherches dans leur système Outlook et leur base de données DAWN.
[6] Compte tenu des observations de la partie plaignante, le Commissariat n’était pas convaincu de l’absence de documents en réponse à la demande. Il a donc demandé à la Défense nationale d’attribuer une nouvelle tâche de recherche de documents pertinents aux deux secteurs de programme et d’employer les mots-clés suivants :
- Processus de sélection
- Steward
- Commandant
- Matelot-chef
- Matelot-chef au commandant
- Matelot-chef au commandant de la MRC
- Commandant de la MRC
- Steward – commandant de la MRC
- Matelot-chef au commandant de la Marine royale canadienne
- Gestionnaire de la carrière de steward
[7] De plus, le Commissariat a demandé d’attribuer la tâche de rechercher des documents pertinents à cinq individus.
[8] Les agents responsables de l’accès à l’information à la Défense nationale ont à nouveau demandé à ces secteurs de programme et à une personne d’effectuer les recherches; aucun document pertinent n’a été trouvé. Cependant, il semble que la Défense nationale n’ait pas attribué de tâche de recherche de documents pertinents aux autres personnes identifiées par le Commissariat. De plus, l’attribution des tâches ne couvrait pas la période précisée dans la demande d’accès.
[9] Lorsque le Commissariat a soulevé ces problèmes auprès de la Défense nationale, cette dernière a finalement trouvé sept pages de courriels et les a fournies à la partie plaignante le 29 juin 2023.
[10] Étant donné que les recherches de la Défense nationale n’étaient pas claires, le Commissariat n’était toujours pas d’avis qu’une recherche raisonnable avait été effectuée; des observations supplémentaires ont été demandées à la Défense nationale le 19 juillet 2023. Le 17 août 2023, cette dernière a répondu que tous les documents pertinents avaient été fournis.
[11] Malgré les observations de la Défense nationale selon lesquelles tous les documents pertinents ont été récupérés et communiqués, cette dernière a confirmé, le 28 août 2023, qu’il existait en fait d’autres documents. Elle n’a toujours pas fait de communication supplémentaire à la partie plaignante contenant ces documents. Plusieurs suivis ont été effectués auprès de la Défense nationale, notamment le 28 août 2023, le 11 septembre 2023, le 19 septembre 2023, le 25 septembre 2023, le 4 octobre 2023 et le 10 octobre 2023. À ce jour, elle n’a pas fourni de communication supplémentaire. Cette absence de réponse de la part de la Défense nationale est préoccupante. Elle contrevient clairement aux obligations de la Défense nationale de fournir des réponses complètes et précises en temps opportun en vertu de la Loi.
[12] Compte tenu de ce qui précède, je conclus que la Défense nationale n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès.
Résultat
[13] La plainte est fondée.
Ordonnance
J’ordonne au ministre de la Défense nationale ce qui suit :
- Finir de récupérer tous les documents pertinents, notamment en attribuant une tâche de recherche de documents pertinents aux personnes identifiées dans le présent compte rendu, ou autrement, en confirmant que cette tâche leur avait déjà été attribuée;
- Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite des recherches supplémentaires;
- Fournir une nouvelle réponse à la demande d’accès au plus tard le 36e jour ouvrable suivant la date du compte rendu;
- Communiquer à la partie plaignante les documents pertinents dans le cadre de la demande, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou de plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquées.
Rapport et avis de l’institution
Le 8 janvier 2024, j’ai transmis au ministre mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.
Le 1er février 2024, la Défense nationale m’a avisée qu’elle s’apprêtait à fournir une autre réponse subséquente concernant les documents jugés pertinents le 28 août 2023. Elle a affirmé que cette réponse subséquente serait fournie dans les deux prochaines semaines. À la suite du rapport, la Défense nationale a aussi effectué une nouvelle recherche de documents et a confirmé qu’aucun document supplémentaire n’avait pu être trouvé. Les cinq personnes mentionnées dans le rapport de même que le secteur de programme (CPM) se sont à nouveau vu attribuer la tâche de rechercher des documents pertinents à l’aide des mots-clés suggérés.
Révision devant la Cour fédérale
Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.