École de la fonction publique du Canada (Re), 2022 CI 44

Date : 2022-09-13
Numéro de dossier du Commissariat : 5819-04644
Numéro de dossier de l’institution : A-2019-00009

Sommaire

La partie plaignante allègue que l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette demande visait tous les courriels envoyés et reçus par un cadre supérieur désigné du 1er janvier 2019 au 8 juillet 2019. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi. La partie plaignante se demandait également si l’identité de la partie plaignante a été prise en compte durant le traitement de la demande. Cet aspect de la plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f) de la Loi. Enfin, la partie plaignante allègue que l’EFPC a intentionnellement supprimé des documents en sachant qu’il y avait une demande d’accès visant ceux-ci.

L’enquête a révélé plusieurs problèmes dans le traitement de la demande, notamment : le fait que la demande a été suspendue pendant des mois sans autorisation légitime, le fait de ne pas avoir conservé les documents répondant à une demande d’accès active, et une recherche inadéquate de documents, démontrée par les documents supplémentaires trouvés et envoyés à la partie plaignante par la suite. La Commissaire à l’information a conclu que l’EFPC n’avait pas initialement effectué une recherche raisonnable en réponse à la demande d’accès. De plus, bien que l’EFPC n’ait manifestement pas traité cette demande comme il se doit, la Commissaire n’a pas trouvé de preuve liée à la perpétration d’une infraction à la Loi dans le cadre de cette enquête. Enfin, pour ce qui est de l’allégation selon laquelle l’identité de la partie plaignante a été prise en compte durant le traitement de la demande, la Commissaire n’a pas trouvé de preuve à cet effet au cours de l’enquête. La plainte est fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette demande visait tous les courriels envoyés et reçus par un cadre supérieur désigné du 1er janvier 2019 au 8 juillet 2019. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

[2] La partie plaignante mettait également en doute le fait que la demande a été traitée sans égard à l’identité de la personne qui l’a faite. Cet aspect de la plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f) de la Loi.

[3] Enfin, la partie plaignante allègue que l’EFPC a intentionnellement supprimé des documents en sachant qu’il y avait une demande d’accès visant ceux-ci.

Enquête

[4] L’EFPC est tenue d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[5] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[6] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[7] Le 10 juillet 2019, soit dans les 30 premiers jours suivant la demande, l’EFPC a chargé le cadre supérieur désigné de chercher les documents. Le 11 juillet 2019, la coordonnatrice de l’AIPRP a informé le cadre supérieur désigné que la demande serait suspendue en attendant d’autres précisions. Parallèlement, la coordonnatrice de l’AIPRP a demandé à la partie plaignante si elle serait disposée à définir davantage la portée de sa demande. La partie plaignante a refusé et a demandé que la demande soit traitée telle qu’elle l’a soumise initialement.

[8] Le 7 août 2019, l’EFPC a avisé la partie plaignante qu’elle prendrait une prorogation de 120 jours pour traiter la demande et qu’une réponse serait envoyée au plus tard le 5 décembre 2019. Selon l’EFPC, la prorogation était nécessaire compte tenu du grand volume de documents à traiter en raison de la vaste portée de la demande.

[9] Les documents montrent que la recherche de documents n’a pas été entreprise avant novembre 2019, soit quatre mois après que la demande a été faite. Les observations obtenues durant mon enquête ont confirmé les points suivants :

Le 3 octobre 2019, l’EFPC a envoyé un communiqué interne annonçant que le cadre supérieur désigné quittait l’organisation;
Le 4 novembre 2019, l’analyste de l’AIPRP a demandé aux Ressources humaines de fournir la date de départ du cadre supérieur désigné;
Le 20 novembre 2019, l’analyste de l’AIPRP a communiqué avec la TI de l’EFPC pour demander s’il était possible de récupérer la boîte de courriel Outlook du cadre supérieur désigné. Le lendemain, la TI a répondu que celle-ci avait été supprimée et qu’il était impossible de la récupérer. L’EFPC a consulté Services partagés Canada, qui a confirmé que les comptes de courriel sont automatiquement supprimés 30 jours après le départ des employés, conformément au calendrier de conservation;
Le 22 novembre, l’EFPC a répondu à la demande d’accès en informant la partie plaignante que le cadre supérieur désigné ne travaillait plus à l’EFPC et qu’elle n’a pu récupérer aucun document en réponse à la demande. La réponse indiquait également que la plupart des documents répondant à la demande avaient été détruits conformément au calendrier de conservation de l’EFPC.

[10] À la suite de l’intervention du Commissariat à l’information, l’EFPC a effectué une recherche au sein de ses dépôts ministériels et a localisé d’autres documents répondant à la demande. Ces documents ont été fournis à la partie plaignante le 2 mars 2022.

[11] Compte tenu de ce qui précède, je conclus que la recherche initiale de documents effectuée par l’EFPC en réponse à la demande d’accès n’était pas raisonnable.

Intention de refuser la communication et identité de la personne qui fait la demande

[12] La partie plaignante allègue qu’on a conseillé au bureau de l’AIPRP de détruire les documents en sachant qu’il y avait une demande d’accès en cours visant ceux-ci.

[13] En vertu de l’article 67.1, détruire, tronquer ou modifier un document, ou ordonner, proposer, conseiller ou amener de n’importe quelle façon une autre personne à le faire dans le but d’entraver le droit d’accès en vertu de la Loi constitue une infraction.

[14] Mon mandat consiste à mener des enquêtes administratives sur la conformité des institutions à la Loi et à faire des constatations de faits. Je ne peux pas mener d’enquête criminelle ni attribuer de responsabilité civile ou criminelle. Je peux faire des constatations de faits concernant les actions posées, mais je n’enquêterai pas pour établir si ces actions ont été posées « dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la [Loi] ». Si, au cours d’une enquête, j’estime qu’il y a une preuve concernant la perpétration d’une telle infraction par un administrateur, un dirigeant ou un employé d’une institution fédérale, je peux en informer le procureur général du Canada.

[15] Bien que l’EFPC n’ait manifestement pas traité cette demande comme il se doit, je n’ai pas trouvé de preuve relative à la perpétration d’une infraction à la Loi dans le cadre de l’enquête.

[16] Enfin, pour ce qui est de l’allégation selon laquelle l’identité de la partie plaignante a été prise en compte durant le traitement de la demande, je n’ai pas trouvé de preuve à cet effet au cours de l’enquête.

Résultat

[17] La plainte est fondée.

L’enquête a révélé plusieurs problèmes concernant le traitement de la demande, notamment : le fait que la demande a été suspendue pendant des mois sans autorisation légitime; le fait de ne pas avoir conservé les documents répondant à une demande d’accès active; une recherche inadéquate de documents, démontrée par les documents supplémentaires trouvés et envoyés à la partie plaignante par la suite.

Il est impératif que le président de l’EFPC prenne immédiatement des mesures pour s’assurer que ces problèmes sont isolés et qu’ils ne révèlent pas des problèmes systémiques à l’échelle de l’EFPC. Je surveillerai attentivement les plaintes à l’égard de l’EFPC et je n’hésiterai pas à entreprendre une enquête systémique au besoin.

Lorsque la plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.