Postes Canada (Re), 2023 CI 31

Date : 2023-07-05
Numéro de dossier du Commissariat : 5820-02866
Numéro de dossier de l’institution : A-2020-00038

Sommaire

La partie plaignante allègue que Postes Canada n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande visait des documents contenant le nom de la partie plaignante. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

L’enquête a permis de conclure que Postes Canada n’avait pas démontré que tous les bureaux de première responsabilité (BPR) concernés avaient été chargés de récupérer des documents et que ceux qui l’avaient été avaient produit tous les documents pertinents qui relevaient d’eux. Postes Canada n’a pas suffisamment expliqué l’absence de certains documents ciblés par la partie plaignante, qui n’ont pas été récupérés, mais qui auraient pu être visés par la demande.

La Commissaire à l’information a ordonné à Postes Canada de vérifier si d’autres documents pertinents existent et, le cas échéant, de traiter ceux-ci et de fournir une réponse finale à la partie plaignante.

Postes Canada a avisé la Commissaire qu’elle donnerait suite à l’ordonnance.

La plainte est fondée.

Plainte

[1]      La partie plaignante allègue que Postes Canada n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande visait des documents contenant le nom de la partie plaignante. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

[2]      Le Commissariat à l’information mène actuellement une enquête distincte sur les allégations selon lesquelles Postes Canada a erronément refusé de communiquer des renseignements en réponse à la même demande d’accès (numéro de dossier du Commissariat : 5820-02867).

Enquête

Recherche raisonnable

[3]      Postes Canada était tenue d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[4]      Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[5]      Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents visés par la demande.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[6]      Le Commissariat a examiné la documentation relative à la recherche de documents pertinents effectuée par Postes Canada.

[7]      Le Commissariat a examiné les réponses du bureau de première responsabilité (BPR) afin d’évaluer si celui-ci s’était acquitté de ses obligations en vertu de la Loi, à savoir de repérer les documents visés par la demande qui relevaient de lui.

[8]      En réponse à la demande d’accès, Postes Canada a fourni à la partie plaignante 1101 pages de documents qui étaient partiellement visés par la demande.

[9]      Dès le début de l’enquête, la partie plaignante a signalé que des catégories importantes de documents manquaient de la réponse ou étaient très incomplètes. Parmi les nombreux exemples fournis par la partie plaignante de ces documents manquants ou incomplets, il y avait des dossiers du personnel, des feuilles d’heures supplémentaires, des registres et des documents remplis à la main par la partie plaignante.

[10]    Au cours de l’enquête, le 6 décembre 2022, Postes Canada a communiqué des documents supplémentaires qu’elle n’avait pas fournis à la partie plaignante lorsqu’elle a répondu à la demande d’accès. Postes Canada a indiqué au Commissariat que ces documents avaient été trouvés après que d’autres BPR ont été chargés de chercher des documents. Bien que Postes Canada ait fourni des détails sur les autres BPR qui ont été chargés de chercher des documents, elle n’a pas présenté d’observations pour prouver qu’il s’agissait des BPR les plus susceptibles de détenir des documents. Comme la partie plaignante a travaillé à plusieurs endroits, il semble probable que d’autres BPR auraient dû être chargés de chercher des documents pertinents.

[11]    La partie plaignante a informé le Commissariat qu’elle n’était pas satisfaite de la communication supplémentaire et a fourni des exemples de documents qui, selon elle, auraient dû être inclus dans la réponse.

[12]    Le Commissariat a cherché à comprendre l’absence de documents écrits à la main présentés par la partie plaignante, comme des demandes de congé, des soumissions qu’elle a remplies, des formules de grief, des rapports d’incident et des feuilles d’heures supplémentaires ou registres de sortie. Le Commissariat a demandé à Postes Canada de préciser pourquoi ces documents n’existeraient pas ou auraient été considérés comme n’étant pas visés par la demande, mais Postes Canada a indiqué qu’elle ne pouvait pas fournir une telle précision.

[13]    Parmi les documents pertinents, il y a également certains documents provenant d’un lieu de travail, mais il ne s’y trouve pas le même type de documents provenant d’autres lieux où la partie plaignante a travaillé. Par exemple, les feuilles d’heures supplémentaires et les feuilles d’enregistrement du poste de Delton semblent faire partie des documents, pour une très petite partie de la période visée par la demande, mais il n’y a pas de documents de ce type pour les autres postes où a travaillé la partie plaignante. Postes Canada n’a pas fourni au Commissariat de précision au sujet de la raison pour laquelle seul le poste de Delton a été chargé de récupérer des documents, alors que la partie plaignante a travaillé à d’autres postes comme Rosedale.

[14]    D’autres types de documents qui auraient pu être visés par la demande ne se trouvaient pas parmi les documents, comme les registres. Le Commissariat a cherché à savoir si les registres étaient considérés comme non pertinents ou si aucun document de ce type n’a été trouvé. Postes Canada a indiqué qu’elle ne pouvait pas fournir d’observations relativement aux registres.

[15]    L’absence globale d’observations de la part de Postes Canada au sujet de l’exhaustivité de sa recherche est inacceptable. Il est malheureux que les personnes ayant les connaissances directes permettant de trouver les documents pertinents ne travaillent plus pour Postes Canada. Cependant, cela ne dispense pas Postes Canada de son obligation d’effectuer une recherche raisonnable en réponse à cette demande d’accès. Postes Canada doit établir à quels endroits des documents pertinents sont les plus susceptibles de se trouver et charger tous les BPR qui n’ont pas encore fourni ces documents de faire une recherche.

[16]    Compte tenu de ce qui précède, je conclus que Postes Canada n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès.

Résultat

[17]    La plainte est fondée.

Ordonnance

Conformément au paragraphe 36.1(1) de la Loi, j’ordonne au président de la Société ce qui suit :

1. Établir si d’autres BPR auraient dû être chargés de chercher des documents;
2. Charger tous les BPR concernés qui n’ont pas encore été chargés de faire une recherche ou qui semblent avoir fourni des documents incomplets de récupérer tous les documents visés par la demande;
3. Examiner et traiter tous les documents qui sont considérés comme pertinents et n’ont pas déjà été communiqués à la partie plaignante;
4. Fournir immédiatement une réponse finale à la partie plaignante.

Le 29 mai 2023, j’ai transmis au président de la Société mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.

Le 19 juin 2023, la directrice générale, Affaires règlementaires et conformité de la société, m’a avisée que Postes Canada donnerait suite à mon ordonnance.

Lorsque la plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante et l’institution ont le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Celles-ci doivent exercer leur recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doivent signifier une copie de leur demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ces délais, l’ordonnance prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.