Ministère de la Justice Canada (Re), 2023 CI 29

Date : 2023-06-14
Numéro de dossier du Commissariat : 5821-00288
Numéro de dossier de l’institution : A-2020-00923

Sommaire

La partie plaignante allègue que le ministère de la Justice Canada (Justice) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette demande vise à obtenir des documents relatifs à un rapport de 2009 concernant le milieu de travail au bureau régional de l’Ontario, rédigé par Jacqueline Lawrence. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Justice a chargé le bureau régional de l’Ontario et le Bureau du sous-ministre de repérer et de localiser les documents pertinents, mais les recherches se sont révélées infructueuses pour les deux bureaux. La période de conservation pour ce type de documents est de cinq ans, et la demande d’accès a été faite sept ans après la date d’élimination. Justice a conclu que, si les documents pertinents existaient auparavant, ils seraient maintenant détruits.

Compte tenu du libellé de la demande, le Commissariat à l’information a cherché à savoir si Justice était tenu de communiquer avec la consultante afin d’effectuer une recherche raisonnable. Justice a maintenu sa position en affirmant qu’il n’aurait pas été raisonnable de s’attendre à ce que l’unité de l’AIPRP charge la consultante de repérer et de localiser le rapport de 2009 parce que le besoin opérationnel se limitait à une durée déterminée en raison de circonstances particulières liées au travail effectué, les copies des documents conservés ou créés dans le cadre de ce contrat ne devraient plus être en possession d’aucun contractant, et l’affaire relative à ce contrat n’avait plus cours.

Le Commissariat conclut donc que Justice a effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès.

La plainte est non fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que le ministère de la Justice Canada (Justice) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette demande vise à obtenir des documents relatifs à un rapport de 2009 sur le bureau régional de l’Ontario, rédigé par Jacqueline Lawrence. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

[2] Justice est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[3] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[4] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[5] Le 15 février 2021, la partie plaignante a fait une demande visant à obtenir le rapport de 2009. En réponse à cette demande, Justice a informé la partie plaignante que la recherche effectuée n’a pas permis de repérer et de localiser de documents pertinents. Il lui a aussi mentionné que la période de conservation du Ministère pour ce type de documents est de cinq ans.

[6] Au cours de l’enquête, Justice a fourni des observations détaillées des paramètres utilisés pour la recherche, y compris des détails sur la façon dont chaque secteur de programme a effectué la recherche. Justice a confirmé qu’il a chargé le bureau régional de l’Ontario et le Bureau du sous-ministre de repérer et de localiser les documents pertinents après avoir reçu la demande. Cette décision reposait sur un examen du libellé de la demande, du contexte de l’objet de la demande et de l’expérience de l’unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) dans le traitement de demandes similaires.

[7] Les recherches ont été effectuées par le directeur général régional et l’avocat général principal de même que le gestionnaire du Bureau du sous-ministre. Ils ont affirmé avoir cherché dans les fonds de renseignements, notamment dans les systèmes électroniques et sur papier. Les dossiers papier ont fait l’objet d’une recherche manuelle, et les dossiers électroniques ont été consultés à l’aide de mots-clés tirés du libellé de la demande, y compris le nom de la consultante, son cabinet d’experts-conseils et le nom du rapport de 2009. Les recherches se sont révélées infructueuses pour les deux bureaux.

[8] L’unité de l’AIPRP de Justice savait que la période de conservation pour ce type de documents est de cinq ans, conformément aux politiques de conservation et d’élimination des documents. Étant donné que cette demande d’accès a été faite en 2021, soit sept ans après la date de conservation/d’élimination, l’unité de l’AIPRP de Justice a précisé qu’elle avait jugé raisonnable d’accepter les réponses des bureaux concernés selon lesquelles il n’y avait aucun document pertinent. Elle a conclu que, si les documents pertinents existaient auparavant, la période de conservation serait échue. De ce fait, les documents seraient détruits, et il ne serait plus possible de les récupérer.

[9] La partie plaignante n’était pas satisfaite de cette issue et a déposé une plainte auprès du Commissariat à l’information. Elle lui a mentionné que, après avoir reçu une réponse à sa demande d’accès, elle a communiqué avec la consultante pour savoir si celle-ci disposait d’une copie du rapport de 2009.

[10] Dans un courriel daté du 19 mars 2021 (lequel a été transmis au Commissariat par la partie plaignante), la consultante a répondu qu’elle devait vérifier ses dossiers pour déterminer si elle disposait toujours d’une copie du rapport de 2009. La partie plaignante a aussi déclaré dans ses observations que la consultante, durant une conversation téléphonique qui s’est tenue le même jour, a confirmé qu’elle disposait d’une copie du rapport et que, s’il lui était demandé impérativement, elle produirait le rapport en question.

[11] Le 28 juin 2022, la partie plaignante a envoyé un courriel à la consultante (en mettant le Commissariat en copie) et lui a demandé de confirmer par écrit qu’elle disposait d’une copie du rapport de 2009. Le Commissariat ignore si la consultante a répondu à ce courriel. Il n’a pas reçu de confirmation écrite de sa part attestant qu’elle possède effectivement une copie du rapport en question.

[12] La partie plaignante allègue que Justice n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à sa demande. Par conséquent, le Commissariat a cherché à savoir si Justice était tenu de communiquer avec la consultante pour effectuer une recherche raisonnable.

[13] En réponse aux questions du Commissariat, Justice a maintenu sa position en affirmant qu’il n’aurait pas été raisonnable de s’attendre à ce que l’unité de l’AIPRP charge la consultante de repérer et de localiser le rapport de 2009. Outre les éléments susmentionnés, Justice a aussi fourni les renseignements supplémentaires suivants :

Une copie du contrat relatif à la production du rapport a été récupérée auprès du Service d’approvisionnement, les modalités ont été examinées, et le contrat en question s’appliquait à des activités relatives aux membres d’une équipe donnée à l’époque et se limitait à ces derniers. Il a été confirmé que les bureaux de première responsabilité susceptibles de détenir ces documents avaient déjà été chargés de la recherche initiale et que le besoin opérationnel se limitait à une durée déterminée en raison de circonstances particulières liées au travail effectué.
Il a aussi été confirmé que, conformément à la nature du contrat, les copies des documents conservés ou créés dans le cadre de ce contrat ne devraient plus être en possession d’aucun contractant.
Une entrevue avec le dirigeant du bureau régional de l’Ontario a confirmé que l’affaire relative à ce contrat n’avait plus cours et qu’elle n’aurait aucune incidence sur les activités ou les affaires courantes du Ministère. Par conséquent, les périodes de conservation susmentionnées ont été correctement appliquées.

[14] Le Commissariat est satisfait de l’explication fournie par Justice. Par conséquent, il conclut que Justice a effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès.

[15] Cela dit, compte tenu des renseignements fournis par la partie plaignante au cours de l’enquête, Justice a informé le Commissariat qu’il rédigerait une lettre à l’intention de la consultante afin d’obtenir une copie du rapport de 2009 si, en fait, elle en a toujours une en sa possession, et qu’il informerait en conséquence la partie plaignante de l’issue de cette démarche. Bien que cette mesure supplémentaire prise par Justice soit louable, elle n’a aucune incidence sur le résultat de l’enquête du Commissariat.

Résultat

[16] La plainte est non fondée.

L’article 41 de la Loi confère à la partie plaignante qui reçoit le présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.