Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (Re), 2024 CI 39

Date : 2024-07-11
Numéro de dossier du Commissariat : 5823-02223
Numéro de la demande d’accès : A-2023-00069

Sommaire

La partie plaignante allègue que Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) n’a pas répondu à la demande d’accès dans le délai de 30 jours prévu à l’article 7 de la Loi sur l’accès à l’information. La demande visait des copies des documents suivants, décrits dans la note de breffage M20101, intitulée « Partie des entités catholiques canadiennes à la chronologie des litiges relatifs au règlement des pensionnats indiens et documents connexes », communiquée dans le cadre de la demande A-2021-00209. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

L’enquête a permis de conclure que RCAANC n’a pas répondu à la demande d’accès avant la date prescrite et qu’il est réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés en vertu du paragraphe 10(3). La Commissaire à l’information a conclu que le délai pris par l’unité Résolution et partenariat pour récupérer tous les documents pertinents, malgré les nombres suivis effectués par son bureau de l’accès et de la protection des renseignements personnels, est inacceptable.

La Commissaire à l’information a ordonné à RCAANC de finir de récupérer tous les documents pertinents et de fournir une nouvelle réponse à la demande d’accès au plus tard le 36e jour ouvrable suivant la date du compte rendu. La Commissaire a également recommandé d’élaborer des indicateurs de rendement afin de tenir ses cadres supérieurs responsables ainsi que des processus et des procédures appropriés pour veiller à ce que les bureaux de première responsabilité de RCAANC s’acquittent de leur responsabilité de fournir en temps opportun les documents pertinents.

RCAANC a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance. RCAANC n’a pas indiqué s’il donnerait suite aux recommandations découlant de l’enquête.

La plainte est fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) n’a pas répondu à la demande d’accès dans le délai de 30 jours prévu à l’article 7 de la Loi sur l’accès à l’information. La demande visait des copies des documents suivants, décrits dans la note de breffage M20101, intitulée « Partie des entités catholiques canadiennes à la chronologie des litiges relatifs au règlement des pensionnats indiens et documents connexes », communiquée dans le cadre de la demande A-2021-00209 : 1) Le 4 novembre 2015 : correspondance de Ron Kidd à la ministre Carolyn Bennett. 2) Le 17 décembre 2015 : réponse à M. Kidd du sous-ministre adjoint Andrew Saranchuk. 3) Le 29 décembre 2015 : lettre de suivi de M. Kidd à la ministre Bennett. 4) Le 19 mars 2016 : réponse du sous-ministre adjoint Andrew Saranchuk aux questions de suivi de M. Kidd. (Cette lettre a été citée par le Globe and Mail le 17 avril 2016.) Également, une lettre du ministre Bernard Valcourt à M. Kidd, datée du 15 janvier 2014 ainsi que la lettre à laquelle le ministre répondait. (La lettre du ministre Valcourt est citée dans l’article du Globe and Mail qui figure à l’annexe H de la note de breffage M20101.)

[2] L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

Délais pour répondre aux demandes d’accès

[3] L’article 7 exige que les institutions répondent aux demandes d’accès dans un délai de 30 jours, à moins qu’elles aient transmis la demande à une autre institution ou pris une prorogation de délai valide parce qu’elle satisfait aux critères de l’article 9. Lorsqu’une institution ne répond pas à une demande dans le délai de 30 jours ou dans le délai prorogé, elle est réputée avoir refusé de communiquer les documents en vertu du paragraphe 10(3).

[4] L’institution est néanmoins tenue de fournir une réponse à la demande.

Qu’est-ce qu’une réponse?

[5] La réponse à une demande d’accès doit être écrite et elle doit indiquer si l’institution communique les documents demandés, en tout ou en partie.

Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle communique les documents, en tout ou en partie, l’institution doit les communiquer.
Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle refuse de communiquer les documents, en tout ou en partie, l’institution doit expliquer que les documents n’existent pas ou qu’elle refuse de les communiquer, en tout ou en partie, en vertu d’une exception précise, et elle doit identifier cette disposition.

[6] Dans des circonstances précises, l’institution peut refuser de confirmer ou de nier l’existence des documents, en vertu du paragraphe 10(2).

L’institution a-t-elle répondu dans les délais?

