Emploi et Développement social Canada (Re), 2024 CI 22

Date : 2024-05-02
Numéro de dossier du Commissariat : 5823-02130
Numéro de la demande d’accès : A-2023-00566

Sommaire

La partie plaignante allègue qu’Emploi et Développement social Canada (EDSC) n’a pas répondu à une demande d’accès dans le délai de 30 jours prévu par la loi. La demande vise des renseignements concernant la question de savoir si EDSC est le détenteur de l’information sur le travail accompli depuis 2014 dans le cadre du programme de subventions et de contributions pour les possibilités en milieu de travail et éliminer les obstacles à l’équité, ainsi que les concepts qu’il a sélectionnés pour recevoir du financement. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi . De plus, la partie plaignante allègue qu’EDSC a erronément demandé des précisions supplémentaires pour traiter la demande d’accès susmentionnée. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f).

Durant l’enquête, le Commissariat à l’information a appris qu’EDSC avait échangé des communications avec la personne qui a fait la demande d’accès à plusieurs occasions afin de demander des précisions et/ou de réduire la portée de la demande. Après avoir examiné la demande d’accès originale, le Commissariat a conclu que demander des précisions pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de trouver les documents sans problèmes sérieux est différent de demander à la personne qui a fait la demande d’accès d’en réduire la portée afin de, par exemple, réduire le nombre de documents pertinents. Invoquer l’article 6 (Demandes de communication) pour ne pas accepter des demandes d’accès simplement parce qu’elles visent un grand nombre de documents n’est pas une utilisation appropriée de cet article.

Le Commissariat a conclu que la demande d’accès était rédigée en des termes suffisamment précis dès le début. Les nombreuses interactions entre EDSC et la personne qui a fait la demande ont contribué à faire en sorte qu’une réponse complète n’a pas été fournie à la personne qui a fait la demande dans le délai prescrit par la loi. Comme aucune prorogation de délai n’a été prise par EDSC, l’échéance du délai de réponse était le 3 juillet 2023.

La Commissaire à l’information a ordonné qu’une réponse soit fournie à la personne qui a fait la demande au plus tard le 30 août 2024.

EDSC a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance.

La plainte est fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue qu’Emploi et Développement social Canada (EDSC) n’a pas répondu à une demande d’accès dans le délai de 30 jours prévu à l’article 7 de la Loi sur l’accès à l’information . La demande vise des renseignements concernant la question de savoir si EDSC est le détenteur de l’information sur le travail accompli depuis 2014 dans le cadre du programme de subventions et de contributions pour les possibilités en milieu de travail et éliminer les obstacles à l’équité, ainsi que les concepts qu’il a sélectionnés pour recevoir du financement. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi .

[2] De plus, la partie plaignante allègue qu’EDSC a erronément demandé des précisions supplémentaires pour traiter la demande d’accès susmentionnée. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f).

Enquête

Article 6 : acceptation des demandes d’accès

[3] En vertu de l’article 6, les institutions doivent accepter une demande d’accès qui satisfait à tous les critères suivants :

Elle doit être faite par écrit.
Elle doit être faite auprès de l’institution dont relèvent les documents demandés.
Elle doit être rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux.

[4] Si la demande d’accès n’est pas rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux, l’institution doit rapidement demander des précisions à la personne qui a fait la demande, conformément au paragraphe 4.2(1).

[5] Si la demande d’accès n’est toujours pas claire après que l’institution a fait tous les efforts raisonnables pour obtenir des précisions, il n’est plus nécessaire de faire d’autres efforts et l’institution peut décider de ne pas accepter la demande. Lorsque la personne qui fait la demande la rédige en termes suffisamment précis, l’institution doit accepter la demande.

Le refus d’EDSC d’accepter la demande en vertu de l’article 6 de la Loi est-il justifié?

[6] EDSC a reçu une demande d’accès informelle le 29 mai 2023. Le 8 juin, EDSC a envoyé un accusé de réception par courriel à la personne qui a fait la demande, dans lequel il mentionnait qu’une demande formelle avait été ouverte le 1 ^erjuin 2023.

[7] Le 12 juin 2023, la personne qui a fait la demande a répondu à l’accusé de réception d’EDSC et a confirmé les principaux domaines d’intérêt ainsi que demandé s’il fallait verser les droits de 5 $ pour faire une demande formelle.

[8] Le 19 juin 2023, EDSC a communiqué avec la personne qui a fait la demande et lui a offert une version mise à jour du texte de la demande aux fins d’examen. La personne a immédiatement répondu en présentant un texte légèrement mis à jour et a répété les domaines d’intérêt. Le 20 juin 2023, EDSC a répondu qu’il traiterait la demande en fonction du texte modifié le 19 juin 2023 fourni par la personne et a dispensé celle-ci du versement des droits de 5 $.

[9] Le 30 juin 2023 et le 1er septembre 2023, EDSC a de nouveau communiqué avec la personne qui a fait la demande pour demander davantage de précisions sur les types de documents recherchés. EDSC a mis la demande en suspens aux deux occasions.

