Services aux Autochtones Canada (Re), 2023 CI 17

Date : 2023-07-11
Numéro de dossier du Commissariat : 5821-04307
Numéro de dossier de l’institution : A-2018-00499

Sommaire

La partie plaignante allègue que Services aux Autochtones Canada (SAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette demande visait des documents, depuis 2014, concernant le cadre national de classement des priorités, le cadre d’établissement des priorités pour les projets d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées et les plans d’investissement à long terme dans l’infrastructure des Premières Nations, y compris la correspondance interne. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

L’enquête a révélé que les bureaux de première responsabilité (BPR) chargés de récupérer les documents pertinents n’étaient peut-être pas les seuls concernés et que d’autres BPR pourraient en détenir.

La Commissaire à l’information a ordonné à SAC d’effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès et de fournir une nouvelle réponse une fois la recherche terminée, soit pour communiquer des documents supplémentaires, soit pour indiquer pourquoi aucun document supplémentaire n’a été localisé.

SAC a répondu qu’il donnerait suite aux ordonnances, et qu’il élargirait la portée de sa recherche et fournirait tout document supplémentaire trouvé au plus tard le 31 juillet 2023.

La plainte est fondée.

Plainte

[1]     La partie plaignante allègue que Services aux Autochtones Canada (SAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette demande visait des documents, depuis 2014, concernant le cadre national de classement des priorités, le cadre d’établissement des priorités pour les projets d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées et les plans d’investissement à long terme dans l’infrastructure des Premières Nations, y compris la correspondance interne, les rapports, les notes de service, les breffages, les audits et les évaluations. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

[2]     SAC est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[3]     Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[4]     Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[5]     SAC a initialement fourni 44 pages de documents pertinents en réponse à la demande.

[6]     Au cours de l’enquête, le Commissariat à l’information a demandé à SAC de fournir des détails sur la recherche de documents pertinents, particulièrement en ce qui concerne les bureaux de première responsabilité (BPR) chargés de la recherche et la méthodologie de recherche. SAC a répondu que deux BPR ont été chargés de la recherche, le Secteur des opérations régionales et le Secteur de la politique stratégique et des partenariats, et aucun des deux secteurs ne semblait être le BPR indiqué en ce qui concerne la correspondance interne ou les échanges d’intérêt principal relatifs au sujet de la demande. Bien que SAC ait déclaré qu’il n’y avait aucun autre BPR qui puisse détenir des documents pertinents, les deux secteurs chargés de la recherche ont affirmé qu’ils n’étaient pas le BPR indiqué. SAC a depuis déclaré avoir ciblé d’autres BPR qui pourraient détenir des documents pertinents. Cependant, ces recherches supplémentaires ne sont toujours pas terminées.

[7]     SAC n’a pas été en mesure de fournir de détails concrets concernant les paramètres des recherches effectuées, en raison du temps écoulé et du roulement de personnel. SAC n’a pas non plus été en mesure d’expliquer quelles mesures ont été prises pour veiller à ce que tous les documents raisonnablement liés à la demande d’accès soient localisés, y compris la correspondance interne, les rapports, les notes de service, les breffages, les audits et les évaluations. Les institutions doivent documenter les efforts déployés pour chercher, repérer et récupérer les documents visés. En l’espèce, ces efforts n’étaient pas suffisamment documentés.

[8]     Il incombe aux institutions de fournir une preuve suffisante pour démontrer qu’elles ont effectué une recherche raisonnable pour les documents visés. Jusqu’à maintenant, SAC n’a pas fourni d’éléments de preuve suffisants pour démontrer qu’il a effectué une recherche raisonnable.

[9]     Compte tenu de ce qui précède, je conclus que SAC n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès.

Résultat

[10]     La plainte est fondée.

Ordonnance

Conformément au paragraphe 36.1(1) de la Loi, j’ordonne à la ministre des Services aux Autochtones ce qui suit :

1. Effectuer une nouvelle recherche pour trouver des documents supplémentaires répondant à la demande d’accès, conformément aux points soulevés dans le compte rendu.
2. Fournir une nouvelle réponse à la partie plaignante une fois la recherche terminée.
3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s).
4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est repéré ou localisé durant la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré ou localisé.

Le 10 mai 2023, j’ai transmis à la ministre des Services aux Autochtones mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.

Le 30 juin 2023, la ministre des Services aux Autochtones m’a avisée qu’elle donnerait suite à mon ordonnance. Plus précisément, SAC élargira la portée de sa recherche et fournira des documents à la partie plaignante au plus tard le 31 juillet 2023.

Lorsque la plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante et l’institution ont le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Celles-ci doivent exercer leur recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doivent signifier une copie de leur demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ces délais, l’ordonnance prend effet le 36^e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.