Patrimoine canadien (Re), 2024 CI 66

Date : 2024-09-12
Numéros de dossiers du Commissariat : 5823-02706, 5823-02707, 5823-02708, 5823-02710, 5823-02711, 5823-02712, 5823-02716, 5823-02717, 5823-02718, 5823-02720, 5823-02721, 5823-03994 et 5823-03998
Numéros des demandes d’accès : A-2023-00210, A-2023-00277, A-2023-00278, A-2023-00320, A-2023-00321, A-2023-00322, A-2023-00337, A-2023-00338, A-2023-00339, A-2023-00342, A-2023-00345, A-2023-00309 et A-2023-00390

Sommaire

La partie plaignante allègue que Patrimoine canadien (PCH) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à diverses demandes d’accès faites en 2023 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ces demandes visent à obtenir certains documents relatifs à des communications de lobbying enregistrées qui ont eu lieu en 2020 et 2021. Les allégations s’inscrivent dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

La Commissaire à l’information a conclu que, même si les bureaux de première responsabilité (BPR) chargés de chercher des documents se sont acquittés de leurs obligations en vertu de la Loi, PCH n’a pas démontré qu’il avait demandé à tous les BPR les plus susceptibles de détenir des documents visés par ces demandes d’accès.

La Commissaire a ordonné ce qui suit à PCH : demander aux BPR concernés de chercher des documents pertinents, effectuer une nouvelle recherche de documents, communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires et fournir une nouvelle réponse à la partie plaignante par rapport à chacune des demandes d’accès.

PCH a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite aux treize ordonnances.

Les plaintes sont fondées.

Plaintes

[1]      La partie plaignante allègue que Patrimoine canadien (PCH) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à diverses demandes d’accès faites en 2023 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ces demandes visent à obtenir certains documents relatifs à des communications de lobbying enregistrées qui ont eu lieu en 2020 et 2021.

[2]      Les allégations s’inscrivent dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

Recherche raisonnable

[3]      PCH est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par les demandes d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[4]      Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[5]      Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[6]      PCH a répondu qu’aucun document pertinent n’avait été trouvé relativement à ces treize demandes d’accès. Le Commissariat à l’information a examiné toute la documentation que lui a fournie PCH par rapport aux recherches effectuées. Il lui a aussi demandé des observations sur la façon dont les bureaux de première responsabilité (BPR) avaient effectué ces recherches.

[7]      Selon les observations reçues, je suis d’avis que les BPR concernés se sont acquittés de leurs obligations en vertu de la Loi, à savoir de repérer les documents visés par les demandes d’accès qui relèvent d’eux dans les dépôts appropriés.

[8]      PCH a fait valoir que, puisque les demandes d’accès avaient été faites en 2023 à l’égard de communications de lobbying qui ont eu lieu en 2020 et 2021, il se peut que certains documents n’existent plus. Cela tient au fait que la période de conservation de ce type de documents se limite à deux ans. PCH a aussi confirmé que certains documents pertinents, tels que les documents administratifs relatifs aux dispositions prises pour les réunions, étaient de nature transitoire et qu’ils n’étaient donc pas assujettis à des périodes de conservation.

[9]      Bien que j’admette que des documents pertinents n’existent peut-être plus compte tenu des périodes de conservation et/ou du type de documents demandés, je constate que ce ne sont pas tous les BPR les plus susceptibles de détenir des documents visés par ces treize demandes d’accès qui se sont vu demander de les chercher.

[10]    PCH reconnaît en effet que, lorsqu’il y a des communications de lobbying qui concernent uniquement des membres du personnel ministériel, il peut recevoir des résumés ou d’autres renseignements de la part du cabinet ministériel. Le Secrétariat général de PCH est responsable du Bureau de liaison ministérielle et représente le BPR le plus susceptible de détenir des documents relatifs à des communications de lobbying concernant des membres du personnel ministériel ou de savoir quels autres BPR pourraient détenir des documents pertinents.

[11]    La documentation fournie par PCH établit que, lorsqu’il demande aux BPR de chercher des documents, il leur demande d’identifier tout autre BPR susceptible de détenir des documents pertinents, ce qui donne lieu à des recherches supplémentaires dans certains cas.

[12]    En l’espèce, PCH a mentionné qu’il avait sélectionné les BPR en question en fonction des personnes identifiées dans le libellé des demandes d’accès. Lorsque les personnes identifiées travaillaient au sein d’un certain BPR, ce dernier se voit demander de chercher des documents. Si la personne identifiée était membre du personnel ministériel, le Secrétariat général se voit demander de chercher des documents. Je conviens qu’il s’agit là d’une méthode raisonnable pour identifier les BPR les plus susceptibles de détenir des documents pertinents. Cela dit, après avoir examiné le libellé des demandes d’accès ainsi que les BPR qui se sont vu demander de chercher des documents, j’estime que PCH n’a pas systématiquement appliqué cette méthode dans le cadre des treize demandes d’accès.