[10] Demander des précisions pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de trouver les documents sans problèmes sérieux est différent de demander à la personne qui a fait la demande d’accès d’en réduire la portée afin de, par exemple, réduire le nombre de documents pertinents. Invoquer l’article 6 pour ne pas accepter des demandes d’accès simplement parce qu’elles visent un grand nombre de documents n’est pas une utilisation appropriée de cet article.

[11] Je suis d’avis que la demande d’accès était rédigée dans des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de trouver les documents sans problèmes sérieux. Par conséquent, EDSC aurait dû accepter la demande, sans avoir besoin de demander des précisions à plusieurs reprises. Je conclus que la demande d’accès satisfait aux critères de l’article 6.

L’institution a-t-elle répondu dans les délais?

Délais pour répondre aux demandes d’accès

[12] L’article 7 exige que les institutions répondent aux demandes d’accès dans un délai de 30 jours, à moins qu’elles aient transmis la demande à une autre institution ou pris une prorogation de délai valide parce qu’elle satisfait aux critères de l’article 9. Lorsqu’une institution ne répond pas à une demande dans le délai de 30 jours ou dans le délai prorogé, elle est réputée avoir refusé de communiquer les documents en vertu du paragraphe 10(3).

[13] L’institution est néanmoins tenue de fournir une réponse à la demande.

Qu’est-ce qu’une réponse?

[14] La réponse à une demande d’accès doit être écrite et elle doit indiquer si l’institution communique les documents demandés, en tout ou en partie.

Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle communique les documents, en tout ou en partie, l’institution doit les communiquer.
Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle refuse de communiquer les documents, en tout ou en partie, l’institution doit expliquer que les documents n’existent pas ou qu’elle refuse de les communiquer, en tout ou en partie, en vertu d’une exception précise, et elle doit identifier cette disposition.

[15] Dans des circonstances précises, l’institution peut refuser de confirmer ou de nier l’existence des documents, en vertu du paragraphe 10(2).

[16] EDSC a reçu la demande d’accès le 1er juin 2023, mais n’a ni prorogé le délai de réponse en vertu des alinéas 9(1)a), b) ou c) ni transmis la demande. Il était donc tenu de répondre dans le délai de 30 jours prévus par l’article 7; l’échéance était le 3 juillet 2023.

[17] EDSC n’a pas répondu à la demande avant l’échéance. Je conclus donc qu’il n’a pas respecté son obligation de répondre à la demande dans le délai prorogé. Par conséquent, EDSC est réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés en vertu du paragraphe 10(3).

[18] Deux bureaux de première responsabilité (BPR) ont été chargés de chercher les documents, mais aucun document n’a été reçu jusqu’à maintenant. Selon les estimations, environ 1 300 pages de documents seront reçues de l’un des BPR (la Direction générale des opérations de programmes). L’autre BPR (la Direction générale du travail) n’a pas fourni de document, et il a été noté que ce secteur traite de nombreuses demandes et qu’il lui faudra plus de temps pour répondre.

[19] J’estime que le retard pris par les BPR dans la récupération de tous les documents pertinents est inacceptable. L’absence de réponse de la part des BPR a une incidence sur la capacité d’EDSC de respecter son obligation de répondre à cette demande d’accès conformément aux exigences de la Loi . Le ministre devrait rappeler à ses fonctionnaires qu’ils ont la responsabilité de fournir des renseignements en temps opportun aux Canadiens et Canadiennes. La responsabilité de veiller au respect de la Loi n’incombe pas seulement à l’unité de l’AIPRP; il s’agit d’une responsabilité ministérielle et collective. Il incombe au responsable de l’institution, en l’espèce le ministre de l’Emploi, du Développement de la main-d’œuvre et des Langues officielles, de veiller à ce que cette responsabilité soit bien comprise et respectée au sein de l’institution.

[20] Bien que je reconnaisse les difficultés d’EDSC, la partie plaignante attend maintenant une réponse à sa demande d’accès depuis plus de 9 mois. Chaque jour supplémentaire pris pour répondre à cette demande représente un jour de plus où les droits d’accès de la partie plaignante lui sont refusés.

[21] Après un examen plus poussé, EDSC a indiqué qu’il croit être en mesure de fournir une réponse complète à la personne qui a fait la demande au plus tard le 30 août 2024.

[22] Compte tenu du nombre de documents à recevoir et à examiner, de la possibilité de consultations et du temps qui s’est écoulé depuis la réception de la demande d’accès, je conclus qu’EDSC doit fournir la réponse dès que possible, mais au plus tard le 30 août 2024.

Résultat

[23] Les plaintes sont fondées.

Ordonnance

J’ordonne au ministre de l’Emploi et du Développement social de fournir une réponse complète à la demande d’accès au plus tard le 30 août 2024.

Rapport et avis de l’institution

Le 21 mars 2024, j’ai transmis au ministre mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.

Le 19 avril 2024, la gestionnaire par intérim d’EDSC m’a avisée qu’EDSC donnerait suite à mon ordonnance.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi , la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.