[7] RCAANC a reçu la demande d’accès le 5 juillet 2023 et n’a pas prorogé le délai prévu à l’article 9 ni transmis la demande; l’échéance du délai de réponse était donc le 4 août 2023.

[8] RCAANC n’a pas répondu à la demande d’accès avant l’échéance. Je conclus donc qu’elle n’a pas respecté son obligation de répondre à la demande dans le délai prescrit. Par conséquent, RCAANC est réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés en vertu du paragraphe 10(3).

[9] Selon les observations présentées par RCAANC au cours de l’enquête, un seul bureau de première responsabilité (BPR), Résolution et partenariat, a été chargé de chercher des documents le 13 juillet 2023. À la réception des observations de RCAANC, le BPR en question n’avait pas encore fini de récupérer les documents et de les fournir au bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de RCAANC, malgré les nombreux suivis effectués par l’équipe de celui-ci. L’équipe de l’AIPRP ne peut donc pas entamer l’examen des documents et, par conséquent, faire avancer le traitement de la demande. Pour l’instant, le nombre total de documents pertinents est inconnu et on ne sait pas s’il sera nécessaire de tenir des consultations.

[10] Je conclus que le délai pris par l’unité Résolution et partenariat pour récupérer tous les documents pertinents est inacceptable. Cette absence de réponse de la part de l’unité nuit à la capacité de RCAANC à s’acquitter de son obligation de veiller à ce que la demande d’accès soit traitée conformément aux exigences de la Loi. Le ministre se doit de rappeler à ses fonctionnaires leur responsabilité, à savoir d’assurer aux Canadiens et Canadiennes un accès à l’information en temps opportun. La responsabilité de veiller au respect de la Loi n’incombe pas seulement à l’unité de l’AIPRP; il s’agit d’une responsabilité ministérielle et collective. C’est au responsable de l’institution, en l’occurrence RCAANC, de veiller à ce que cette responsabilité soit comprise et respectée au sein de l’institution.

[11] Chaque jour supplémentaire pris pour répondre à cette demande représente un jour de plus où les droits d’accès de la partie plaignante lui sont refusés. Cette absence de réponse contrevient clairement aux obligations de RCAANC en vertu de la Loi et mine la crédibilité du système d’accès.

[12] Compte tenu du temps qui s’est écoulé depuis la réception de la demande d’accès et de la responsabilité qui incombe à RCAANC de fournir à la partie plaignante une réponse en temps opportun, je conclus que cette institution doit répondre à la demande sans tarder. Bien que l’unité Résolution et partenariat n’ait pas confirmé le nombre de documents pertinents, la demande semble viser quelques documents précis, qui sont tous liés à une note de breffage en particulier, dont au moins un a déjà été communiqué en vertu de la Loi. Par conséquent, je ne suis pas convaincue que cette demande est volumineuse ou que les documents sont difficiles à localiser ou à traiter.

Résultat

[13] La plainte est fondée.

Ordonnance

J’ordonne au ministre des Relations Couronne-Autochtones de fournir une réponse complète à la demande d’accès au plus tard 36 jours ouvrables suivant la date du compte rendu.

Je recommande également au ministre ce qui suit :

Élaborer des processus et des procédures appropriés pour veiller à ce que les BPR de RCAANC s’acquittent de leur responsabilité de fournir en temps opportun les documents pertinents à l’unité de l’AIPRP de RCAANC;
Élaborer des indicateurs de rendement afin de tenir ses cadres supérieurs responsables des retards dans la transmission des documents pertinents à l’unité de l’AIPRP de RCAANC.

Rapport et avis de l’institution

Le 22 mai 2024, j’ai transmis au ministre des Relations Couronne-Autochtones mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.

Le 3 juillet 2024, la secrétaire ministérielle de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada m’a avisée que ce dernier donnerait suite à mon ordonnance. Elle a notamment indiqué qu’une nouvelle réponse sera fournie à la partie plaignante au plus tard 36 jours ouvrables après la date du compte rendu, conformément à mes recommandations et à la Loi. La réponse de la secrétaire ministérielle n’indique cependant pas si RCAANC donnera suite à mes recommandations découlant de l’enquête ou comment elle le fera, le cas échéant.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.