Ministère de la Justice Canada (Re), 2021 CI 33

Date : 2021-11-16
Numéro de dossier du Commissariat : 3217-02395
Numéro de dossier de l’institution : A-2017-01701

Sommaire

La partie plaignante allègue que le ministère de la Justice Canada (Justice) n’a pas effectué de recherche raisonnable, conformément à la Loi sur l’accès à l’information, en répondant à une demande d’accès. Cette dernière visait des documents ayant été produits par l’avocat général principal et portant sur la conférence de la Coopération économique pour l’Asie-Pacifique (APEC), laquelle s’est tenue à l’Université de la Colombie-Britannique. La demande visait aussi des documents précis traitant d’aspects juridiques à l’égard des mesures de sécurité, tous les détails de l’accord commercial de même que tout document se rapportant à l’enquête Hughes qui avait trait à l’APEC entre 1995 et 1999. Justice a répondu qu’il ne pouvait localiser aucun document pertinent relativement à la demande.

Au cours de l’enquête, le Commissariat à l’information a conclu que Justice n’avait pas demandé au Secteur national du contentieux d’effectuer la recherche. En février 2020, Justice a confirmé que ce secteur serait le BPR indiqué pour ce qui est des documents portant sur la conférence de l’APEC qui relèvent du premier avocat général. Six mois plus tard, soit en août 2020, Justice a demandé au Secteur national du contentieux du Bureau régional de la Colombie-Britannique d’effectuer la recherche, ce qui a permis de récupérer 41 843 pages de documents et de vidéos. Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Justice a confirmé que, au 2 juillet 2021, il avait reçu un total de 40 780 pages qui ont été importées dans son système de traitement.

Compte tenu de ce qui précède, je conclus que Justice n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès.

La plainte est fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que le ministère de la Justice Canada (Justice) n’a pas effectué de recherche raisonnable, conformément à la Loi sur l’accès à l’information, en répondant à une demande d’accès. Cette dernière visait des documents ayant été produits par l’avocat général principal et portant sur la conférence de la Coopération économique pour l’Asie-Pacifique (APEC), laquelle s’est tenue à l’Université de la Colombie-Britannique. La demande visait aussi des documents précis traitant d’aspects juridiques à l’égard des mesures de sécurité, tous les détails de l’accord commercial de même que tout document se rapportant à l’enquête Hughes qui avait trait à l’APEC entre 1995 et 1999. Justice a répondu qu’il ne pouvait localiser aucun document pertinent relativement à la demande.

Enquête

[2] Justice est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[3] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[4] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[5] Au cours de l’enquête, le Commissariat à l’information a demandé à Justice d’expliquer pourquoi aucun document pertinent n’avait pu être localisé et de préciser les bureaux de première responsabilité (BPR) qui s’étaient vu demander de chercher et de récupérer les documents en réponse à la demande.

[6] D’après les observations fournies, le Commissariat a conclu que Justice n’avait pas demandé au Secteur national du contentieux d’effectuer la recherche. En février 2020, Justice a confirmé que ce secteur serait le BPR indiqué pour ce qui est des documents portant sur la conférence de l’APEC qui relèvent du premier avocat général. Six mois plus tard, soit en août 2020, Justice a demandé au Secteur national du contentieux du Bureau régional de la Colombie-Britannique d’effectuer la recherche, ce qui a permis de récupérer 41 843 pages de documents et de vidéos. Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Justice a confirmé que, au 2 juillet 2021, il avait reçu un total de 40 780 pages qui ont été importées dans son système de traitement.

[7] Compte tenu de ce qui précède, je conclus que Justice n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès.

[8] Justice a fourni un calendrier exposant en détail les prochaines étapes visant à mener à bien le traitement de la demande. En estimant le temps nécessaire pour répondre à la partie plaignante, Justice a mentionné qu’il traiterait 750 pages par mois. Il s’est justifié en s’appuyant sur ce qui suit : selon les estimations du Conseil du Trésor, l’objectif est de 500 pages par mois, et, selon les estimations du Commissariat, l’objectif est de 1000 pages par mois. Justice a poursuivi en précisant que son traitement comprendrait les éléments suivants :

l’indexation, le tri et l’importation de documents dans son système de traitement des dossiers de l’AIPRP;
la numérisation des documents papier et le traitement des vidéos;
l’établissement des besoins de consultation avec d’autres ministères et organismes pour des documents applicables;
l’analyse des exceptions relativement aux documents et l’examen connexe aux fins d’assurance de la qualité.

[9] Finalement, Justice a mentionné que ses efforts pourraient être entravés à cause des difficultés opérationnelles découlant de la COVID-19.

[10] Justice a donc estimé avoir besoin d’un total de 55 mois pour traiter la demande, ce qui lui permettrait de fournir une réponse finale à la partie plaignante le 2 décembre 2025. Justice a aussi précisé qu’il enverrait des communications provisoires à la partie plaignante, lorsque possible.

[11] Je suis déçue de constater que Justice a pris plus d’un an et demi pour demander au bon BPR de récupérer les documents pertinents, des mois après avoir reconnu son manquement. De plus, je constate qu’il n’a pas déployé d’efforts sérieux pour déterminer la durée nécessaire pour répondre intégralement à la demande. Le Commissariat suggère un standard minimum de 1 000 pages par mois; cela tient compte du temps nécessaire pour l’indexation, le tri et l’examen des documents, de même que l’obtention des approbations à l’interne. Je constate aussi que Justice a reconnu qu’environ 15 000 pages des documents relèvent probablement déjà du domaine public, ce qui signifie que le nombre total de pages nécessitant vraisemblablement une analyse approfondie s'élève plutôt aux alentours de 26 000.

[12] Je ne suis donc pas convaincue que la date proposée du 2 décembre 2025 afin de répondre à la demande ait adéquatement et raisonnablement été estimée par Justice. Compte tenu du travail qu’il reste à faire, j’estime qu’une réponse doit être fournie à la partie plaignante au plus tard le 4 septembre 2023. Cela représente 26 mois à partir de la date à laquelle le Commissariat a reçu les observations de Justice ainsi que son engagement visant à entamer le processus.

Résultat

[13] La plainte est fondée.

Recommandations

Je recommande au sous-ministre de la Justice ce qui suit :

Fournir une réponse finale à la demande dès que possible, mais pas plus tard que le 4 septembre 2023.
Veuillez envoyer une copie de la lettre de réponse au Greffe du Commissariat à l’information par courriel (Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca).

Le 28 septembre 2021, j’ai transmis au sous-ministre de la Justice mon rapport dans lequel je présentais mes recommandations prévues.

Le 25 octobre 2021, le sous-ministre de la Justice m’a avisée qu’il donnerait suite à mes recommandations.

Il est à noter que les institutions doivent se conformer aux dispositions du paragraphe 37(4) lorsqu’elles communiquent des documents en réponse à ma recommandation.

L’article 41 de la Loi sur l’accès à l’information confère à la partie plaignante qui reçoit le présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.