[13]    PCH a confirmé que toutes les personnes identifiées dans les demandes d’accès étaient membres du personnel ministériel, sauf deux employés qui travaillaient à la Direction générale des cadres de politiques pour les marchés numériques et créatifs. Ainsi, il aurait fallu demander au Secrétariat général de chercher des documents pertinents pour ce qui est des demandes mentionnant les noms des membres du personnel ministériel. Il aurait aussi fallu demander à la Direction générale des cadres de politiques pour les marchés numériques et créatifs de chercher des documents pertinents pour ce qui est des demandes mentionnant les noms des deux autres employés.

[14]    Par conséquent, je conclus que PCH n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse aux treize demandes d’accès, puisqu’il aurait fallu demander aux BPR suivants de chercher des documents :

[15]    À l’exception de la demande A-2023-00338, PCH a accepté d’effectuer des recherches supplémentaires. Il a confirmé avoir commencé à demander aux BPR appropriés de chercher des documents.

[16]    En ce qui concerne la demande d’accès A-2023-00338, PCH a indiqué qu’il n’est pas nécessaire de demander à un autre BPR de chercher des documents. Je ne partage pas cet avis, car l’un des deux employés de PCH est identifié dans cette demande d’accès, et PCH n’a fourni aucun élément de preuve selon lequel la Direction générale des cadres de politiques pour les marchés numériques et créatifs s’est vu demander de chercher des documents.

Résultat

[17]    Les plaintes sont fondées.

Ordonnances et recommandations

J’ordonne ce qui suit à la ministre du Patrimoine canadien :

1. Demande d’accès A-2023-00210 :
   1. Demander au Secrétariat général et à tout autre BPR potentiel qu’il pourrait identifier de chercher des documents pertinents;
   2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
   3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
   4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
2. Demande d’accès A-2023-00277 :
   1. Demander au Secrétariat général et à tout autre BPR potentiel qu’il pourrait identifier de chercher des documents pertinents;
   2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
   3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
   4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
3. Demande d’accès A-2023-00278 :
   1. Demander au Secrétariat général et à tout autre BPR potentiel qu’il pourrait identifier de chercher des documents pertinents;
   2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
   3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
   4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
4. Demande d’accès A-2023-00320 :
   1. Demander au Secrétariat général et à tout autre BPR potentiel qu’il pourrait identifier de chercher des documents pertinents;
   2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
   3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
   4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
5. Demande d’accès A-2023-00321 :
   1. Demander au Secrétariat général et à tout autre BPR potentiel qu’il pourrait identifier de chercher des documents pertinents;
   2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
   3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
   4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
6. Demande d’accès A-2023-00322 :
   1. Demander au Secrétariat général et à tout autre BPR potentiel qu’il pourrait identifier de chercher des documents pertinents;
   2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
   3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
   4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
7. Demande d’accès A-2023-00337 :
   1. Demander à la Direction générale des cadres de politiques pour les marchés numériques et créatifs et à tout autre BPR potentiel de chercher des documents pertinents;
   2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
   3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
   4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
8. Demande d’accès A-2023-00338 :
   1. Demander à la Direction générale des cadres de politiques pour les marchés numériques et créatifs et à tout autre BPR potentiel de chercher des documents pertinents;
   2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
   3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
   4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
9. Demande d’accès A-2023-00339 :
   1. Demander au Secrétariat général et à tout autre BPR potentiel qu’il pourrait identifier de chercher des documents pertinents;
   2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
   3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
   4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
10. Demande d’accès A-2023-00342 :
    1. Demander à la Direction générale des cadres de politiques pour les marchés numériques et créatifs et à tout autre BPR potentiel de chercher des documents pertinents;
    2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu.
    3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
    4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
11. Demande d’accès A-2023-00345 :
    1. Demander à la Direction générale des cadres de politiques pour les marchés numériques et créatifs et à tout autre BPR potentiel de chercher des documents pertinents;
    2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
    3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
    4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
12. Demande d’accès A-2023-00309 :
    1. Demander à la Direction générale des cadres de politiques pour les marchés numériques et créatifs et à tout autre BPR potentiel de chercher des documents pertinents;
    2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
    3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
    4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.
13. Demande d’accès A-2023-00390 :
    1. Demander à la Direction générale des cadres de politiques pour les marchés numériques et créatifs et à tout autre BPR potentiel de chercher des documents pertinents;
    2. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu;
    3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
    4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.

Rapport et avis de l’institution

Le 7 août 2024, j’ai transmis à la ministre du Patrimoine canadien mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.

Le 10 septembre 2024, le directeur du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels m’a avisée que PCH donnerait suite à chacune des ordonnances.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36^e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.